Travailleuse ou travailleur, Soutien administratif et gestion des médias sociaux

Collège Boréal•Sturgeon Falls, ON

3d•CA$30 - CA$34•Hybrid

About The Position

Sous la direction du Bureau de l’équité, de la diversité, de l’inclusion, de l’accessibilité et des relations avec les peuples autochtones (EDIA-RPA), la personne titulaire de ce poste met en valeur les activités liées au projet « L’inclusivité fonctionne » auprès des employeurs et des fournisseurs de services d’emplois. Sa mission consiste à sensibiliser les participantes et participants du projet à l’accessibilité et à l’inclusion, afin de les encourager à adopter des politiques et des pratiques en ce domaine. Ainsi, elle contribue activement à la création d’une main-d’œuvre diversifiée et inclusive. Enfin, des déplacements dans la province peuvent être requis, selon les besoins. Le poste est rattaché à l’un des sites du Collège Boréal indiqués dans l’affichage et est offert selon un mode de travail hybride.

Requirements

Études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration des affaires, relations publiques, administration de bureau, médias numériques, ou domaine connexe
Minimum de trois années d'expérience dans les services administratifs, de préférence dans un rôle de coordination
Expérience dans la création, la planification et la gestion de contenu sur les différentes plateformes de réseaux sociaux
Expérience et engagement démontrés envers l'inclusion, la diversité, l'équité et l’accessibilité (IDEA) et soutien aux initiatives IDEA
Capacité à coordonner la logistique d’événements, conférences et séances de formation, en virtuel ou en personne, en veillant à la bonne gestion des détails
Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes
Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
Capacité à faire preuve de tact et de discrétion
Degré appréciable d’initiative, de jugement, d’organisation et de planification, et excellentes relations interpersonnelles
Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte (Word), de tableur électronique (Excel), de présentation (PowerPoint) de base de données (Access), de courrier électronique (Outlook) et d’Internet
Expérience de travail en équipe et de façon autonome
Capacité à se déplacer dans la province
Permis de conduire valide en Ontario

Responsibilities

Servir de point de contact pour les participantes et participants, répondre aux questions, fournir les informations nécessaires et assurer une expérience positive.
Soutenir les employeurs et les fournisseurs de services d’emploi dans la création d’un environnement de travail inclusif et équitable.
Gérer l’administration des séances de formation, incluant l’envoi de courriels aux participantes et participants, la gestion des inscriptions, l'envoi de rappels et la préparation des documents pertinents.
Planifier et coordonner la logistique des événements, qu’ils soient virtuels ou en personne, ainsi que des conférences, en collaborant avec les fournisseurs externes pour garantir leur bon déroulement.
Créer, planifier et surveiller les publications sur les réseaux sociaux sur différentes plateformes, en veillant à ce qu'elles soient alignées avec les objectifs du projet et la voix de la marque.
Travailler en étroite collaboration avec les équipes de communication et de marketing pour assurer la livraison ponctuelle du contenu destiné aux bulletins d'information, aux campagnes par courriel et autres supports.
Accomplir d'autres tâches administratives, selon les besoins, pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe et respecter les échéances du projet.
Préparer les contrats d’embauche pour le personnel temporaire, apporter les modifications selon les directives du personnel de supervision, assurer un suivi auprès du service des Ressources humaines pour les documents requis.
Aider dans la préparation des prévisions budgétaires; suivre les dépenses engagées; imprimer les rapports budgétaires du système informatisé de gestion, compiler les données et préparer un sommaire pour le personnel de supervision; préparer et entrer les demandes d’achat du secteur; préparer et suivre les demandes de facturation et de remboursement.
Mettre à jour les dossiers de communication, les listes de participants, les détails des événements et autres documents essentiels à l’aide des outils de gestion de projet et des bases de données.
Concevoir, animer et ajuster, au besoin, diverses présentations et ateliers destinés aux clients ou employeurs, portant sur des sujets liés à la santé mentale ainsi qu’à l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDEA).
Préparer et réviser des documents professionnels, tels que des rapports, des présentations, des ordres du jour et des comptes rendus de réunion.
Collaborer avec le secteur d’emploi, le service d’appui aux étudiantes et étudiants, les groupes communautaires et d’autres prestataires et partenaires clés.
Participer à des événements communautaires et à des comités pertinents, selon les besoins ou à la demande du gestionnaire.
Contribuer au maintien de relations solides avec les partenaires externes, tels que les organismes communautaires, autres prestataires de services et conférencières et conférenciers invités.
Participer à la rédaction, à la révision et au suivi des contrats, en veillant au respect des procédures et à la gestion précise de la documentation.
Compiler des rapports sur la participation aux événements, l’engagement sur les réseaux sociaux et d’autres indicateurs clés afin de favoriser l’amélioration continue du projet.
Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par le personnel de supervision.