Préposé ou préposée au postsecondaire

Collège Boréal•Sudbury, ON

2d•CA$32 - CA$37•Onsite

About The Position

Sous la supervision du décanat de l’école concernée, la personne titulaire du poste soutient la gestion des priorités du secteur, la planification des activités, la mise en œuvre des initiatives stratégiques ainsi que les communications internes et externes, tout en assurant le suivi des actions et des résultats. Elle offre un soutien administratif essentiel à la planification, à la coordination et à la communication au sein de l’école. Elle contribue notamment à la gestion des budgets, des dossiers financiers, des approvisionnements et de l’équipement, ainsi qu’aux activités administratives liées aux ressources humaines. Elle assure également l’accueil et le service à la clientèle, tout en veillant au respect des pratiques administratives. Elle agit à titre de personne-ressource auprès de la clientèle interne et externe et soutient l’organisation des réunions, des horaires et des diverses activités du secteur. Enfin, elle collabore étroitement avec les différentes parties prenantes, tant internes qu’externes, notamment les équipes pédagogiques et administratives ainsi que l’ensemble des secteurs du Collège.

Requirements

Programme d'études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration de bureau, administration des affaires ou domaine connexe
Minimum de trois années d'expérience pertinente en administration de bureau, administration des affaires ou domaine connexe
Expertise en service à la clientèle
Expérience démontrée en travail d’équipe
Expérience auprès d’une clientèle diversifiée, en personne et à distance
Connaissance approfondie de la gestion budgétaire
Expérience dans l’organisation logistique d’activités complexes
Expérience dans l’utilisation de systèmes informatisés de gestion
Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 et des systèmes institutionnels pertinents (p. ex., Workday)
Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion de dossiers complexes
Grande capacité à gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement dynamique
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
Jugement sûr, grande discrétion et respect rigoureux de la confidentialité
Forte aptitude à collaborer efficacement avec divers intervenants internes et externes

Nice To Haves

Connaissance du milieu postsecondaire (atout)

Responsibilities

Offrir un service à la clientèle professionnel et courtois en assurant l’accueil, la gestion des communications entrantes (appels, courriels et courrier), le filtrage et la redirection de l’information, la coordination des rendez-vous ainsi que la diffusion des communications internes et externes pour contribuer à une image professionnelle du Collège et à la mise en œuvre de ses orientations.
Assurer la gestion des boîtes de courriel institutionnelles en veillant au tri, à la priorisation et à la redirection rapide et précise des messages vers les personnes ou les services appropriés, et contribuer à la préparation, à la révision et à la mise en forme de divers documents.
Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents officiels (rapports, notes de breffage, synthèses, présentations et correspondance), en assurant leur qualité, leur cohérence et leur conformité.
Coordonner l’organisation des rencontres du comité consultatif, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions avec les partenaires et les décanats associés.
Assurer l’organisation et le maintien des systèmes d’information, des bases de données, des documents de programmes et des outils de suivi, notamment les indicateurs clés de performance, tout en soutenant la collecte des données nécessaires à l’amélioration continue et en veillant à la confidentialité et à la conformité des dossiers.
Coordonner et assurer le suivi des projets, des initiatives et des obligations institutionnelles (agréments, évaluations, audits, obligations ministérielles, livrables et partenariats), en priorisant les activités selon les échéanciers, les exigences du secteur et les besoins opérationnels, notamment le suivi des risques et des indicateurs de performances ainsi que la circulation de l’information entre les parties prenantes.
Planifier, organiser et coordonner le soutien logistique des évaluations et sondages de cours, des visites de classe et des autres activités d’évaluation, notamment la préparation des échéanciers, la coordination des ressources requises et le suivi des indicateurs de rendement, afin d’assurer le bon déroulement des activités.
Coordonner l’organisation et la surveillance des épreuves à distance.
Collaborer à la préparation, à la collecte, à la validation et à la mise en forme des données et de la documentation nécessaires aux rapports ministériels, aux audits, aux visites d’agrément et aux autres exigences réglementaires.
Assurer le soutien administratif quotidien du secteur, notamment la gestion des communications, de l’agenda, des déplacements et des dépenses, ainsi que les tâches administratives générales et l’inventaire du bureau.
Participer à la logistique et à l’organisation d’activités du secteur à la demande de la personne superviseure.
Assurer la coordination administrative des activités liées au contrôle de la qualité des cours en collaboration avec le décanat, notamment l’administration des sondages, la production des comptes rendus, le suivi des résultats, l’identification des situations nécessitant un suivi ainsi que l’orientation des demandes et des plaintes vers les instances appropriées.
Gérer la conservation, l’archivage et la confidentialité des dossiers conformément aux politiques institutionnelles.
Contribuer à élaborer et à proposer des méthodes, des procédures et des lignes directrices visant à optimiser le fonctionnement du secteur et des programmes.
Soutenir la personne gestionnaire dans la mise en œuvre d’initiatives visant à accroître l’efficacité des activités administratives, pédagogiques et organisationnelles, ainsi qu’à contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’école.
Assurer le soutien administratif et la coordination des programmes relevant de sa direction à l’échelle du territoire du Collège, y compris l’organisation des réunions sur la réussite ainsi que la diffusion des décisions aux personnes concernées.
Effectuer les achats et assurer la gestion des fournitures et du matériel du secteur en réalisant les recherches requises, en préparant et en traitant les demandes et les commandes, ainsi qu’en coordonnant la réception, la distribution et l’inventaire des fournitures afin d’assurer le bon fonctionnement des activités du secteur.
Préparer des rapports financiers, budgétaires et administratifs, notamment des statistiques, des rapports d’activités et des documents de préparation budgétaire, en vérifiant l’exactitude des données et en formulant des recommandations, notamment en matière de virements budgétaires.
Assurer la gestion opérationnelle des activités financières, notamment la préparation et le suivi des factures, des remboursements et des paiements, la saisie des dépenses dans le système financier ainsi que la conciliation mensuelle des comptes, conformément aux lignes directrices.
Analyser les dépenses engagées pour les diverses activités du secteur et recueillir la documentation requise dans le cadre du budget initial; répondre aux questions relatives aux activités ou à leur budget.
Contribuer à la préparation des demandes de financement et de subvention, des projets pilotes et des ententes de partenariat en compilant l’information requise et en préparant la documentation de soutien, puis assurer le suivi administratif des projets financés (livrables, échéanciers, budgets et reddition de comptes).
Fournir un soutien logistique lors des concours de dotation et participer à l’orientation du nouveau personnel.
Assurer les activités administratives et logistiques du bureau de l’école, notamment les suivis requis.
Préparer les contrats d’embauche du personnel administratif et de soutien du secteur, en veillant à ce que tous les documents requis soient dûment complétés, en assurant l’acheminement des dossiers et les suivis nécessaires en cas de problème.
Offrir un appui au personnel pour l’utilisation du système de gestion du Collège (p. ex., entrée des heures dans Workday et approbation des contrats).
Soutenir la coordination du cycle de gestion des ressources humaines, notamment les évaluations de rendement, les activités de formation et le perfectionnement professionnel, en assurant la mise à jour des registres, des organigrammes et des outils de gestion des ressources humaines ainsi que le suivi des plans de perfectionnement professionnel de l’école, notamment la consignation des besoins, la recherche de formations, les recommandations et les relances nécessaires.
Maintenir les registres du personnel, les organigrammes, les matrices de compétences et les outils de gestion des ressources humaines.
Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.