Gestionnaire de bureau (Office Manager)

VML Canada (French) • Montreal, QC

12d

About The Position

VML, une filiale de WPP, est une entreprise créative qui marie l'expérience de la marque au commerce afin de créer des marques connectées qui stimulent la croissance. VML est reconnue pour son travail novateur et primé qui met l'humain en tête pour ses partenaires clients de premier ordre, comme AstraZeneca, Colgate‑Palmolive, Dell, Ford, Microsoft, Nestlé, The Coca‑Cola Company et Wendy's. L'agence est reconnue par les rapports de The Forrester WaveMC à titre de chef de file parmi les prestataires de services, de contenu marketing et créatif, de services commerciaux, de services d'expérience numérique globale, de services marketing mondiaux et, plus récemment, des services de mesure et d'optimisation marketing. De plus, le réseau spécialisé de VML, VML Health, est l'une des agences des sciences de la vie les plus importantes et les plus primées au monde. Le réseau international de VML est propulsé par 26 000 personnes talentueuses dans plus de 55 pays, avec des bureaux notamment à Kansas City, New York, Detroit, Londres, São Paulo, Shanghai, Singapour et Sydney.

À propos de WPP
WPP est le partenaire de confiance des marques les plus reconnues au monde. Nous jumelons une intelligence média et des solutions en matière de données de pointe à une créativité de classe mondiale, à une production de nouvelle génération, à des solutions d'entreprise transformatrices et à une expertise stratégique dans chacune de nos entreprises, le tout propulsé par nos talents exceptionnels et notre plateforme de marketing agentique, WPP Open, afin d'aider nos clients à naviguer le changement, à saisir de nouvelles occasions et à atteindre une croissance transformatrice. Pour plus d'information, visitez le WPP.com.

LE RÔLE
Être en charge de tout ce qu'une personne vit lorsqu'elle interagit avec VML Montréal — entrer dans nos bureaux, s'asseoir dans l'une de nos salles de réunion, recevoir une attention touchante de la part de notre équipe, lire un article sur nous dans la presse — tout ce qui façonne sa perception de qui nous sommes en tant qu'agence. Ce rôle existe pour rendre cette expérience exceptionnelle. À chaque fois, sans exception.

Vous êtes le maître hôte de VML Montréal — au sein de l'espace et au-delà. Pour les personnes qui travaillent ici chaque jour. Pour les clients et prospects qui franchissent nos portes. Pour quiconque entre en contact avec cette agence, à quelque niveau que ce soit. Vous n'êtes pas responsable d'une seule fonction. Vous êtes responsable de l'expérience.

Cela signifie que vous êtes la personne qui veille à ce que notre bureau soit un endroit dont l'équipe est fière de venir chaque matin. Vous êtes le premier visage qu'un client voit lors de sa visite — et la raison pour laquelle il se sent mémorisé longtemps après son départ. C'est grâce à vous que le communiqué de presse est sorti à temps, que l'assemblée générale s'est déroulée sans accroc, et que la carte est arrivée exactement au bon moment.

La portée de vos responsabilités est délibérément large — et c'est précisément cette étendue qui rend ce rôle véritablement intéressant. De l'entretien de l'espace physique à la coordination de la présence publique de l'agence, de la préparation d'une salle de réunion à l'organisation d'une attention pour le jalon d'un client, chacune de ces responsabilités est l'expression d'une même chose : l'expérience VML Montréal. Elles comptent toutes autant. Ce qui vous rendra exceptionnel·le ici, c'est votre capacité à gérer l'ensemble de ces responsabilités sans en laisser passer aucune.

Requirements

• Une personne pour qui l'hospitalité est un état d'esprit, pas une liste de tâches
• Proactif·ve par nature — vous voyez ce qui doit se passer et vous agissez avant que quiconque ait à le demander
• À l'aise avec l'ensemble des responsabilités du rôle — rien n'est en dessous de vous, rien n'est au-dessus de vous
• Vif·ve d'esprit et éloquent·e — vous communiquez clairement et avec assurance à tous les niveaux de l'organisation
• Discret·ète — on vous confiera des informations sensibles et vous les traitez en conséquence
• Bilingue français/anglais — pleinement opérationnel·le dans les deux langues
• Une personne qui est véritablement fière des détails — parce qu'ici, les détails, c'est l'expérience

Responsibilities

• Maintenir le bureau dans un état impeccable pour l'équipe qui en dépend chaque jour — propre, ordonné, approvisionné.
• Préparer chaque salle de réunion avant l'arrivée d'un client et ranger après chaque réunion.
• Accueillir chaque visiteur chaleureusement et lui faire se sentir chez lui dès l'instant où il entre.
• Gérer la relation avec la direction de l'immeuble et mettre en œuvre tout changement dans l'aménagement physique de l'espace, selon les directives de la direction générale.
• Concrétiser les événements organisés par le comité social.
• Tenir à jour un registre vivant des relations clients clés de la direction générale — anniversaires, familles, moments importants de la vie — et signaler ce qui est à venir chaque semaine, en organisant la bonne attention au bon moment, sans qu'on vous le demande.
• Être responsable de l'assemblée générale hebdomadaire de l'agence — consulter chaque partie prenante, renseigner chaque section, gérer les listes de rotation, et veiller à ce que tout se déroule sans friction chaque jeudi.
• Coordonner le pipeline RP de l'agence, en suivant les délais et en responsabilisant les contributeurs afin que les communiqués de presse soient rédigés, relus et envoyés à temps.
• Être le prolongement direct de la direction générale — appuyant l'équipe de direction locale sur tout ce qui façonne la façon dont cette agence est perçue à Montréal, à tous les niveaux.

What This Job Offers

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