Quality System Intern / stagiaire en qualité de conception

Boston Scientific • Montreal, QC

2d • Onsite

About The Position

The Quality Systems Administration Intern supports the Quality Management System (QMS) through structured administrative and documentation activities. Working closely with Quality Systems and cross-functional partners (e.g., R&D, Operations, and Regulatory), this role helps maintain controlled documents and records, supports training and inspection/audit readiness, and contributes to continuous improvement initiatives in a regulated medical device environment.

Veuillez noter qu’il s’agit d’un stage de 6 mois débutant dès que possible. Ce poste est idéal pour les personnes ayant récemment terminé leurs études ou étant sur le point de les achever. Il peut y avoir une possibilité de prolongation au-delà de la période initiale ainsi que des opportunités à plus long terme, mais aucune prolongation ou embauche future n’est garantie et dépendra des besoins de l’entreprise ainsi que de la performance individuelle.

À propos du poste
Le/la stagiaire en administration des systèmes qualité soutient le système de gestion de la qualité (QMS) par des activités administratives et documentaires structurées. En travaillant en étroite collaboration avec les équipes des systèmes qualité et des partenaires interfonctionnels (p. ex., R&D, opérations et affaires réglementaires), ce rôle contribue à la gestion des documents et dossiers contrôlés, au soutien de la formation et de la préparation aux inspections/audits, ainsi qu’aux initiatives d’amélioration continue dans un environnement réglementé de dispositifs médicaux.

Requirements

• Currently completing or recently completed a bachelor’s degree (or equivalent) in administration, communications, business, or a related field.
• Demonstrated strength in administrative coordination, document organization, and maintaining structured record-keeping systems.
• Excellent organizational skills and attention to detail; able to manage multiple priorities and deadlines.
• Strong written and verbal communication skills in English (ability to draft, proofread, and format professional documentation).
• Proficiency with common office tools (e.g., Microsoft Office: Word, Excel, Outlook) and comfort working in digital filing systems.
• Collaborative mindset with the ability to work effectively with cross-functional teams and provide timely status updates.
• Comfort handling confidential information with professionalism and discretion.
• Être en voie de compléter ou avoir récemment complété un baccalauréat (ou équivalent) en administration, communication, commerce ou dans un domaine connexe.
• Solides compétences démontrées en coordination administrative, organisation de documents et maintien de systèmes de gestion de dossiers structurés.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail; capacité à gérer plusieurs priorités et échéances.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais (capacité à rédiger, réviser et mettre en forme des documents professionnels).
• Maîtrise des outils bureautiques courants (p. ex., Microsoft Office : Word, Excel, Outlook) et aisance avec les systèmes de classement numériques.
• Esprit collaboratif et capacité à travailler efficacement avec des équipes interfonctionnelles tout en fournissant des mises à jour en temps opportun.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec professionnalisme et discrétion.

Nice To Haves

• Previous experience supporting administrative, documentation, or coordination activities in a regulated environment (medical devices, pharma, biotech, or similar).
• Experience building or improving documentation systems, trackers, or filing/archiving structures.
• Familiarity with Quality Management System concepts (document control, training records, audit support) and an interest in quality and compliance.
• Basic understanding of medical device environment and/or prior exposure to medical equipment/testing support.
• Strong customer-service orientation and demonstrated ability to handle inquiries professionally and resolve issues quickly.
• Exposure to EHS programs (e.g., workplace inspections, safety training coordination, ergonomics, chemical safety/WHMIS) and interest in building a safe workplace culture.
• Working proficiency in French.
• Expérience préalable en soutien administratif, en gestion documentaire ou en coordination dans un environnement réglementé (dispositifs médicaux, pharmaceutique, biotechnologie ou similaire).
• Expérience dans la création ou l’amélioration de systèmes de documentation, d’outils de suivi ou de structures de classement/archivage.
• Connaissance des concepts de systèmes de gestion de la qualité (contrôle des documents, dossiers de formation, soutien aux audits) et intérêt pour la qualité et la conformité.
• Compréhension de base de l’environnement des dispositifs médicaux et/ou expérience préalable avec l’équipement médical ou les activités de test.
• Forte orientation service client et capacité démontrée à traiter les demandes de manière professionnelle et à résoudre rapidement les problèmes.
• Exposition aux programmes EHS (p. ex., inspections en milieu de travail, coordination de formations en sécurité, ergonomie, sécurité chimique/SIMDUT) et intérêt pour le développement d’une culture de sécurité au travail.
• Maîtrise fonctionnelle du français.

Responsibilities

• Provide day-to-day administrative support for QMS processes such as document and records control, management controls, training, and EHS documentation needs.
• Maintain and organize controlled documentation and quality records (filing, digitization/archiving, version control, and retrieval support).
• Support creation, refinement, and rollout of documentation systems and trackers (e.g., logs for document status, training completion, audit actions, and key quality metrics).
• Coordinate training logistics and evidence collection (e.g., scheduling, participant lists, training records, and reminders for renewals).
• Support Environment, Health, and Safety (EHS) initiatives through administrative coordination (e.g., organizing EHS records, maintaining inspection checklists, and tracking corrective actions).
• Assist with EHS communication and compliance activities (e.g., scheduling safety trainings, preparing attendance evidence, and supporting incident/near-miss documentation and follow-up).
• Support inspection and audit readiness activities, including preparation of document packages, evidence gathering, and action-item follow-up.
• Collaborate with cross-functional stakeholders to ensure timely completion of assigned deliverables and accurate status reporting.
• Apply structured problem-solving and continuous-improvement practices to streamline administrative workflows and improve data accuracy.
• Perform other related duties as required.
• Fournir un soutien administratif quotidien aux processus du QMS tels que le contrôle des documents et des dossiers, les contrôles de gestion, la formation et les besoins documentaires en EHS (environnement, santé et sécurité).
• Maintenir et organiser la documentation contrôlée et les dossiers qualité (classement, numérisation/archivage, contrôle des versions et soutien à la récupération).
• Soutenir la création, l’amélioration et le déploiement de systèmes de documentation et d’outils de suivi (p. ex., registres du statut des documents, de l’achèvement des formations, des actions d’audit et des indicateurs clés de qualité).
• Coordonner la logistique des formations et la collecte des preuves (p. ex., planification, listes de participants, dossiers de formation et rappels de renouvellement).
• Soutenir les initiatives EHS par la coordination administrative (p. ex., organisation des dossiers EHS, maintien des listes de vérification d’inspection et suivi des actions correctives).
• Aider aux activités de communication et de conformité EHS (p. ex., planification des formations en sécurité, préparation des preuves de participation et soutien à la documentation et au suivi des incidents/quasi-accidents).
• Soutenir les activités de préparation aux inspections et audits, y compris la préparation des dossiers documentaires, la collecte de preuves et le suivi des actions.
• Collaborer avec les parties prenantes interfonctionnelles pour assurer l’achèvement en temps opportun des livrables assignés et un suivi précis de leur état.
• Appliquer des pratiques structurées de résolution de problèmes et d’amélioration continue afin d’optimiser les flux de travail administratifs et améliorer la qualité des données.
• Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Benefits

• Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance
• Access to the latest tools, information and training
• Support in progressing career
• Possibility for extension beyond the initial term
• Potential for longer-term opportunities
• Compensation will be commensurate with demonstrable level of experience and training, pertinent education including licensure and certifications, among other relevant business or organizational needs.
• Compensation for hourly, non-sales roles may also include variable compensation from time to time (e.g., any overtime and shift differential) and annual bonus target (subject to plan eligibility and other requirements).
• Compensation for salaried, non-sales roles may also include variable compensation, i.e., annual bonus target and long-term incentives (subject to plan eligibility and other requirements).
• Compensation for sales roles is governed by Sales Incentive Compensation Plan (which includes certain annual non-discretionary incentives based on predetermined objectives).
• Advancing science for life by providing a broad range of high-performance solutions that address unmet patient needs and reduce the cost of healthcare.
• Support our employees and the communities in which we operate.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Intern
• Number of Employees: 5,001-10,000 employees