Agent ou Agente postsecondaire

Collège Boréal • Sudbury, ON

2d • Onsite

About The Position

Sous la supervision du décanat associé, la personne titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le personnel scolaire, le personnel administratif et tous les secteurs du Collège. Elle prend des décisions concernant les questions administratives et fonctionnelles du bureau. Elle est responsable d’organiser la programmation de l’école concernée et d’appuyer le bon fonctionnement ainsi que l’offre de cours et de programmes postsecondaires dans l’ensemble du territoire du Collège. La gestion de bureau, le traitement des données et la gestion de l’information comptent parmi les principales composantes du poste. La personne titulaire connaît bien les politiques, les directives, les procédures et les activités de l’école, de ses programmes et du Collège. Elle fait preuve de jugement pour déterminer les situations qu’elle peut traiter directement et celles qu’elle doit transmettre à d’autres personnes. Elle élabore et recommande des procédures et des processus pour les activités de l’école concernée. Les fonctions du poste sont de nature proactive et exigent qu’elle recueille un large éventail d’informations afin de respecter les échéanciers établis par le Collège et les conventions collectives.

Requirements

• Études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration des affaires ou domaine connexe;
• Minimum de cinq années d'expérience pertinente;
• Expérience en coordination et en mise en œuvre de projets
• Expérience en cueillette et en compilation de données, et en rédaction de rapports
• Expérience en communications et en relations interpersonnelles
• Expérience en saisie de données sectorielles
• Expérience en marketing
• Expérience avec les technologies de l’information et de la communication
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant des échéanciers serrés
• Expérience en gestion de la qualité, souci du détail et compréhension des exigences des programmes
• Bon sens de l’organisation et de la gestion du temps
• Capacité à résoudre des problèmes selon les responsabilités du poste
• Capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en maintenant l’image de marque et le professionnalisme du Collège;
• Fournir un soutien technique au personnel dans l’ensemble des sites du Collège pour les activités liées aux cours et aux programmes postsecondaires, notamment pour l’utilisation des outils, plateformes et systèmes;
• Assurer la continuité des opérations en période de pointe ou d’absence, notamment en assurant la relève auprès des collègues et en participant à l’orientation du nouveau personnel;
• Participer, au besoin, à divers comités, tels que les comités consultatifs, afin de soutenir les activités du secteur et contribuer aux priorités organisationnelles.
• Coordonner la collecte, la mise à jour et l’analyse des données relatives aux cours, programmes et dossiers sous la responsabilité de la direction de programme; préparer les rapports statistiques et assurer le suivi des informations liées aux cursus, charges de travail et offres de cours pour les programmes supervisés;
• Effectuer et modifier les cursus et des programmes de l’école; analyser les impacts, communiquer les modifications et coordonner le processus avec les parties prenantes en favorisant leur collaboration; assurer les suivis requis, incluant l’archivage des documents;
• Préparer et tenir à jour le tableau de l’offre pour identifier les cours, le personnel scolaire, les technologues et les modèles d’embauche, pour les programmes sous sa responsabilité, conformément aux ententes collectives;
• Préparer l’offre des cours ou des programmes incluant les offres délocalisées et coordonner la logistique (laboratoires, équipement, ressources didactiques, etc.) dans les délais prévus;
• Vérifier que les exigences du cursus ainsi que les besoins et contraintes soient respectés dans les offres et les horaires;
• Soutenir le décanat associé dans la préparation et le suivi des offres de cours et des horaires pour tous les campus ; vérifier la conformité avec les exigences du cursus et les contraintes opérationnelles, et effectuer les ajustements administratifs nécessaires en collaboration avec les secteurs concernés;
• Assurer le suivi des dossiers, des priorités et des échéanciers liés aux activités de la direction de programme, et coordonner la circulation de l’information auprès des secteurs concernés afin d’en assurer le bon avancement;
• Coordonner les demandes de modifications d’horaire; en cas de conflit, trouver des solutions possibles et apporter les modifications appropriées;
• Présenter des recommandations afin de faciliter le recrutement du personnel scolaire à temps partiel, en fonction de l’analyse de l’historique d’enseignement du cours et des CV reçus; vérifier les qualifications en fonction des exigences d’embauche propres à chaque programme ou aux agréments, le cas échéant;
• Soutenir le processus de dotation du personnel scolaire à temps partiel en coordonnant les étapes du recrutement (affichage, communication, plans de cours), incluant la préparation des contrats et les suivis auprès des secteurs concernés (RH, BAR, etc.);
• Assurer le suivi des notes finales auprès du personnel enseignant, coordonner les échanges avec le Registrariat et le BAR, et veiller à la mise à jour des listes de classe et des données scolaires.
• Appuyer la préparation du contenu des rencontres des comités en rassemblant, organisant et mettant à jour la documentation liée aux programmes, incluant les cursus, les conditions d’admission et les modifications de programme.
• Appuyer les comités consultatifs en assurant la préparation du contenu des rencontres, la mise à jour de la documentation liée aux programmes (cursus, conditions d’admission, modifications de programme), ainsi que la production et le suivi de rapports découlant des comités et leur diffusion aux instances concernées.
• Collaborer à l’élaboration, à l’analyse et à l’enregistrement des formulaires de charges de travail (FCT) conformément à la convention collective du personnel scolaire; vérifier et valider les FCT en mode projeté et révisé afin d’assurer la conformité;
• Assurer le suivi des activités d’évaluation de la qualité des cours, incluant l’analyse et le partage des constats issus des sondages liés aux cours et à l’environnement d’apprentissage, et apporter un soutien à l’administration des sondages et à la coordination logistique des activités d’évaluation, au besoin, afin de soutenir l’amélioration continue;
• Vérifier l’uniformité de l’information entre divers documents et ressources électroniques (rapport de cursus détaillé, systèmes, intranet, site Web, etc.), et signaler toute anomalie; fournir des documents du répertoire, au besoin; assurer que les documents soient conformes aux exigences des programmes et aux agréments, au besoin;
• Recueillir et valider les besoins liés aux manuels, logiciels pédagogiques, trousses de programmes et autres fournitures auprès du corps professoral, assurer le suivi des besoins et des articles reçus, puis acheminer les demandes à la personne responsable d’effectuer les commandes;
• Assurer le traitement et le suivi administratif des activités liées à la gestion du personnel respectif, conformément aux pratiques et échéanciers;
• Préparer les prévisions budgétaires pour les salaires du personnel contractuel lié à l’offre de cours et de programmes;
• Coordonner divers projets de l’école et les activités de marketing et de liaison liées à la famille de programmes, en collaboration avec les divers intervenants du Collège.
• Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Mid Level
• Education Level: Associate degree