Assistant administratif

Raymond Chabot Grant Thornton•Town of Mount-Royal, QC

19h•Hybrid

About The Position

Être heureux, ça passe par un travail stimulant, un environnement épanouissant et une équipe motivante! Faites progresser votre carrière et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous : Programme d’assurance collective compétitif et flexible; REER collectif avec contribution de l’employeur; Service de télémédecine et programme d’aide aux employés et à la famille (Dialogue); Programme de santé et mieux-être; Environnement de travail flexible; Prime de recommandation de nouveaux employés; Prime supplémentaire d’assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu’à 23 semaines; Rabais corporatifs. Venez découvrir pourquoi, chez Raymond Chabot Grant Thornton, le bonheur se cultive au quotidien! Au bureau de ville de Mont-Royal, le bonheur au travail se cultive au quotidien, à travers des gestes simples mais significatifs : des espaces de travail agréables, des moments de convivialité, une écoute attentive et une reconnaissance sincère des efforts de chacun.

Requirements

DEP or AEC or DEC in office administration
5 years of relevant experience
Excellent command of French and English, both spoken and written. English proficiency is required as clients and many files handled at the Town of Mount Royal office are predominantly English‑speaking, and the role involves frequent communication in that language
Ability to work in a team and manage multiple files simultaneously
Demonstrated skills in organization, coordination, autonomy, speed, precision, and discretion
Ability to work under pressure and manage stress
Strong knowledge of MS Office Suite and specialized software
Ability to manage priorities
Capacity and willingness to adhere to a hybrid work schedule (3 days onsite)

Nice To Haves

Experience in a professional services firm, a strong asset
Ability to quickly learn and use new technological tools
Excellent customer service skills and sound professional judgment

Responsibilities

Procéder à l’ouverture des comptes clients et projets en appliquant le processus rigoureux de vérification des conflits d’intérêts
Préparer la facturation à partir de l’information reçue et la finaliser
Effectuer la production, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société
Assurer la gestion et le classement des documents, incluant les demandes de signature
Communiquer avec les clients (courriels et appels au besoin)
Assister les associés dans le suivi des agendas
Préparer et traiter les rapports de frais
Assurer le suivi des demandes reçues et établir les priorités selon les urgences
Soutenir l’organisation des activités d’équipe et les communications internes
Travailler en synergie avec les collègues du soutien administratif pour faciliter les échanges d’information et optimiser les processus