Préposé ou préposée aux programmes en immigration et au développement des affaires

Collège Boréal•London, ON

2d•Onsite

About The Position

Sous la supervision des gestionnaires des programmes et services en immigration et du développement des affaires, la personne titulaire de ce poste joue un rôle clé dans le soutien administratif, logistique et opérationnel de l’ensemble des activités des deux secteurs sur le site. Elle facilite la coordination et la mise en œuvre des services de formation langagière LINC et veille au bon déroulement des séances de passation du Test d’évaluation de français (TEF). En collaboration constante avec l’équipe du campus et le personnel de première ligne, elle contribue à créer un environnement humain, structuré et efficient.

Requirements

Diplôme d’un programme de deux ans en administration de bureau ou domaine connexe;
Minimum de trois années d'expérience pertinente dans un rôle de coordination ou de soutien administratif en contexte social ou communautaire;
Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
Excellente capacité d’organisation et grande rigueur dans l’exécution des tâches administratives;
Connaissance du système de gestion de la clientèle (OCMS), de la suite Microsoft Office et des logiciels connexes;
Capacité à travailler au sein d’une équipe interdisciplinaire;
Entregent et diplomatie;
Capacité à faire preuve d’initiative et d’autonomie;
Capacité à compiler et à analyser des données statistiques;
Habiletés en gestion de projets;
Excellentes compétences en gestion du temps et dans l’établissement des priorités;
Attitude professionnelle axée sur l’humanisme, le service à la clientèle, la collaboration et l’engagement envers la mission du secteur de l’immigration;
Compétence en analyse et en résolution de problèmes.

Responsibilities

Appui stratégique au personnel gestionnaire
Soutenir la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités du site;
Coordonner la logistique quotidienne (accueil, horaires, salles, fournitures, communications, rencontres) pour assurer une prestation fluide et cohérente des services;
Répondre aux questions des personnes candidates par téléphone et par courriel concernant les inscriptions au programme LINC et au TEF, les types de tests et les politiques du centre;
Contribuer au suivi des indicateurs de performance (p. ex., cibles ministérielles, taux d’assiduité, inscriptions).
Contribuer à la continuité des services en assurant la relève des collègues;
Participer à la représentation du secteur et à la mobilisation de la clientèle et des partenaires lors d’événements internes, communautaires ou de reconnaissance (p. ex., journées portes ouvertes, activités de fin d’année).
Soutien opérationnel aux équipes multidisciplinaires
Offrir un accueil bienveillant et servir de point de liaison entre la clientèle, les intervenantes et intervenants ainsi que les services internes;
Accueillir les personnes candidates et vérifier leur identité (pièce d’identité officielle).
Coordonner les activités collectives (ateliers, examens, séances d’information, événements spéciaux), y compris la logistique et les suivis;
Participer activement à la promotion locale des programmes et services;
Assurer une orientation initiale claire et un appui technique pour l’accès aux services.
Documentation et gestion des données
Effectuer avec rigueur l’entrée de données dans OCMS, CRM, SharePoint et les bases de données ministérielles.
Contribuer à la documentation des interventions, des suivis et des résultats afin d’assurer la continuité des services;
Produire des tableaux de bord ou des rapports statistiques à la demande des gestionnaires;
Participer à l’harmonisation des pratiques de collecte de données en lien avec les normes provinciales.
Contribution à l’intégration langagière et andragogique
Appuyer l’organisation logistique des cours de formation langagière (p. ex., matériel, accueil, absences, inscriptions);
S’assurer que la clientèle est orientée vers les formations appropriées selon son niveau et ses objectifs;
Assurer un suivi régulier auprès des personnes apprenantes afin de favoriser leur assiduité, leur persévérance et l’atteinte de leurs objectifs linguistiques et d’intégration.
Collaborer à la création d’environnements d’apprentissage favorisant le respect, l’inclusion et la progression.
Accomplir toute autre tâche connexe jugée pertinente par le personnel superviseur.