Adjoint(e) Administratif(ve)

Thales • Montreal, QC

2d • Onsite

About The Position

Assurer le bon fonctionnement des activités administratives, comptables et organisationnelles du bureau, tout en apportant un soutien efficace à l'équipe de direction et aux employés. Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui. Carrefour mondial de l’intelligence artificielle, Montréal est le foyer du nouveau centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx) collaborant avec les principaux groupes canadiens de recherche en intelligence artificielle à Montréal et à Toronto. S’appuyant sur ses compétences dans les principaux marchés industriels, Thales donne vie à l'intelligence artificielle au profit de ses clients tout en créant de passionnants emplois pour les chercheurs et les développeurs experts en intelligence artificielle en vue de trouver des solutions qui transformeront notre monde, du fond des océans aux confins de l'univers et du cyberespace. Ayant très tôt opté pour le modèle d’innovation ouverte et collaborative, Thales procède actuellement à la création de la structure du centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx). Piloté par Thales, le centre cortAIx, l'Institut de valorisation des données (IVADO) et l’Institut Vector de Toronto, est situé dans le célèbre quartier Petite-Italie, au cœur de la communauté de l’innovation à Montréal.

Requirements

• Bilingue à l’oral (français et anglais);
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Capacité à traiter des informations sensibles avec rigueur, retenue et sens des responsabilités;
• Démontrer des compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à hiérarchiser les tâches.
• Diplôme d’études secondaires en bureautique ou administratif et/ou expérience équivalente;
• Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français.

Nice To Haves

• Bilingue à l'oral et à l'écrit (français et anglais) ;
• Compétences avancées dans MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Connaissance de Concur pour la gestion des voyages et des comptes de dépenses et du système ERP SAP seraient un plus
• Connaissances de base en comptabilité
• Être proactif(ve), autonome, organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle ;
• Faire preuve d'un bon esprit d'équipe et de bonnes relations interpersonnelles ;
• Savoir planifier et coordonner ses activités ;
• Aptitude à gérer plusieurs activités simultanément dans un environnement dynamique;
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.

Responsibilities

• Gérer les stocks de fournitures, de collations/fruits frais et procéder aux achats nécessaires.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et du matériel de bureau.
• Assurer l’accueil des visiteurs et veiller à l'application des règles de sécurité, répondre aux besoins des visiteurs internes ou externes à votre entité.
• Coordonner les envois et réceptions des commandes.
• Gérer les badges et cartes d’accès; Réserver les salles de réunion
• Coordonner les tâches comptables de base; Faire un suivi régulier des dépenses par carte de crédit et procéder à la réconciliation des cartes de crédit; Faire le suivi des souscriptions et licences ; Assurer le traitement des factures, le codage dans le système ERP SAP ou toute autre tâche connexe; Au besoin, assister les employés avec leur compte de dépenses et réservation dans Concur
• Assister la direction dans les communications internes et les opérations ponctuelles.
• Créer et modifier des présentations pour les rencontres mensuelles
• Commander, réceptionner et organiser les repas d'affaires et de groupe; assurer le suivi approprié ;
• Participer activement aux préparatifs des évènements proposés par le comité social, le comité HSE, etc. ; organiser et faire les suivis liés aux activités annuelles de l’entité
• Préparer l’accueil et l’intégration (onboarding) des nouveaux employés à Montréal (postes de travail, badges, accès).
• Gérer les départs (offboarding) selon les procédures en vigueur.
• Extraire et contrôler les données des feuilles de temps en formation.

Benefits

• Des soins de santé complémentaires payés par l’entreprise, des soins dentaires, un compte de dépenses de santé, un programme d’assurance-vie, de Décès et mutilation accidentels, une assurance invalidité de courte durée, une assurance voyage, un régime d'aide aux employés et un programme de bien-être.
• Des régimes d'épargne-retraite (REER, RRCD, CELI) avec contribution de l'entreprise et abondement à un RRCD, sans période d'acquisition.
• Des congés payés par l'entreprise, des jours de vacances et congés de maladie payés.
• Des rabais sur les assurances habitation et automobile.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Entry Level
• Education Level: High school or GED