Coordonnateur(trice), Facturation et administration des fournisseurs (Rémunération globale et Mobilité)

Intact FC • Montreal, QC

1d • CA$59,300 - CA$72,500 • Hybrid

About The Position

Nous cherchons un(e) Coordonnateur(trice), Facturation et administration des fournisseurs pour joindre notre équipe Rémunération globale et Mobilité. Dans ce rôle, vous assurerez la coordination et le traitement administratif des factures associées aux programmes de retraite, d’avantages sociaux et de mobilité globale pour des fournisseurs canadiens et internationaux. Vous agirez comme point de contact opérationnel entre les fournisseurs et les équipes internes (Rémunération globale, Mobilité, Paie, Finances) afin d’assurer l’exactitude de la facturation, le respect des ententes et des échéanciers, ainsi que la qualité de la documentation et des contrôles.

Requirements

• Minimum 2 ans d’expérience pertinente en coordination administrative, en soutien à la facturation/comptes payables, ou en opérations RH (avantages sociaux et/ou mobilité globale)
• Capacité à travailler efficacement avec plusieurs fournisseurs, à traiter un volume élevé de factures récurrentes et à gérer simultanément plusieurs dossiers, tout en respectant les échéances et les cycles récurrents
• Sens aigu du service à la clientèle et forte expérience à gérer les relations avec les fournisseurs et les parties prenantes internes
• Discrétion et capacité à traiter les informations financières sensibles
• Rigueur, souci du détail et sens de l’organisation
• Expérience avec un ERP (idéalement Oracle ERP) et bonne maîtrise d’Excel (un atout)
• Excellentes compétences en communication
• Le bilinguisme en français et en anglais est requis en raison de la nécessité d'interagir régulièrement avec des collègues à travers le pays
• Aucune expérience de travail au Canada requise, mais nécessité d’avoir l’autorisation de travailler au Canada

Nice To Haves

• Expérience avec un ERP (idéalement Oracle ERP)
• Bonne maîtrise d’Excel

Responsibilities

• Traiter mensuellement les factures canadiennes conformément aux contrôles internes (facture unique, pièces justificatives, ventilation par centres de coûts, références de bons de commande/PO)
• Traiter les factures de mobilité globale en tenant compte des particularités (devises, dépôts d'immigration, frais juridiques, services fiscaux, relocalisation, coordination inter-compagnies, centres de coût, etc.)
• Coordonner les approbations avec les équipes Rémunération globale et Mobilité, avec suivi proactif afin d’assurer un traitement rapide des demandes
• Créer et gérer les bons de commande (PO) dans Oracle ERP (création, modifications, renouvellements, suivi des soldes)
• Identifier, documenter et résoudre les écarts (doublons, crédits, ajustements, sur/sous-facturation) en collaboration avec les fournisseurs et les équipes internes
• Maintenir des outils de suivi (calendrier, registres de facturation, échéanciers, récurrences, renouvellements, contacts fournisseurs)
• Contribuer à l’amélioration continue des processus (standardisation, liste de vérification, qualité des données, réduction des délais de traitement)
• Agir comme personne-ressources pour les fournisseurs externes pour les questions de facturation et la résolution des problèmes (écarts, documents manquants, bons de commande, statut de paiement)
• Appuyer les équipes Rémunération globale et Mobilité dans diverses tâches administratives (collecte d’information, suivi de demandes, coordination fournisseurs, mise à jour de listes/outils)

Benefits

• Flexible work arrangements and a hybrid work model
• Possibility to purchase up to 5 extra days off per year
• Multiple benefits offered to support physical and mental wellbeing, including telemedicine, Wellness account and much more
• Share plan & other savings: up to 12% of salary or even more (ask how you could earn guaranteed income for life)
• Annual bonus target, based on the base salary, with a potential payout of up to double the target (subject to personal and company performance)
• Employee Share Purchase Plan (ESPP) – with Intact matching 50% of your net shares
• Defined benefit pension plan offering guaranteed income for life

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Mid Level
• Education Level: No Education Listed