Auxiliar de Proyecto

UNDP•Panama City, FL

1d•Onsite

About The Position

El PNUD en Panamá busca un/a Auxiliar de Proyecto para brindar apoyo administrativo, documental, logístico y operativo a un proyecto que promueve la cohesión social mediante la inclusión de niños, niñas y adolescentes en procesos colectivos de enseñanza musical. El proyecto utiliza orquestas y coros infantiles y juveniles para fomentar la ciudadanía, el sentido de pertenencia, la equidad de género, el respeto a la diversidad y nuevas oportunidades para jóvenes en contextos de vulnerabilidad. La persona seleccionada será contratada mediante un Acuerdo Nacional de Servicios de Personal (NPSA), nivel NPSA 4, por un año, con posibilidad de extensión según el desempeño y la duración del proyecto. La posición está basada en la sede del Ministerio de Cultura, en Ciudad de Panamá, y reporta al/a la Asociado/a de Proyecto. El puesto apoya la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de los procedimientos administrativos y operativos del PNUD. También contribuye a la gestión documental, el control de activos, la recopilación de lecciones aprendidas, la elaboración de informes y el intercambio de conocimientos y el desarrollo de capacidades relevantes para el proyecto.

Requirements

Educación secundaria completa.
Cuatro años de experiencia en gestión y asistencia de proyectos si se cuenta con educación secundaria completa, o un año si se cuenta con licenciatura completa.
Experiencia en el manejo de Microsoft Office, incluidos Word, Excel y PowerPoint.
Fluidez en español.
Las personas postulantes deben ser nacionales o extranjeras con permiso de trabajo vigente durante el periodo del contrato y residencia permanente en el país.

Nice To Haves

Licenciatura completa en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales o carreras afines; se dará debida consideración, pero no es requisito.
Experiencia en logística y organización de reuniones, eventos o talleres de programas o proyectos.
Experiencia en procesos de adquisición de bienes y servicios.
Experiencia en procedimientos administrativos de programas o proyectos.
Experiencia en agencias del Sistema de las Naciones Unidas, organismos multilaterales o el sector público.
Experiencia en gestión de personal y contratación de recursos humanos.

Responsibilities

Brindar apoyo administrativo a la gestión diaria del proyecto, incluyendo la preparación de notas, memorandos, minutas, correspondencia y otros documentos.
Preparar, organizar y tramitar documentación administrativa de acuerdo con los procedimientos del PNUD.
Apoyar la gestión administrativa de consultorías, adquisiciones, contrataciones y viajes, preparando y dando seguimiento a la documentación correspondiente.
Apoyar otras tareas administrativas necesarias para el funcionamiento del proyecto.
Organizar y brindar apoyo logístico para reuniones, talleres, capacitaciones, foros, misiones y otras actividades del proyecto.
Gestionar cotizaciones, reservas de transporte, coordinación con proveedores, preparación y distribución de materiales y apoyo operativo durante eventos.
Coordinar oportunamente los aspectos logísticos con las áreas y proveedores involucrados, conforme a los procedimientos institucionales.
Organizar, mantener y actualizar los archivos físicos y electrónicos del proyecto, asegurando su integridad, disponibilidad y conservación.
Gestionar las comunicaciones y el registro documental del proyecto para facilitar el acceso oportuno del equipo a la información.
Mantener actualizado el inventario de equipos y bienes adquiridos por el proyecto.
Tramitar la transferencia de activos del proyecto a instituciones beneficiarias y asegurar que se cumplan los procedimientos y requisitos documentales.
Recopilar lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.
Recopilar, organizar y verificar la documentación y la información de respaldo para informes técnicos y administrativos.
Mantener actualizados los registros administrativos, bases de datos y sistemas de información del proyecto.
Dar seguimiento al estado de trámites y procesos internos e informar oportunamente de su avance al/a la Coordinador/a de Proyecto.
Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto.
Apoyar actividades de fortalecimiento de capacidades, incluido el diseño y la entrega de herramientas y materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
Apoyar la difusión e intercambio de datos y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional.
Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes relacionadas con el trabajo del proyecto.
Contribuir a redes de conocimiento y comunidades de práctica; apoyar la recopilación y sistematización de conocimientos, productos y herramientas del proyecto y su distribución a los socios.
Desempeñar otras funciones dentro del perfil funcional que sean necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.