Gestionnaire de bureau / Office Manager

Reinsurance Group of America, Incorporated • Montreal, QC

35d

About The Position

You desire impactful work. You’re RGA ready RGA is a purpose-driven organization working to solve today’s challenges through innovation and collaboration. A Fortune 200 Company and listed among its World’s Most Admired Companies, we’re the only global reinsurance company to focus primarily on life- and health-related solutions. Join our multinational team of intelligent, motivated, and collaborative people, and help us make financial protection accessible to all. Collaborer à l’échelle de l’entreprise pour soutenir, faciliter et améliorer l’expérience des employés et offrir un service efficace et personnalisé au bureau et un soutien en gestion de bureau.

To collaborate across the business to support, enable, and enhance employee experiences and provide friendly and effective front office service and office management support.

Requirements

• Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études générales (GED) requis
• Baccalauréat ès arts/sciences (BA/BS) préférable
• 10+ années d’expérience en gestion de bureau, de préférence avec une équipe de plus de 100 personnes, requises
• Compétences dans la suite MS Office, notamment PowerPoint, Word et Excel. - Compétences techniques – Niveau de compétence intermédiaire requis
• Communication écrite et orale - Compétences techniques - Niveau de compétence intermédiaire requis
• Le bilinguisme est requis en français et anglais. La connaissance de l’anglais est requise afin de communiquer avec des équipes, parties prenantes et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour travailler avec des documents en anglais.
• Établissement et gestion de relations – Compétences comportementales – Niveau avancé requis
• Le bilinguisme est requis en français et anglais. La connaissance de l’anglais est requise afin de communiquer avec des équipes, parties prenantes et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour travailler avec des documents en anglais.
• Intégrité, confidentialité et responsabilité – Compétences comportementales – Maîtrise avancée requise
• Compétences en résolution de problèmes - Compétences comportementales - Niveau de compétence intermédiaire requis

Nice To Haves

• Bachelor’s Degree in Arts/Sciences (BA/BS) preferred

Responsibilities

• Gestion des bureaux : S’assurer que les fournitures de bureau sont commandées, que les niveaux de stock sont maintenus et que les coûts sont maîtrisés. Organiser tous les événements de restauration internes ou externes pour le personnel et/ou les clients. S’assurer que le bureau est nettoyé et entretenu, y compris le nettoyage des tapis de bureau. Veiller à ce que des mesures de lutte antiparasitaire appropriées soient en place. Coordonner le ramassage des déchets et du recyclage.
• Achats de fournitures de bureau : p. ex., meubles, imprimantes, etc., et s’assurer que les meubles et l’équipement sont toujours en bon état de fonctionnement. S’assurer que des contrats de maintenance sont en place et que la maintenance nécessaire est effectuée pour la climatisation, les imprimantes, les commandes incendie, etc
• Gérer et assurer la maintenance de tout déménagement ou modification de bureaux, c’est-à-dire le déplacement du personnel et des postes de travail. Communiquer et tenir le personnel informé des questions relatives au bureau. Adopter une philosophie de « concierge d’employés » / d’expérience client positive dans les fonctions de réception et de gestion de bureau
• Coordonner les principales actions et exigences en matière de santé et de sécurité au travail (SST). Coordonner les initiatives de bien-être et de SST, notamment le programme de massothérapie pour les employés, les vaccinations, les responsables de la sécurité incendie et les premiers répondants.
• Communiquer avec le gestionnaire des risques concernant la procédure de continuité des activités pour faciliter sa mise en œuvre.
• Gestion bâtiment – Contact : Entretien du bâtiment : S’assurer que les gestionnaires du bâtiment maintiennent un bâtiment propice à un environnement de travail acceptable. Coordonner les ententes de bail au besoin.
• Gestion de l’expérience des employés : rechercher des solutions novatrices pour soutenir et mobiliser les employés afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes et ainsi permettre à RGA de donner le meilleur d’elle-même ! Collaborer avec les parties prenantes internes et l’équipe des RH dans l’ensemble de l’organisation sur des projets et des initiatives d’engagement des employés. Coordonner les événements de responsabilité sociale et d’entreprise. Soutenir et coordonner la mise en œuvre des actions, des événements et des activités connexes du comité sur la DEI, le bien-être et la responsabilité sociale, en partenariat avec les parties prenantes de l’entreprise et les RH. Offrir un soutien au programme d’intégration en partenariat avec les RH afin de créer une expérience d’intégration attrayante et positive pour les nouvelles recrues. Suivre et communiquer les principaux indicateurs de rendement le cas échéant.
• Fonctions relatives à la gestion du personnel : responsable de la direction, de l’aide, de la supervision et du suivi des travaux du personnel administratif. et s’assurer que les services de haute qualité répondent aux attentes. Doit former et préparer le groupe à répondre aux besoins de l’entreprise. Devrait évaluer régulièrement la performance afin de mesurer la qualité des services offerts. De plus, la gestion du rendement et le renouvellement des contrats d’équipe relèvent de cette responsabilité.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Manager
• Education Level: High school or GED
• Number of Employees: 501-1,000 employees