Administrateur(trice) de location et de site / Leasing & Site Administrator

BGO Real Estate•Montreal, QC

56d

About The Position

Nous proposons une occasion passionnante de rejoindre la toute communauté de location résidentielle de BentallGreenOak. Nous sommes à la recherche d’une personne axée sur le détail pour se joindre à notre équipe chez Le Mille Neuf. Le(la) candidat(e) retenu(e) supervisera les responsabilités administratives liées à la signature de contrats de location et à l’emménagement, soutiendra la location au besoin et assurera une expérience d’emménagement supérieure pour chaque résident. Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.

Requirements

Expérience – Au moins deux ans d’expérience en forte activité de vente, en service à la clientèle, en immobilier, en hôtellerie ou en marketing.
Formation – Diplôme d’études secondaires requis, diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, souhaité.
Compétences relationnelles – Doit posséder des aptitudes exceptionnelles pour la communication et les relations interpersonnelles, et de manière générale, aimer interagir avec le public.
Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) nécessaire pour travailler avec des équipes à travers le Canada
Compétences organisationnelles et multitâches – Esprit d’initiative, agilité, créativité et souplesse. Grand souci du détail et résolution de problèmes requis.
Compétences informatiques – Compétences avancées avec Excel, Word, Outlook et maîtrise de Yardi.
Disponibilité – Faire preuve de flexibilité en matière d’heures de travail. Du travail en soirée ou pendant les fins de semaine sera requis.
Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Responsibilities

Assumer toutes les responsabilités administratives associées au traitement des demandes et à l’administration des baux, en utilisant la technologie en ligne et le logiciel Yardi.
Tenir à jour les renseignements sur les résidents reçus en conformité avec les règles et règlements sur la protection de la vie privée.
Maintenir de bonnes relations avec les résidents; traiter et documenter les plaintes des résidents, ainsi que toute situation d’urgence qui peut se produire dans la communauté.
Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de communauté pour traiter les changements apportés aux résidents, aux occupants, aux garants et autres questions administratives.
S’assurer que tous les dépôts sont payés et déposés en temps opportun et entrés dans les comptes appropriés de la base de données de la gestion immobilière.
Aide à la préparation de l’arrivée des résidents et du trousseau de clés, en plus d’assurer la coordination de l’emménagement et du déménagement.
Mener des inspections d’emménagement, de déménagement et de roulement de la suite.
Attribuer le stationnement pour les résidents, le stationnement pour les visiteurs et les casiers.
Administration des sous-locations, des affectations et des avis de résiliation.
Préparer et envoyer des rappels concernant le loyer, effectuer des appels téléphoniques de suivis ou aller cogner à la porte des clients concernés.
Corriger tout problème pouvant survenir chez les résidents et le signaler, au besoin.
Fournir un soutien administratif sur demande.
Maintenir une aire de bureau ordonnée.
Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les résidents potentiels qui se présentent, les demandes de renseignements par courriel et les appels.
Effectuer des visites de la propriété et des suites avec les résidents potentiels. Vendre la valeur de la propriété et ses caractéristiques pour obtenir un engagement à louer au besoin.
Évaluer les résidents potentiels afin de déterminer leurs besoins.
Accueillir les nouveaux résidents et offrir une orientation complète dans la mesure du possible.
Surveiller quotidiennement le parcours de visite pour s’assurer que les zones communes et les suites sont propres et conformes aux normes.
Connaître toujours de manière détaillée l’inventaire des suites.
Inspecter la disponibilité de la suite à venir avant de la présenter aux résidents potentiels, au besoin.
Informer le personnel concerné de toute lacune ou de tout problème noté dans le bâtiment ou sur la propriété qui nécessite une attention particulière.
Aider les clients potentiels à remplir leur demande, au besoin.
Fournir un service à la clientèle supérieur aux clients internes et externes en identifiant et en comprenant les besoins des autres.
Agir avec intégrité et démontrer son soutien à nos valeurs fondamentales.
Favoriser un fort sentiment d’appartenance à la communauté.
Garder le cap sur l’amélioration de l’expérience client.
Répondre aux demandes par téléphone et par courriel.
Communication courtoise et rapide avec les résidents, les membres de l’équipe et la direction.