Adjoint(e) administratif(ve)/Administrative Assistant

JLL•Montreal, QC

5d•Onsite

About The Position

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. Adjoint(e) administratif(ve) - Montréal Centre-ville Contexte du poste À titre de premier point de contact avec les clients, locataires et fournisseurs, le/la titulaire personne incarne l'image professionnelle de JLL et assure un accueil de qualité. Présence au bureau : 5 jours par semaine requis

Requirements

DEC en secrétariat ou technique en bureautique
Minimum de 3 ans d'expérience en secrétariat ou administration
Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel) et Office 365
Maîtrise de PRISM et DocuSign/Adobe Acrobat Sign
Connaissance des systèmes de gestion immobilière (Yardi, Building Engine)
Excellente gestion des priorités, sens de l'organisation et rigueur
Fortes compétences en relations interpersonnelles et esprit d'équipe
Capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés
Habileté à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique
Bilinguisme obligatoire (français et anglais), à l'oral et à l'écrit, avec excellentes aptitudes en rédaction
L'anglais est requis pour les interactions avec les partenaires externes hors Québec (fournisseurs, cabinets juridiques, institutions financières, etc.)

Responsibilities

Planifier les rencontres d'équipe et mandats spéciaux
Préparer et valider les rapports de dépenses
Gérer les documents virtuels et physiques : classement, archivage, arborescence informatique
Préparer, traduire et réviser des documents bilingues (français et anglais)
Gérer l'achat et l'inventaire des fournitures de bureau pour le bureau 320
Concevoir et acheminer des communications claires et professionnelles aux locataires (tests mensuels, fermetures, travaux, urgences)
Répondre aux appels de service via téléphone et plateformes numériques (Building Engine, Prism, [email protected])
Commander les fleurs pour les nouveaux locataires et renouvellements
Participer à l’organisation des activités avec les locataires
Assurer la formation et le soutien des locataires sur la plateforme HB Login
Facturer les services aux locataires mensuellement et gérer la réconciliation des comptes
Créer les bons de commande pour les fournisseurs
Enregistrer et codifier les factures dans le système Yardi
Effectuer les dépôts bancaires des chèques de loyer
Assurer le suivi et la facturation des dépenses communes au bureau 320
Assurer la vigie et la mise à jour des certificats d'assurance des locataires et fournisseurs dans les systèmes Prism et SharePoint
Veiller au respect des politiques en matière de santé et de sécurité
Gérer les réservations de la salle de conférence commune et du gym
Assurer le fonctionnement des casiers Expedibox
Agir comme personne-ressource suppléante pour les demandes de cartes d'accès
Récupérer et réacheminer le courrier du bureau 320
Préparer les colis pour expédition (FedEx, Purolator)
Agir en tant que relève à la personne adjointe au gestionnaire pour le système de notification d'urgence
Maintenir à jour la liste des contacts des locataires et la liste des absences et vacances de l'équipe
Interagir efficacement avec les locataires, le personnel d'exploitation, les fournisseurs et sous-traitants