Réceptionniste (Remplacement de congé de maternité)

Kolostat • Laval, QC

4d • Hybrid

About The Position

Kolostat, une entreprise spécialisée dans la conception-construction de projets en mécanique du bâtiment et dans les systèmes CVC industriels et commerciaux, recherche une Réceptionniste pour un remplacement de congé de maternité. L'entreprise, issue de la fusion de Kolostat inc. et Krome en novembre 2022, met l'accent sur l'innovation, l'efficacité énergétique et la préservation de l'environnement. Avec des bureaux à Laval, Montréal et Toronto, Kolostat réalise des projets à travers le Canada et offre des possibilités d'avancement dans un environnement de travail stimulant. L'entreprise valorise la satisfaction client, le bien-être des employés et a pour mission d'avoir un impact positif sur la planète.

Requirements

• DEP en bureautique et/ou un rôle similaire
• Minimum 3 ans d’expérience comme un(e) réceptionniste ou un rôle similaire
• Bilingue (parlé et écrit)
• Maîtriser la langue française
• Bonnes connaissances Outlook et Office
• Bon sens d’organisation
• Polyvalent
• Amicale
• Bon service à la clientèle
• Fiable

Nice To Haves

• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais), Anglais est utilisé au besoin pour communiquer avec clients, fournisseurs et filiales en Ontario

Responsibilities

• Gestion des appels téléphoniques avec logiciel SBK, localiser les personnes au besoin, s’assurer que les appels soient bien dirigés.
• Accueille des clients et fournisseurs et autres visiteurs.
• Traiter les courriels et fax entrants au poste de la réception, et en faire la distribution (estimations, payables et autres).
• Ouvrir le courrier et le distribuer.
• Gestion du courrier et petits colis entrant et en faire la distribution.
• Mettre le courrier à la poste le soir incluant le courrier personnel des employés.
• Gestion du bon fonctionnement de la machine à timbres.
• Envoi et réception de colis par messagers : Med-Express, Purolator, UPS.
• Aider à organiser des lunchs and learn et voir à la logistique des événements (repas).
• Envoyer les courriels reçus des factures tous les jours (Payables).
• Préparation des envois de factures par la poste.
• Dénonciation, ajouter lettre certifiée, faire signer par le directeur général, retourner en PDF à l’adjointe des ventes et poster.
• Préparation de "kit de bienvenue" pour les nouveaux employés.
• Préparation de l’espace qui sera occupé par le nouvel employé.
• Envoyer les informations aux nouveaux employés relatif à leur poste téléphonique.
• Faire activer le code interurbain auprès de Telus au : '[email protected]'.
• Effectuer les bons de commandes admin et construction et occasionnellement pour la salle a dessin (machine à plans) dans Acumatica.
• Assurer que les salles de conférence soient propres et bien rangées.
• Préparez les salles de conférence avant les grandes réunions et nettoyez après les réunions.
• S’assurer que la cuisine est propre et bien rangée (lave-vaisselle est démarrer, la vaisselle est rangée, les savons sont remplis, etc).
• Toute autre tâche administrative et bureautique.

Benefits

• Rémunération globale concurrentielle
• Régime d’assurances collectives; médicaments et dentaires payés en partie par l’employeur et accès à un service de clinique virtuelle
• 4 semaines de vacances rémunérées par année
• 5 journées de congé personnel rémunérées par année
• Opportunités de développement de carrière, formation continue
• Cadre de travail stimulant; horaire flexible, accès au télétravail en mode hybride
• Horaire estival: 10 vendredis d’été
• Programme de remboursement des frais de cotisation professionnelle
• Activités sociales fréquentes

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Entry Level
• Education Level: Associate degree