Assistant(e) exécutif(ve)

Waga Energy•Shawinigan, QC

7d•Hybrid

About The Position

La création de Waga Energy repose sur deux convictions : préserver le bien commun et agir collectivement pour un avenir durable. Engagée en faveur de la lutte contre le réchauffement climatique et pour une transition énergétique durable, notre entreprise offre une solution technologique unique et innovante, la WAGABOX®, permettant de transformer les émissions de méthane issues des déchets en gaz naturel renouvelable. Déjà opérationnelle sur des dizaines de sites de stockage des déchets dans le monde, cette solution d'épuration révolutionnaire apporte depuis 2015 une énergie propre, locale et renouvelable, aujourd'hui accessible au plus grand nombre. Guidés par des valeurs d’Audace, de Maîtrise, et de Coopération, nos 300 collaborateurs - présents en Europe et en Amérique - se retrouvent autour d’un sens commun : celui de maintenir une planète vivable pour les générations futures.

Requirements

Diplôme universitaire (certificat ou baccalauréat) en administration, gestion, communication ou domaine pertinent (un atout) ou Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique, gestion de commerce ou domaine connexe
5 à 7 ans d’expérience minimum en assistanat de direction, office management ou coordination exécutive et idéalement une expérience auprès d’un comité de direction, d’un directeur général ou de plusieurs dirigeants
Bonne connaissance de l'anglais

Responsibilities

Gérer l’agenda, les priorités et les échéances de la directrice générale
Soutenir également les autres directeurs dans la coordination de certains besoins transversaux (finance, industrielle, opérations et commercial)
Organiser les réunions, les déplacements et les événements professionnels
Préparer les réunions et les comités (coordination, présentations, mise en forme et relecture des documents)
Gérer les communications et les demandes entrantes
Assurer une coordination fluide avec les équipes internes, les filiales et les partenaires externes
Assurer le lien entre les départements et faciliter la circulation de l’information
Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des livrables
Organiser et structurer l’information de façon claire et accessible
Participer à des projets transversaux et à l’amélioration des outils et des processus internes
Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins
Gérer les comptes de dépenses de la direction
Assurer la gestion des documents administratifs et corporatifs
Organiser la logistique des événements et des rencontres
Rédiger, réviser et structurer divers documents (présentations, politiques, RFQ, RFP, etc.)
Rédiger des comptes rendus, assurer le suivi des actions et veiller au respect des échéances
Contribuer à la préparation de rapports (collecte, consolidation et mise en forme)
Coordonner certaines informations liées à la facturation et aux suivis administratifs
Assurer un soutien administratif dans le suivi des dossiers contractuels et réglementaires
Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord
Assurer le lien avec les partenaires pour le suivi des données, des rapports et des éléments administratifs liés à la facturation

Benefits

Rémunération concurrentielle
4 semaines de vacances dès l’embauche, 5 semaines après 1 an d’ancienneté et 6 semaines après 3 ans
11 congés fériés + 2 jours de mobiles
Assurances collectives complètes, avec 75 % de la prime payée par l’employeur incluant, assurance invalidité, assurance-vie et assurance pour les soins dentaires et soins de la vue
Régime de retraite avec une participation de l’employeur jusqu'à 3 %
Remboursement de frais d’appartenance à un ordre professionnel
Horaire flexible et politique de télétravail
Formation accessible à l’interne pour contribuer à votre développement continu
Vêtements et équipement fournis par l’employeur lorsque requis
Salle de sport, club social, café, ping-pong, baby-foot
Possibilité d’évolution dans une entreprise en croissance et internationale