Gestionnaire de bureau, Montréal

Airbnb•Montreal, QC

1d•CA$85,000 - CA$100,000•Onsite

About The Position

Le ou la gestionnaire de bureau joue un rôle essentiel dans la création d'une expérience de bureau fluide et accueillante en coordonnant les opérations quotidiennes du bureau, en soutenant les leaders locaux et les employés, et en veillant à ce que le bureau soit prêt à favoriser un excellent travail, la connexion et des rassemblements. Ce rôle travaille en étroite collaboration avec le directeur national ou la directrice nationale et plusieurs équipes afin de garantir que le bureau demeure un milieu de travail efficace, connecté et hautement fonctionnel. Ce rôle agit comme coordonnateur ou coordonnatrice clé auprès de nombreuses équipes, notamment : Opérations des espaces de travail, fournisseurs, Rassemblements, Sécurité, TI, Bureau du chef de la direction, Mission Control et Expérience employé. Le ou la gestionnaire de bureau veille à ce que le bureau soit constamment prêt à accueillir les employés, les leaders, les invités et les visiteurs, tout en soutenant les expériences qui donnent vie à la culture d'Airbnb. Ce rôle allie une solide exécution opérationnelle, le sens de l'accueil, l'organisation et la coordination administrative afin de créer un environnement où les employés se sentent soutenus et connectés. Ce rôle relève du directeur national ou de la directrice nationale et a une responsabilité hiérarchique indirecte envers les équipes régionales des Opérations des espaces de travail et des Rassemblements, dont il ou elle suivra les réunions d'équipe.

Requirements

5 ans ou plus d'expérience en gestion de bureau, en expérience en milieu de travail, en hospitalité, en événementiel, en administration, en expérience employé ou dans des domaines connexes.
Solides compétences en organisation et en coordination de projets.
Expérience de la coordination de réunions, d'événements, de visites de la direction ou de programmes en milieu de travail.
Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
Grand souci du détail et sens du suivi.
Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide.
État d'esprit axé sur l'accueil et passion pour la création d'expériences positives.
Solides aptitudes en résolution de problèmes et jugement sûr.
Maîtrise professionnelle complète de l'anglais et du français.

Nice To Haves

Expérience de la collaboration avec des fournisseurs et des parties prenantes interfonctionnelles (un atout).

Responsibilities

Contribuer à ce que le bureau soit accueillant, organisé et prêt sur le plan opérationnel chaque jour.
Être une présence visible et accessible pour les employés, les visiteurs et les invités.
Soutenir les programmes et services quotidiens liés à l'expérience en milieu de travail.
Surveiller les besoins du bureau et régler proactivement les problèmes ou les transmettre aux homologues mondiaux et régionaux au besoin.
Contribuer au maintien des normes d'accueil dans les espaces de bureau, les salles de réunion et les environnements partagés.
Soutenir la coordination quotidienne des opérations en milieu de travail, des services d'accueil, des programmes alimentaires et des commodités du bureau.
Collaborer avec les fournisseurs et les prestataires de services afin d'assurer une prestation de services constante et une résolution rapide des problèmes.
Surveiller les conditions du milieu de travail et la rétroaction des employés.
Faire le suivi des demandes du bureau, des problèmes opérationnels et des mesures à prendre en conséquence.
Cerner les occasions d'amélioration et communiquer les recommandations au leader régional ou à la leader régionale, ainsi qu'à l'équipe mondiale des opérations.
Tenir à jour la documentation, les communications et les processus opérationnels du bureau.
Soutenir la mise en œuvre des normes et des guides de procédures du bureau.
Soutenir la production de rapports sur l'utilisation des espaces.
Agir comme partenaire administratif de confiance auprès du directeur national ou de la directrice nationale.
Offrir un soutien à la gestion de l'agenda, à la coordination des réunions et à la réservation des salles pour le directeur national ou la directrice nationale.
Collaborer avec les adjoints et adjointes de direction pour coordonner la logistique des visites de la direction, des réunions de direction et des rassemblements d'affaires.
Agir comme ressource locale pour les employés et les leaders qui naviguent parmi les services et les ressources du bureau.
Coordonner la logistique des rassemblements locaux, des visites de la direction et des activités de mobilisation des employés.
Soutenir les rassemblements, les visites de la direction et les activités de mobilisation des employés à l'échelle de la région, au besoin.
Collaborer avec l'équipe des Opérations des espaces de travail et le ou la gestionnaire régional(e) des Rassemblements pour assurer la réussite des événements et des moments de connexion.
Veiller à ce que les salles de réunion, les éléments d'accueil, les fournisseurs et les expériences des participants soient préparés et exécutés efficacement.
Soutenir la prestation d'expériences de connexion et de développement communautaire au sein du bureau en suivant les directives et les trousses d'outils mondiales, tout en les adaptant aux besoins locaux.
Développer des relations de travail positives avec les employés, les leaders, les adjoints et adjointes de direction, les fournisseurs et les partenaires interfonctionnels.
Soutenir une culture d'accueil, de réactivité et de service.
Recueillir la rétroaction des employés et partager les constats afin d'améliorer l'expérience de bureau.
Contribuer à favoriser un environnement où les employés se sentent accueillis, informés et connectés.