Gestionnaire de bureau | Office Manager

Service Corporation International•Montreal, QC

4d•Onsite

About The Position

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates. Diriger et coordonner les opérations d’une maison funéraire, d’un cimetière ou d’un crématorium. Assurer la qualité des services et des produits, pour satisfaire les besoins des familles clientes, pour maximiser les profits prévus au budget de la succursale et maintenir une atmosphère positive pour les employés. Manages and coordinates the operational activities of a funeral home, cemetery and/or crematory operation. Ensures the highest quality services and products, to satisfy the need of any client family, to maximize budgeted profit plans for the location, and maintain a positive employee relations atmosphere.

Requirements

Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
Deux (2) ans d’expérience en tenue de livres, en administration générale, en comptabilité et comptes fournisseurs.
Maîtrise solide de l’informatique, d’une machine à écrire, de MS Office, des courriels, d’internet et des outils de bureau de base.
Excellentes compétences de communication écrite et verbale.
Grand sens de la compassion, de l’intégrité et de la confidentialité.
Capacité à résoudre des problèmes.
Capacité à faire des tâches multiples et à établir ses priorités.
Avoir une attention au détail.
Être flexible et être capable de travailler à un bon rythme.

Nice To Haves

Diplôme ou formation d’un collège ou une école technique, de préférence

Responsibilities

Supervision de la comptabilité
Collecter tous les comptes fournisseurs
Vérifier et payer toutes les factures et les comptes
Gérer les factures et les dépôts
Maintenir le compte de petite caisse et s'assurer du bon roulement selon les politiques et les procédures de l'entreprise.
Rapprochement de comptes.
Chèques d'avance de fonds.
Demandes de chèque « Same Day Check »
Dépôts à la banque
Vérification des rapports de dépenses
Suivre les Autorisations de dépenses d’investissements (CEAs)
Activités d’opérations
Faire les commandes de fournitures de bureau et effectuer l’inventaire.
Coordonner les commandes et la réception de toute marchandise incluant les souvenirs et les cercueils et maintenir les stocks de voûtes, de marqueurs, d’urnes et de cercueil.
Superviser les procédures d’installation des commandes funéraires auprès des départements de terrains et d'entretien.
Fournir un soutien à direction de la succursale pour s'assurer que tous les contrats et les demandes sont complétés dans un délai raisonnable avec la documentation adéquate.
Remplir des rapports de funérailles ou de cimetière et les archiver adéquatement.
Fournir un soutien au département des Ventes au besoin, compréhension de JD Powers.
Assurer le respect de toutes les politiques et procédures de l’Entreprise, incluant : Les vérifications fiscales (SOX), Les formations de l’Université Dignité (DU), Les vérifications de formations d'enterrement (IVT), Les « Day Sales Outstandings (DSO) » en lien avec les finances et l’administration
Aider à la préparation ou à la supervision de tout formulaire concernant les funérailles ou le cimetière.
Vérifier les feuilles de temps et appliquer les politiques et les procédures de l'entreprise.
Appliquer les procédures de ressources humaines locales incluant les documents d’embauche, la vérification de permis de ventes de préarrangements, la gestion du dossier de l’employé et autre documentation confidentielle.
Effectuer les rencontres d’orientation aux nouveaux employés.
Produire un rapport mensuel de la succursale et un rapport de classement des indicateurs de performance clés.
Maintenir à jour les dossiers des véhicules et les permis.
Traiter les rapports de dépenses.
Mettre à jour la Liste de prix générale.
Faire fonctionner le système d'alarme et connaitre les codes et les procédures du système.
Aider lors des services funéraires et avec les présentations « Honneur & Mémoires », au besoin.
Coordonner les activités quotidiennes avec l’unité d’affaires et les autres départements.
Former les employés à l'application des politiques et procédures de l'entreprise.
Servir la clientèle et les familles avec professionnalisme et compassion.
Maintenir les dossiers clients à jour.
Mettre à jour le site web de l’entreprise, publier les avis de décès sur le site et dans les journaux.
Offrir un environnement de travail collaboratif et productif pour assurer la croissance et l’épanouissement de l'entreprise et ses employés, procurant un sentiment de fierté et d'appartenance, menant à surpasser les attentes.
Agir avec solidarité pour enrichir l'environnement de travail.
Se servir des commentaires de la clientèle en collaboration avec le département des Ventes pour améliorer l'administration locale et accroître la performance des employés.
Exécuter d'autres tâches requises.