Adjoint(e) exécutif(ve)

iA Financial Group • Montreal, QC

11d

About The Position

Une opportunité de carrière stimulante s’ouvre au sein de l’un des plus importants groupes financiers du Canada. La vice-présidence Stratégie corporative et performance organisationnelle est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) afin de soutenir le Vice-président et ses collaborateurs(trices) dans un environnement dynamique, exigeant et axé sur les résultats. En occupant ce rôle stratégique, vous contribuerez directement à l’efficacité du bureau du Vice-président et à la fluidité des opérations, tout en collaborant étroitement avec de nombreux partenaires internes. Ce poste est une occasion unique de mettre à profit votre sens des priorités, votre leadership et votre capacité d’anticipation au sein d’une équipe professionnelle et engagée. Relevant directement du Vice-président, Stratégie corporative et performance organisationnelle, vous jouerez un rôle central dans la coordination et le soutien des activités de la vice-présidence.

Requirements

• Possède d’excellentes aptitudes relationnelles, de collaboration et de communication avec de multiples parties prenantes
• Fait preuve d’efficacité, de fiabilité, d’autonomie et d’initiative
• Démontre un excellent jugement et une grande discrétion dans la gestion d’informations sensibles et confidentielles
• Est reconnue pour sa structure, son sens de l’organisation et sa capacité à gérer des échéanciers serrés et des priorités multiples
• Maîtrise les outils Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Teams, PowerPoint, OneNote et Excel
• Démontre un intérêt et une aisance pour l’utilisation de l’intelligence artificielle afin d’améliorer l’efficacité de ses activités
• Détient un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou l’équivalent
• Possède une expérience pertinente dans un poste d’adjoint(e) de haut niveau ou en gestion d’un bureau de direction
• Maîtrise parfaitement le français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Possède un niveau intermédiaire de la langue anglaise, puisque la personne sera amenée à rédiger des textes en anglais destinés aux exécutifs ainsi qu’à communiquer par écrit avec des collègues anglophones à travers le Canada, sur une base régulière

Nice To Haves

• Possède une expérience en environnement Lean (un atout)

Responsibilities

• Gérer les communications entrantes et sortantes ainsi que l’agenda du Vice-président et coordonner ses activités quotidiennes
• Préparer, réviser et corriger des communications administratives, des documents et des présentations en français et en anglais
• Organiser des rencontres et des événements, tant sur le plan logistique que technique, incluant ceux du comité de gestion
• Assurer la gestion administrative du bureau du Vice-président (factures, contrats, notes de frais, rapports administratifs et financiers)
• Planifier les voyages d’affaires et assurer le suivi des dossiers en cours
• Organiser, structurer et maintenir à jour le classement des documents numériques
• Collaborer étroitement avec les autres adjoint(e)s d’iA Groupe financier afin de coordonner certaines activités et dossiers transversaux
• Anticiper les besoins du Vice-président et développer des outils visant à accroître l’efficacité et l’optimisation du fonctionnement du bureau
• Effectuer la gestion sommaire des agendas des relevant(e)s direct(e)s du Vice-président
• Préparer le visuel et effectuer la révision linguistique de présentations PowerPoint et de documents Word pour les activités de la vice-présidence
• Organiser, synchroniser et soutenir l’animation des rencontres de gestion (DMS, rencontres stratégiques mensuelles et trimestrielles, town halls, etc.)
• Contribuer activement à la création de contenu pour ces rencontres, en collaboration avec les différents contributeurs
• Appuyer les équipes dans la gestion proactive des enjeux liés aux livrables, aux communications et aux échéanciers, et contribuer à la définition de plans d’action
• Élaborer des cahiers des charges et des échéanciers, notamment pour le comité exécutif de priorisation de projets et les présentations stratégiques
• Assurer le suivi des orientations et décisions du comité de gestion
• Réaliser des mandats spéciaux à la demande du Vice-président, en collaboration avec les différents secteurs, tout en assurant l’atteinte des résultats attendus

Benefits

• Un environnement de travail stimulant, axé sur la collaboration, la performance et l’amélioration continue
• Un milieu sain, sécuritaire, équitable et inclusif, où l’expertise et l’initiative sont valorisées
• La possibilité d’évoluer au cœur de dossiers stratégiques et d’exercer une réelle influence sur les façons de faire
• Des conditions de travail compétitives, incluant des avantages sociaux complets, de la formation continue et des opportunités de développement au sein d’une organisation d’envergure
• Une équipe engagée, professionnelle et orientée vers les résultats
• Un modèle de travail flexible

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Senior
• Education Level: Associate degree
• Number of Employees: 1,001-5,000 employees