Gestionnaire, Services de bureau et soutien juridique, Canada /Workplace Services & Legal Support Manager, Canada

Clyde & Co • Vancouver, BC

8d • Hybrid

About The Position

Relevant de la gestionnaire principale, Amérique du Nord, la Gestionnaire des services de bureau et du soutien juridique pour le Canada sera responsable de superviser la prestation des services de bureau et de soutien juridique, pour assurer une offre de haute qualité et axée sur les clients, ainsi qu’une gestion stratégique et opérationnelle des membres de son équipe au quotidien. De plus, elle agira à titre de personne-ressource clé en ce qui a trait à l’excellence opérationnelle. En outre, elle devra directement superviser la mise en œuvre et la gestion d’une variété de fonctions et de processus administratifs, d’installations, d’activités de bureau, de plans liés à la capacité, et de politiques et de procédures sur la santé et la sécurité. Elle agira à titre de point de contact de l’organisation pour les prestataires de services et fournisseurs externes dans les bureaux de Clyde & Cie de la région. La personne titulaire du poste devra chapeauter la structure canadienne de soutien juridique, en exerçant un rôle de supervision et en définissant une orientation précise. Elle devra aussi contribuer à la détermination des besoins en dotation et à l’élaboration de plans, de stratégies, de procédures et de programmes qui favorisent une prestation harmonisée et continue de services aux avocat·e·s et aux parajuristes. Une présence de 3 jours par semaine au bureau est requise; le reste de la semaine en télétravail, si désiré.

Requirements

• Bilinguisme (français et anglais) : solides compétences en communication orale et écrite.
• Diplôme universitaire en administration ou en gestion, ou l’équivalent (ce qui pourrait correspondre à une combinaison de formations et d’expériences).
• Excellentes compétences en communication et capacité d’établir rapidement des relations de confiance avec les membres du personnel de tous les échelons.
• Expérience en gestion de services ou dans un rôle connexe, avec une connaissance approfondie des activités d’exploitation d’un bureau et des principes du service à la clientèle.
• Expérience pertinente minimale de 2 à 3 ans dans un rôle de gestion au sein d’un environnement de services juridiques ou professionnels.
• Sens de l’organisation, efficience et capacité d’établir des priorités, de gérer sa charge de travail et de travailler sans supervision.
• Expérience dans la gestion de multiples parties prenantes et capacité de mener des changements.
• Capacité d’organisation de priorités en conflit, attention aux problèmes potentiels et capacité de remettre en question des pratiques de travail.
• Capacité d’adopter les changements organisationnels.
• Capacité de faire preuve de confidentialité et de discrétion, de gérer les préoccupations adéquatement et d’y répondre efficacement.
• Capacité de diriger et de motiver les gens et d’assurer leur développement personnel.
• Souci du détail et attentes parmi les plus élevées envers la qualité.

Responsibilities

• Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et du Soutien juridique, et veiller à ce que tous les services soient fournis de façon efficiente et à ce qu’ils répondent aux normes organisationnelles.
• Gérer et diriger une équipe de membres sur place (chefs d’équipe du soutien juridique, adjoint·e·s à la pratique, parajuristes, coordonnateur·trice·s des services de bureau, gestionnaire de bureau), en leur offrant des lignes directrices et de la formation pour renforcer la qualité des services et le perfectionnement des membres du personnel.
• Élaborer et mettre en place des politiques et procédures relatives à la prestation des services de bureau et de soutien juridique, en conformité avec la réglementation et les pratiques exemplaires connexes.
• Cultiver de solides relations avec le personnel et les autres parties prenantes, en répondant aux préoccupations, en résolvant les problèmes et en assurant une haute qualité de satisfaction client.
• Tisser des relations et communiquer de façon proactive avec les avocat·e·s et les parajuristes pour connaître les exigences, les ententes sur le niveau de service (ENS) et les indicateurs de rendement clés (IRC) propres à chaque client, ainsi que pour assurer une gestion et une administration réussies des ressources de soutien aux groupes de pratiques.
• Veiller à ce que l’ensemble des mesures de contrôle et des processus sur les plans financier et budgétaire soient pris en charge et respectés, conformément aux politiques et procédures applicables du cabinet.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Approvisionnement sur les contrats de groupe et contribuer aux négociations de contrat en vue de l’amélioration des relations avec les entrepreneurs et de l’obtention des meilleurs prix.
• Superviser et gérer les adjoint·e·s administratif·ve·s, créer des échéanciers, allouer des ressources et suivre les progrès vers l’atteinte des objectifs.
• Gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs de services (nettoyage, entretien, poste, approvisionnement, etc.).
• S’assurer que le cabinet reçoit des services de haute qualité de façon rentable.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes responsables pour gérer les projets de mesure et de planification de la capacité des bureaux.
• Collaborer de près avec les autres équipes du cabinet afin de coordonner les services et de contribuer aux objectifs organisationnels, avec une communication harmonieuse.
• Participer au processus de recrutement et de sélection des membres d’équipe.
• Encadrer les membres d’équipe dans le processus de gestion du rendement en établissant des attentes claires et en veillant à ce qu’elles soient comprises, ainsi qu’en donnant régulièrement de la rétroaction sur le rendement par rapport à ces attentes.
• Prendre en charge le processus d’amélioration du rendement et constamment saisir les occasions de développement, selon les besoins.
• Passer en revue les processus et la prestation des services, en déployant des améliorations et de nouveaux services au besoin.
• Renforcer et gérer les services actuellement fournis et envisager de futures mises à jour en fonction de l’évolution des technologies et des besoins changeants de nos clients et de notre cabinet.
• Assurer la conformité totale des équipes à nos politiques et à nos procédures (relativement à la conformité, aux normes ISO, aux finances, etc.) et communiquer avec les équipes centrales au besoin.

Benefits

• Flexibilité de travail hybride
• Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle
• Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.
• Assurance invalidité complète – Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié.
• Primes de recommandation
• Mentorat et développement de carrière
• Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.
• Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Manager
• Education Level: Associate degree