Expérience de bureau - Accueil (Montréal)

Zurich Insurance Company Ltd. • Montreal, QC

7d • CA$43,000 - CA$48,000 • Hybrid

About The Position

Zurich Canada recherche une équipe Expérience de bureau et réception pour rejoindre notre équipe Expérience Bureau et soutenir les services de réception, standard, courrier, imagerie et services de bureau. Relevant de l'AVP, responsable de l'expérience de bureau, vous travaillerez au sein d'une équipe de 5 personnes ayant la responsabilité principale du support dans notre bureau de Montréal. Les candidats doivent avoir une solide expérience en service client et le désir d'améliorer l'expérience de bureau grâce à un service et un soutien exceptionnels. De solides compétences en PC et une attention aux détails sont requises. C'est une opportunité unique de développer vos connaissances et votre expérience pour l'avenir dans un environnement bienveillant où votre voix compte. Cette publication concerne un nouveau poste vacant. Zurich Canada utilise des outils basés sur l'intelligence artificielle pour soutenir certains aspects du processus de recrutement, y compris l'examen initial et le tri des candidatures. L'intelligence artificielle n'est pas la seule base de la présélection ou de la sélection des candidats. Toutes les décisions d'embauche sont examinées et prises par des professionnels qualifiés. Zurich suit un modèle de travail hybride nécessitant trois jours par semaine de présence en personne, ce qui peut inclure du temps passé au bureau ou des engagements orientés vers le marché.

Requirements

• 1 à 3 ans d'expérience en bureau, réception ou hôtellerie
• Diplôme d'études secondaires
• La maîtrise de l'anglais oral et écrit est requise pour faciliter la communication avec les parties prenantes internes et externes à l'extérieur du Québec.

Nice To Haves

• Solide expérience en service client
• Désir d'améliorer l'expérience de bureau grâce à un service et un soutien exceptionnels
• Solides compétences en PC
• Attention aux détails

Responsibilities

• Offrir un accueil chaleureux aux collaborateurs et aux visiteurs tout en gérant efficacement les espaces de réception afin de répondre aux besoins des employés et des invités. Avoir une bonne connaissance de l’ensemble des fonctions, emplacements et services du bâtiment.
• Le/la réceptionniste offre une première impression amicale, compétente et courtoise aux invités et visiteurs, tout en anticipant de manière proactive leurs besoins.
• Répondre de manière professionnelle aux appels téléphoniques généraux, répondre aux questions et transférer les appels.
• Escalader les problèmes liés à l’ensemble des services du bâtiment, y compris le nettoyage, le service courrier, les copieurs, le parking, les badges et les salles de réunion.
• Maintenir un accueil et un hall d’entrée propres et bien organisés et veiller à ce que le poste de réception soit approvisionné en fournitures nécessaires.
• Posséder d’excellentes compétences en communication et pouvoir travailler de manière autonome et professionnelle.
• Fournir des indications et un soutien aux collaborateurs et aux visiteurs concernant les salles de réunion, les espaces de travail, les services et équipements du bâtiment, etc.
• Réviser et mettre à jour sur le lecteur partagé la liste de tous les employés et des numéros de téléphone internes pour l’usage de l’ensemble du bureau.
• Coordonner avec la gestion du bâtiment l’utilisation des ascenseurs, les livraisons, les besoins en éclairage, en climatisation ou en chauffage, etc.
• Créer et mettre à jour des documents dans Microsoft Word et Excel.
• Rafraîchir les zones de reprographie et de cafétéria, y compris le réapprovisionnement des fournitures de base et la vérification des installations.
• Inspecter toutes les zones communes de l’étage, consigner de façon formalisée et signaler tout problème de fonctionnement apparent (ampoules hors service, risques de trébuchement, portes sécurisées non activées, fuites), niveau des déchets, fonctionnement des éviers, des appareils, éclairage, propreté générale.
• Maintenir la propreté et l’organisation des zones de stockage.
• Support imprimantes : remplacer les toners et autres consommables, approvisionner les appareils en papier, assurer un premier niveau de support sur les équipements.
• Être responsable de la réception, de l’enregistrement et de la distribution du courrier et des colis, en suivant les protocoles de sécurité et en surveillant le matériel et les fournitures.
• Peut déplacer ou transporter des matériaux ou des fournitures dans le bâtiment à l’aide de chariots.
• Coordonner les enlèvements d’archives par Iron Mountain.
• Signaler à la direction tout problème de maintenance des équipements nécessitant une réparation.
• Participer au comité de santé et sécurité au travail (JHSC) et déclarer tous les accidents et blessures dans les délais requis.
• Assurer le support des réunions, événements et audiovisuel pour la planification et l’exécution des réunions, afin de garantir une gestion fluide et complète.
• Être responsable des changements de configuration des salles de réunion.
• Assister les animateurs de réunions et les participants.
• Assurer le support de la restauration si nécessaire (nourriture / boissons).
• Gérer les inventaires et soumettre les demandes d’achats.
• Gérer les casiers.
• Effectuer les tâches de facturation et les tâches administratives, selon les besoins.

Benefits

• Régime complet d’avantages sociaux et de santé avec différents niveaux de couverture
• Minimum de quatre semaines de vacances par an
• Quatre jours personnels par an
• Accès à une gamme complète de formations et d’opportunités de développement

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Entry Level
• Education Level: High school or GED