Adjointe exécutive, Bureau de la présidence

Transat AT•Montreal, QC

1d•Hybrid

About The Position

Sous la responsabilité de l’adjointe à la présidente et Cheffe de la direction, la titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et logistique de haut niveau au Bureau de la présidence. Elle contribue à la fluidité des opérations exécutives, au rayonnement de la PDG et au bon fonctionnement des activités institutionnelles.

Requirements

Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou formation pertinente équivalente.
Minimum de 5 ans d’expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de la haute direction.
Expérience dans un environnement complexe, matriciel ou en transformation.
Excellentes compétences organisationnelles, sens des priorités et jugement professionnel.
Approche proactive, rigoureuse et orientée solutions.
Excellente maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et aisance démontrée avec les outils numériques collaboratifs et l’IA (ex. Copilot).
Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter aux nouvelles technologies.
Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais.

Responsibilities

Gérer une partie de la correspondance et des invitations du Bureau de la présidence
Assurer l’exécution et le suivi de certaines activités liées à l’agenda de la PDG, selon les priorités et directives établies
Assurer le soutien administratif à l’agenda du chef de la direction financière (CFO)
Préparer, réviser et mettre en forme des documents de niveau exécutif
Organiser les déplacements d’affaires
Préparer et traiter les notes de frais (CONCUR)
Offrir un soutien administratif aux engagements de la PDG auprès de conseils d’administration externes
Coordonner les activités de fin de trimestre, incluant la collecte, le formatage, l’impression et les signatures requises
Optimiser et maintenir un classement structuré et efficace de la documentation sur OneDrive
Offrir un soutien administratif à l’équipe Finances (gestion des réunions, agendas, suivis RH, feuilles de temps)
Assurer la logistique quotidienne du Bureau de la présidence
Préparer, approvisionner et remettre en état les salles de réunion
Accueillir les invités externes et assurer une expérience professionnelle et soignée
Assurer l’application rigoureuse du protocole de reconnaissance de la PDG, en collaboration avec les Communications internes
Fournir un soutien administratif à la préparation du rapport trimestriel de la PDG
Assurer la gestion opérationnelle de la messagerie LinkedIn de la PDG
Collaborer avec le Bureau des initiatives stratégiques afin d’assurer le suivi de projets et initiatives clés, en veillant au respect des échéanciers et à la qualité des livrables
En collaboration avec l’adjointe exécutive, participer à la coordination d’événements et d’initiatives philanthropiques