Coordinator, Intake and Conflicts

Borden Ladner Gervais LLP (BLG)•Montreal, QC

24d

About The Position

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Purpose of the Role The Intake and Conflicts Department is a national team within the Matter Life Cycle group with staff in each office who provide advice and practical support to all members of the Firm. Our mission is to provide best in class services that are client focused. We provide a range of services including reporting conflict search results, opening new clients/matters, creating and maintaining Confidentiality Screens and completing the conflict steps necessary when professionals move to our firm. We have extended hours for those requiring urgent conflicts search results before the next business day. Description du poste L’équipe nationale Acceptation des mandats et gestion des conflits fait partie du groupe Gestion du cycle de vie des dossiers; elle est répartie dans tous les bureaux de BLG et fournit des conseils et un soutien concret à l’ensemble du cabinet. Elle a pour mission d’offrir des services de premier ordre selon une approche axée sur le client, de la recherche sur les conflits à l’ouverture de nouveaux dossiers clients ou mandats, en passant par la mise en place et le maintien de cloisons de confidentialité et l’application de la procédure nécessaire quand une nouvelle personne entre au service du cabinet. L’équipe offre un service après les heures normales de bureau de façon à traiter les demandes de recherche de conflits urgentes pour le jour ouvrable suivant.

Requirements

Understanding of the law, duties and regulations of a lawyer/client relationship.
Knowledge of conflict of interest process and general principles
Excellent interpersonal, organization, communication, and time management skills.
Strong problem solving and decision making skills with the ability to assess situations objectively in a time sensitive environment.
Experience in database searching and interpreting data.
Ability to work independently within a team environment, follow instructions with minimal supervision and take initiative
Ability to work well under pressure
Able to set own priorities to meet tight deadlines
Availability to work overtime, when necessary
Detail-oriented individual with strong proofreading skills
Excellent multi-tasking skills
Minimum three years of experience in a legal environment preferred; or any equivalent combination of training, education, and experience that demonstrates the ability to perform the duties of the position.
Compréhension du droit, des obligations et des règlements inhérents à la relation avocat·e-client
Connaissance du processus de vérification de conflits d’intérêts et de ses principes généraux
Excellentes aptitudes en ce qui concerne les relations interpersonnelles, l’organisation, la communication et la gestion du temps
Solides aptitudes pour ce qui touche la résolution de problèmes et la prise de décision, conjuguées à la capacité à évaluer des questions pressantes avec objectivité
Expérience en recherche dans les bases de données et en interprétation des résultats
Aptitude à travailler de façon autonome au sein d’une équipe, à suivre des directives moyennant peu de supervision et à faire montre d’initiative
Capacité à travailler efficacement sous pression
Aptitude à établir ses propres priorités de façon à respecter des délais serrés
Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin
Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
Grande capacité à mener plusieurs tâches de front
Au moins trois ans d’expérience dans le milieu juridique ou combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience qui démontre une capacité à remplir les fonctions liées au poste

Nice To Haves

Bilingual in English/French would be an asset
Proficient in office software: MSWord, Excel, Adobe Acrobat, MS Outlook
Knowledge of Intapp Open Conflicts and Intake; CMS Aderrant; Progress; World-Check would be an asset
Experience with Intellectual Property law would be an asset
Bilinguisme (anglais/français), un atout
Maîtrise de logiciels de bureau : Word, Excel, Outlook et Adobe Acrobat
Connaissance d’Intapp Open (modules Acceptation des mandats et Conflits), de CMS Aderant, de Progress et de World-Check, un atout
Expérience dans le domaine du droit de la propriété intellectuelle, un atout

Responsibilities

Perform conflict searches, analyze results and provide potential match data to professionals
Set up and maintain confidentiality screens
Review of client/matter intake requests for compliance of firm protocols
Perform new business conflict searches, analyze results and provide potential match data to professionals
Monitor Team’s central mailbox and direct inquiries to the appropriate group and provide a high level of customer support
Provide “on call” support for designated weeks (one week approximately every two months)
Perform lateral hire on-boarding procedures for new professionals and staff
Perform ongoing maintenance of existing business (client name change, reopening, additional parties)
Review and recording of new engagement letters
Review of Know Your Client information
Complete new business intake procedures
Perform due diligence checks for new clients
Exécuter d’autres tâches au besoin.
Effectuer des recherches de conflits, analyser les résultats et signaler aux professionnel·les les conflits potentiels.
Mettre en place et maintenir des cloisons de confidentialité.
Examiner les demandes d’acceptation de mandats ou de nouveaux dossiers clients afin d’assurer la conformité aux protocoles du cabinet.
Effectuer des recherches de conflits pour de nouveaux clients, analyser les résultats et signaler aux professionnel·les les conflits potentiels.
Surveiller la boîte de réception commune de l’équipe, acheminer les demandes aux bonnes personnes et procurer du soutien de haut niveau.
Assurer un soutien sur demande certaines semaines (une semaine tous les deux mois à peu près).
Suivre les procédures d’intégration lors de l’embauche latérale de professionnel·les et de membres du personnel.
Effectuer régulièrement des mises à jour pour les clients existants (changement de nom, réouverture, nouvelles parties).
Passer en revue et consigner les nouvelles lettres-mandats.
Vérifier les renseignements relatifs à la connaissance du client.
Suivre les procédures d’acceptation de nouveaux mandats.
Procéder à des vérifications diligentes concernant les nouveaux clients.