Administreur du Bureau / Expérience en Milieu de Travail

dentsu•Montreal, QC

1d•Onsite

About The Position

L’équipe Expérience en Milieu de Travail a pour mandat d’offrir une expérience de bureau positive, accueillante et sécuritaire pour le personnel, les clients et nos partenaires. La personne qui nous rejoindra jouera un rôle essentiel au sein du bureau en veillant à maintenir un environnement de travail sûr, productif et confortable pour le personnel. Cette personne doit être capable de s’adapter à un environnement dynamique en constante évolution, être accessible et accueillante, avec une attitude positive et un désir d’offrir un excellent service personnalisé.

Requirements

Solides compétences en hospitalité, personnalité professionnelle, amicale et extravertie avec une attitude positive
Professionnalisme en toutes circonstances, capacité à interagir avec tous types de personnalités
Bilinguisme français et anglais est requis pour ce poste. Vous pourrez être amené à accueillir et servir des personnes anglophones, et vous serez en contact quotidien avec le reste de l’équipe Expérience en Milieu de Travail située à Toronto.
Sens du détail et excellentes compétences organisationnelles
Service à la clientèle : offrir un service amical et utile aux employés et aux clients
Gestion du temps : capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps dans un environnement dynamique
Maîtrise des outils informatiques, notamment les programmes Microsoft Office
Capacité à travailler dans un environnement multitâche et rapide

Responsibilities

Accueillir le personnel, les clients et les visiteurs de manière professionnelle, amicale, proactive et efficace, et les diriger vers la personne ou le service approprié.
Servir de point de contact central pour les informations liées au bureau, répondre aux demandes reçues via Teams, courriel, téléphone ou en personne, et prendre les mesures appropriées.
Suivre et maintenir les protocoles de gestion des visiteurs établis par Dentsu.
Soutenir les procédures d’accès au bureau ; fournir les informations d’accès, gérer les cartes d’accès perdues ou nouvelles.
Aider le personnel à réserver les salles de réunion via Outlook et les former à le faire de manière autonome.
Surveiller les réservations de salles dans Outlook et signaler tout problème potentiel ou conflit avec des clients au gestionnaire et au directeur de l’Expérience en Milieu de Travail.
Coordonner les services de traiteur pour les réunions, y compris fournir des estimations de coûts et des options, passer les commandes et transmettre les informations de dépenses.
Être responsable des services liés à l’entretien du bureau et au soutien des programmes (café, collations, traiteur), afin de garantir un environnement de travail bien approvisionné et confortable.
Gérer les demandes internes et l’entretien concernant le chauffage, la climatisation et le nettoyage pour maintenir un environnement de travail confortable, sécuritaire et propre.
Être responsable de l’entretien général des bureaux afin qu’ils respectent les normes de santé et de sécurité.
Gérer le tri et la distribution du courrier et des colis, organiser le courrier entrant et sortant, en s’assurant qu’il parvienne rapidement aux bons destinataires.
Préparer le courrier sortant, y compris le pesage, l’étiquetage et l’affranchissement.
Gérer l’inventaire des fournitures de cuisine, de bureau et de salles de réunion.
Gérer l’installation et le démontage de tous les événements sociaux et professionnels, y compris l’installation du traiteur, la réorganisation du mobilier et toute autre logistique liée aux événements/réunions (5à7, réunions, lunch & learn, assemblées générales, visites de fournisseurs, séminaires clients).
Respecter et soutenir les politiques de l’entreprise et du bureau.
Effectuer d’autres tâches selon les besoins.