Asistente de Logistica (Latidos del Barrio)

UNDP•Panama City, FL

15h•Onsite

About The Position

El/la Asistente de Logística brindará apoyo operativo y administrativo a la implementación del proyecto “Latidos del Barrio: Cultura que Transforma Comunidades”, impulsado por el Ministerio de Cultura con apoyo del PNUD. La función comprende organizar y ejecutar actividades logísticas, gestionar inventarios, apoyar eventos, controlar materiales y contribuir al funcionamiento de los centros del proyecto para facilitar la ejecución oportuna y eficiente de las actividades programáticas y comunitarias. La persona apoyará la organización de reuniones, talleres, capacitaciones, eventos y actividades comunitarias; preparará y distribuirá materiales, equipos e insumos; coordinará el transporte necesario; y acondicionará los espacios para las actividades. También mantendrá inventarios y registros actualizados, apoyará la recepción, almacenamiento y despacho de bienes, verificará cantidades y condiciones, y reportará las necesidades de reposición. Además, colaborará con la documentación y el seguimiento administrativo, incluyendo actas, formularios, reportes y archivos físicos y digitales, y apoyará el cumplimiento de los procedimientos logísticos y de control interno. También contribuirá al intercambio y sistematización de conocimientos, la difusión de lecciones aprendidas y el fortalecimiento de capacidades del personal y de los socios del proyecto. El puesto tiene sede en el Ministerio de Cultura, Ciudad de Panamá, y reporta directamente al/a la Coordinador/a de Proyecto. Podrían requerirse desplazamientos a centros del proyecto en territorios priorizados; los gastos correspondientes de movilización, hospedaje y alimentación serían cubiertos por el proyecto conforme a sus procedimientos. Se requiere fluidez en español y el puesto está abierto a postulantes nacionales o extranjeros con residencia permanente y permiso de trabajo vigente durante el periodo del contrato.

Requirements

Educación secundaria completa.
Mínimo cinco años de experiencia comprobada en coordinación logística y operativa si se cuenta con educación secundaria completa, o mínimo dos años si se cuenta con licenciatura completa.
Experiencia en el manejo de herramientas informáticas, incluyendo MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
Fluidez en español.
Para postulantes extranjeros, residencia permanente y permiso de trabajo vigente durante el periodo del contrato.

Nice To Haves

Estudios universitarios completos de licenciatura en Logística, Operaciones, Administración, Ingeniería Industrial o disciplinas afines; se dará debida consideración, pero no son requisito.
Formación técnica en Logística, Operaciones, Administración, Ingeniería Industrial o áreas afines.
Experiencia en control de inventarios, recepción, almacenamiento, despacho y registro de materiales, equipos, suministros y activos mediante controles físicos o sistemas de registro.
Experiencia elaborando y gestionando reportes, actas, formularios, registros logísticos y archivos físicos y digitales, con cumplimiento de procedimientos administrativos y de control interno.
Experiencia brindando apoyo operativo a proyectos de desarrollo, sociales, comunitarios o institucionales, incluida la coordinación de actividades en territorio y el seguimiento al uso adecuado de recursos.
Experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas, organismos multilaterales o el sector público.

Responsibilities

Apoyar la organización logística de reuniones, talleres, capacitaciones, eventos y actividades comunitarias.
Preparar, organizar y distribuir materiales, equipos e insumos requeridos para las actividades del proyecto.
Apoyar la coordinación del transporte de personal, materiales y equipos para las actividades programadas.
Acondicionar los espacios para reuniones, capacitaciones y eventos, verificando la disponibilidad de mobiliario, equipos y materiales.
Brindar apoyo operativo durante las actividades del proyecto, contribuyendo a su ejecución conforme a la planificación.
Mantener actualizado el inventario de materiales, suministros, equipos y activos asignados al proyecto.
Apoyar la recepción, almacenamiento, clasificación y despacho de bienes, verificando su estado y cantidades.
Registrar movimientos de inventario y mantener actualizados los controles establecidos.
Verificar la disponibilidad de materiales e insumos antes de las actividades y comunicar oportunamente las necesidades de reposición.
Colaborar en la recepción y verificación de bienes adquiridos frente a las especificaciones y cantidades solicitadas.
Apoyar la elaboración, recopilación y archivo de actas de entrega, formularios, registros logísticos y documentación relacionada.
Preparar reportes periódicos sobre inventarios, distribución de materiales y actividades logísticas realizadas.
Dar seguimiento al uso adecuado de los materiales y equipos asignados a las actividades del proyecto.
Mantener organizados y actualizados los registros físicos y digitales de gestión logística.
Apoyar el cumplimiento de los procedimientos administrativos, logísticos y de control interno de la organización.
Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas para el personal sobre procedimientos internos.
Apoyar actividades de fortalecimiento de capacidades, incluido el diseño y la entrega de herramientas y materiales para talleres o plataformas que movilicen la acción comunitaria.
Apoyar la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas en la oficina de país y a nivel regional.
Mantenerse al tanto de las mejores prácticas nacionales, regionales e internacionales relacionadas con el proyecto.
Contribuir a redes de conocimiento y comunidades de práctica.
Apoyar la recopilación y sistematización de conocimientos, productos y herramientas del proyecto, así como su distribución a los socios.
Realizar otras funciones dentro de su perfil funcional que sean necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.