Executive Assistant

CDPQ Infra•Montreal, QC

24d•Onsite

About The Position

Filiale exclusive de la Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra agit à titre de donneur d’ouvrage et de maître d’oeuvre pour de grands projets d’infrastructures publiques. Nous assumons la responsabilité de toutes les phases des projets : conception, planification, financement, développement de projet, stratégie d’approvisionnement, réalisation et exploitation. CDPQ Infra est notamment responsable du déploiement du Réseau express métropolitain (REM) dans le Grand Montréal et de la mise en œuvre du projet TramCité à Québec. CDPQ Infra est aussi membre du groupe Cadence, qui a remporté l’appel d’offres du gouvernement fédéral pour le projet de train à grande vitesse Alto dans le corridor Québec-Toronto. Sommaire du rôle En relevant de la Première vice-présidente, Cheffe des services d’entreprise, performance et secrétariat, la personne titulaire du poste joue un rôle clé de soutien administratif et professionnel. Elle contribue à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’équipe en maintenant des relations de qualité, fondées sur la courtoisie et le professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant activement la collaboration et le travail d’équipe. Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire assume un éventail de responsabilités, incluant la réalisation de tâches administratives variées, la coordination et la gestion de certains projets, la révision et la correction de documents, le traitement de dossiers administratifs ainsi que l’organisation de réunions. La titulaire du poste apporte également un soutien administratif à l’équipe Talents et culture.

Requirements

Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration
Sept (7) d’expérience dans un rôle similaire
Excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office

Nice To Haves

Connaissance et fascination des nouvelles technologies (un atout)

Responsibilities

Gérer et optimiser l’agenda de la direction
Filtrer, prioriser et traiter les courriels, appels et correspondances
Rédiger, réviser et assurer la qualité de la correspondance professionnelle
Organiser les rencontres et agir comme intermédiaire entre la direction et les parties prenantes internes et externes
Assurer la gestion des communications du comité de direction des services d’entreprise (classement, accusés de réception, suivis)
Identifier, prioriser et traiter les situations urgentes des membres de la direction, avec rigueur dans les suivis
Accéder aux feuilles de temps des relevant direct de la PVP et valider l’imputation des heures selon les projets
Collaborer avec les membres du comité de direction des services d’entreprise pour répondre à divers besoins administratifs ponctuels
Agir comme point de contact pour les processus administratifs et les bonnes pratiques de CDPQ Infra, et en assurer la diffusion au sein des équipes
Gérer la carte de crédit du département, suivre les dépenses et en assurer la réconciliation dans Concur
Assurer la relation avec les fournisseurs (factures, états de compte, paiements) et en faire le suivi dans les outils appropriés (incluant Excel)
Administrer les demandes et conventions d’achat dans Dynamics et en assurer le suivi
Assurer le suivi budgétaire (incluant les courus de fin de trimestre, les dépenses et les prévisions)
Organiser les déplacements des membres du comité de direction en collaboration avec l’agence de voyage et veiller à la conformité des approbations dans Concur
Rédiger les comptes rendus des réunions du comité de direction et assurer le suivi des actions