Coordinateur de Programme, Bilingue - Program Coordinator - Bilingual - 18-Month Contract

Cencora•Quebec, AB

3d•CA$44,300 - CA$68,090•Onsite

About The Position

This role is in support of Cencora’s patient and provider support and pharma commercialization services in Canada marketed through our Innomar Strategies business. The Program Coordinator is responsible for performing general administrative tasks, maintaining patient records in the CRM, executing administrative tasks critical to patient progression, liaising with team members, handling faxes, labeling and attaching documents, reviewing and analyzing documents for Adverse Events, reporting Adverse Events, processing copayment requests, auditing and maintaining reports, assisting with projects, participating in training sessions, liaising with HCPs for prescription renewals, managing inbound and outbound calls, and complying with all appropriate policies, procedures, safety rules, and regulations. The role also involves welcoming patients, assisting them with the iMD education program, responding to phone and fax communications, confirming appointments, ordering office supplies and equipment, collaborating with the senior coordinator and management team for equipment ordering and installation, following up on missing medications or documents, sending forms and reports, resolving IT issues, preparing for appointments, transporting medications and supplies, maintaining the discontinued medication log, participating in monthly inventory, assisting with audits, responding to courier requests, managing the return of goods procedure, participating in temperature variation reports, contributing to health and safety reporting, archiving patient reports, supporting business sector managers with quality assurance for ISO certification, and performing other assigned duties. This is an 18-month contract position.

Requirements

High School Diploma or Post Secondary schooling preferred
Technical vocational training or equivalent combination of experience and education
3-5 years experience in a similar administrative role
Experience with the SalesForce software (or experience with a CRM system) an asset
Minimum de deux ans d’expériences dans le domaine de la santé
Capacité de travailler en autonomie dans un environnement dynamique
Capacité à changer et à acquérir de nouvelles compétences au besoin
In-depth knowledge of the Microsoft Office Suite of applications is essential
Demonstrate a willingness to change and to learn new skills
Agility to adapt to changing priorities
Strong interpersonal skills
Strong critical thinking and analytical skills
Strong organizational skills; attention to detail
Excellent problem solving skills; ability to resolve issues effectively and efficiently
Ability to represent a positive and professional image
Ability to implement processes resulting in satisfactory audit practices
Ability to work independently and in a team environment
Connaissance de l'industrie de la distribution pharmaceutique un atout
Sens aigu des affaires et des finances
Solides compétences analytiques et mathématiques
Capacité de communiquer efficacement à la fois oralement et par écrit
Compétences interpersonnelles et de leadership efficaces
Sens de l'organisation; souci du détail
Capacité à respecter les échéances de façon systématique
Excellentes aptitudes en résolution de problèmes; capacité à résoudre les problèmes de façon efficace et efficiente.
Excellentes compétences en service clientèle
Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et d'autres programmes Office

Nice To Haves

Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.
Ability to communicate effectively written and verbal, in English and in French, an asset

Responsibilities

Performs general administrative tasks such as handling the mail, typing, and maintenance of filling systems for the program.
Create and maintain patient records in the CRM by ensuring information documented are accurate and updated regularly.
Execute administrative tasks critical to the progression of patients through the Program.
Act as a liaise between other members of the team.
Handling faxes (incoming/outgoing) accordingly and timely.
Labeling and attaching documents to the CRM and program drives.
Review and analyze documents for Adverse Events.
Report Adverse Events.
As required, responsible for processing copayment requests for patients, pharmacies and/or physicians for programs offering copay assistance or concierge payments.
Audits and maintains various reports specific to his/her business location by checking for errors, inconsistencies or discrepancies; makes corrections and notifies appropriate personnel of any modifications.
Assists with a variety of scheduled and unscheduled projects occurring in the department at any given time.
Participate in product and disease training sessions, internal as well as client-driven.
Liaise with HCPs for prescription renewals via phone calls.
Manage inbound and outbound calls.
Complies with all appropriate policies, procedures, safety rules and regulations.
Performs other related duties as assigned.
Accueillir les patients qui se présentent à leurs rendez-vous, se présenter et les aider à utiliser le programme d’éducation iMD sur les IPADs de la clinique.
Répondre aux appels téléphoniques et aux communications par télécopieur.
Confirmer la date du prochain rendez-vous au moment où le patient quitte la clinique.
Commander les fournitures de bureau et l’équipement pour toutes les cliniques sous sa responsabilité et en assurer la réception.
Collaborer avec le coordonnateur principal des cliniques et avec l’équipe de gestion pour commander l’équipement pour les nouvelles cliniques, en assurer la livraison ainsi que l’installation des systèmes téléphoniques et de l’équipement.
Faire un suivi auprès des programmes et des pharmacies dans les cas de médicaments ou de documents manquants (p. ex. formulaire d’inscription, ordonnances, etc.).
Envoyer les formulaires et les rapports par télécopieur ou par courriel à la demande du personnel infirmier.
Résoudre les problèmes de TI et les problèmes connexes dans les cliniques sous sa responsabilité en collaboration avec l’équipe des TI.
Préparer les tableaux et les médicaments pour les rendez-vous de la journée suivante.
Transporter les médicaments, les échantillons de sang et les fournitures vers les autres cliniques au besoin.
Remplir le registre des médicaments discontinués avec le soutien du personnel infirmier de la clinique.
Participer à l’inventaire mensuel dans les cliniques sous sa responsabilité.
Participer à l’exécution de certaines composantes des vérifications régulières conformément aux pratiques exemplaires en soins infirmiers.
Répondre aux demandes des coursiers et gérer la procédure de retour des biens au siège social.
Participer à la rédaction des rapports de variation de température des réfrigérateurs.
Contribuer à informer la Commission de la santé et de la sécurité au travail avec l’aide du représentant de la Commission de la santé et sécurité au travail ou du gestionnaire du secteur d’affaires.
Archiver et retourner les rapports des patients autorisés à sortir au siège social.
Soutenir le gestionnaire du secteur d’affaires en ce qui concerne la qualité afin que les cliniques Innomar puissent garder leur certification ISO.
Exécuter d’autres tâches qui pourraient lui être assignées.
Peut être amené à devoir rester en disponibilité/attente dans le cadre de ce rôle.

Benefits

medical
dental
vision care
comprehensive suite of benefits that focus on the physical, emotional, financial, and social aspects of wellness
support for working families
backup dependent care
adoption assistance
infertility coverage
family building support
behavioral health solutions
paid parental leave
paid caregiver leave
variety of training programs
professional development resources
opportunities to participate in mentorship programs
employee resource groups
volunteer activities