Asociado/a de Adquisiciones (Abierto a candidatos internos y externos)

UNDP•Panama City, FL

3d•Onsite

About The Position

El/La Asociado/a de Adquisiciones conducirá y ejecutará los procesos de adquisición de bienes, contratación de servicios, contratos de obras y logística previstos en el Plan de Adquisiciones del proyecto 1005658, “Latidos del barrio: Cultura que transforma comunidades”. El puesto tiene como objetivo garantizar que las adquisiciones se realicen de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos del PNUD. La función incluye apoyar la elaboración, actualización y seguimiento del Plan de Adquisiciones; preparar o revisar términos de referencia; investigar el mercado y preseleccionar proveedores; y ejecutar procesos competitivos o directos según corresponda. También comprende coordinar invitaciones, publicaciones, consultas y conferencias previas; recibir ofertas; organizar evaluaciones imparciales y confidenciales; documentar resultados; comunicar decisiones y preparar órdenes de compra o contratos. La persona titular revisará el avance de los procesos asignados, informará semanalmente a la Unidad Coordinadora del Proyecto y apoyará el seguimiento de contratos adjudicados. Además, recopilará lecciones aprendidas y contribuirá al intercambio de conocimientos y al desarrollo de capacidades del personal y los socios del proyecto, incluyendo capacitaciones, sesiones informativas y la difusión de buenas prácticas. El puesto está asignado al proyecto 1005658 y se desempeña bajo la supervisión del/de la Coordinador/a de Proyecto. Tiene sede en las oficinas del PNUD en Costa del Este, Ciudad de Panamá. Si se requieren desplazamientos a los territorios priorizados, el proyecto cubrirá movilización, hospedaje y alimentación conforme a sus procedimientos.

Requirements

Educación secundaria completa.
Mínimo siete años de experiencia comprobada en adquisiciones y contrataciones vinculadas a proyectos de inversión pública si se cuenta con educación secundaria completa, o cuatro años si se cuenta con licenciatura completa.
Experiencia en el manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Teams) y Zoom.
Fluidez en español.

Nice To Haves

Estudios universitarios completos de licenciatura en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Logística, Contabilidad, Ingeniería Civil, Ingeniería Industrial o carreras afines; se consideran favorables, pero no son requisito.
Certificación CIPS de nivel 3, muy deseable. Si no se tiene al momento de la contratación, deberá obtenerse dentro del año siguiente a la contratación; una certificación CIPS de nivel inferior ofrece una ventaja proporcional.
Experiencia en preparar expedientes técnicos, términos de referencia, bases, cuadros de evaluación y otros documentos de procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios.
Experiencia en comparación de precios, matrices de evaluación y otros documentos requeridos en procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios.
Experiencia en formular, implementar y dar seguimiento a planes de adquisiciones.
Experiencia en gestionar y dar seguimiento al cumplimiento de contratos.
Experiencia en implementar procesos de adquisiciones conforme a metodologías de organismos internacionales y del PNUD.
Nivel básico de lectura y escritura en inglés; es deseable y no excluyente.

Responsibilities

Apoyar la elaboración, actualización y seguimiento del Plan de Adquisiciones junto con el proyecto, determinando los procedimientos y métodos adecuados para cada proceso.
Preparar términos de referencia para las adquisiciones del proyecto, y revisar y proponer ajustes a los elaborados por las unidades solicitantes.
Investigar el mercado, identificar y precalificar proveedores potenciales según las necesidades del Plan de Adquisiciones.
Ejecutar procesos de solicitud de cotizaciones (RFQ), solicitud de propuestas (SDP), invitación a licitación (ITB), consultorías, contrataciones directas y otros procesos conforme a la normativa aplicable.
Gestionar las actividades de cada proceso, incluida la revisión de términos de referencia, solicitud de cotizaciones, envío de invitaciones y publicación por los canales establecidos.
Coordinar conferencias previas cuando sean necesarias, recibir ofertas y atender oportunamente las consultas de proveedores.
Organizar paneles de evaluación y velar por la imparcialidad, la gestión de conflictos de interés y la confidencialidad; preparar actas y recomendaciones basadas en las matrices de evaluación.
Comunicar los resultados a los proponentes y preparar órdenes de compra o contratos del PNUD, según corresponda.
Revisar periódicamente los procesos asignados y cumplir los plazos acordados.
Informar oportunamente a la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre avances o situaciones que puedan causar retrasos, y presentar informes semanales de progreso de los procesos pendientes.
Apoyar a la Unidad Coordinadora del Proyecto en el seguimiento de los contratos adjudicados.
Recopilar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.
Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto.
Apoyar actividades de desarrollo de capacidades, incluido el diseño y entrega de herramientas, materiales de taller o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
Apoyar la difusión e intercambio de datos y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional; mantenerse al tanto de buenas prácticas nacionales, regionales e internacionales pertinentes.
Contribuir a redes de conocimiento y comunidades de práctica, y apoyar la recopilación, sistematización y difusión de conocimientos, productos y herramientas del proyecto entre los socios.
Realizar otras funciones dentro de su perfil funcional que sean necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.