Administrateur de magasin (Adjoint administratif)

Shoppers Drug Mart•Saint-Félicien, QC

5d•Onsite

About The Position

Join a locally owned and operated store to help deliver health, beauty and convenience services in your community, and keep the customer at the centre of everything you do. Why this role is important? RÉSUMÉ : Gérer les fonctions liées à la comptabilité au sein du magasin en prenant en charge les ventes, les stocks, la paie, les rapports relatifs aux avantages sociaux et d’autres exigences financières afin d’atteindre les objectifs financiers du ou des magasins.

Requirements

Au moins 2 ans d’expérience en comptabilité ou une formation postsecondaire en comptabilité.
Bonne compréhension des méthodes de travail connexes et capacité à s’adapter aux diverses tâches.
Maîtrise des feuilles de calcul MS et compétences de base en pour préparer des documents et produire des rapports.
Compétences reconnues en matière de gestion du temps : capacité à planifier, à établir et à assigner des priorités de travail pour atteindre les objectifs de rendement.
Faculté d’adaptation pour définir et prioriser le travail en fonction de diverses exceptions.
Capacité à travailler avec diverses personnalités aux styles variés.
Capacité à communiquer oralement et par écrit avec le groupe d’acteurs et les personnes.
Souci du détail et sens aigu des affaires pour les chèques et les soldes détaillés en place.
Sens des affaires : connaissance des lignes directrices, des principes et des procédures comptables.

Nice To Haves

Grand esprit d’initiative et un très bon sens de jugement afin d’organiser et de prioriser les tâches, de déléguer la charge de travail et de collaborer avec les autres.

Responsibilities

Vérifier les bordereaux de livraison en les comparant avec la facture autorisée et vérifier qu’elles se trouvent dans le registre de réception des marchandises.
Traiter les factures pour le paiement selon le mode de paiement du fournisseur.
Repérer tout écart entre le coût de la facture et la quantité de la commande et traiter les écarts au-dessus du seuil prescrit avec le pharmacien propriétaire, le gérant du magasin ou le fournisseur.
Passer en revue les relevés hebdomadaires de SDM/PHX pour le paiement des factures, les transferts entre magasins et les frais d’entreprise.
Répartir périodiquement les frais payés au moyen de la carte de crédit du magasin.
Traiter les paiements entre magasins.
Remplir le formulaire de configuration dd tous nouveaux fournisseurs fréquemment utilisés aux fins de traitement centralisé.
Interfacer/saisir les frais et les paiements des dossiers de compte dans les comptes clients, en s’assurant que les totaux du système des comptes clients correspondent aux totaux validés dans les systèmes de caisses.
Traiter et concilier tous les ajustements apportés au livre auxiliaire des comptes débiteurs.
Tenir à jour et passer en revue le rapport les comptes clients âgés à chaque période et faire le suivi des activités de recouvrement.
Effectuer le rapprochement des réclamations des fournisseurs sur une base périodique et les soumettre au bureau central, au besoin, à chaque période avant la date d’échéance.
Configurer les comptes clients et la facturation pour les comptes clients entre magasins.
Produire et distribuer les relevés des comptes clients sur une base mensuelle/périodique.
Tenir à jour les profils de clients pour les nouveaux clients et les clients existants et s’assurer que tous les comptes clients sont associés au bon numéro de compte.
Concilier les détails des ventes de la caisse quotidiennement.
Déterminer si un manque ou un surplus de caisse s’est produit et enquêter afin de déterminer la cause de tout manque ou surplus.
Veiller à ce que les dépôts quotidiens soient correctement enregistrés dans le compte bancaire en temps opportun pour l’argent comptant et les TEF.
Vérifier l’attribution des dépenses pour s’assurer que les montants sont portés aux bons comptes.
Passer en revue les feuilles de temps par rapport à l’affichage de la paie et aviser le gestionnaire de tout écart.
S’assurer que la paie est traitée à temps toutes les deux semaines.
Inscrire les employés admissibles au programme et s’assurer que les employés ayant quitté l’entreprise sont retirés du programme.
S’assurer que les données personnelles des employés sont exactes et faire part des écarts au gestionnaire.
Mettre à jour la base de données des commissions des cosmétiques pour l’analyse des ventes quotidiennes de cosmétiques : ventes, heures et versement de la commission par l’employé des cosmétiques.
Fournir les données sur les commissions des cosmétiques à entrer dans le système WFM au gérant du magasin.
S’assurer que les formulaires fiscaux et les formulaires gouvernementaux sont effectués et qu’ils sont soumis avant la date limite exigée selon les gouvernements.
S’assurer que tous les autres programmes d’emploi sont enregistrés correctement.
Remplir toutes les déclarations d’avantages sociaux prévues par la loi avec exactitude et les soumettre à temps.
Remplir tous les documents nécessaires en temps opportun pour la CNESST afin d’assurer les paiements futurs aux employés blessés ou aux employés en congé de maternité préventif.
Tenir à jour l’inscription au PAE pour les employés admissibles.
Préparer la reliure de fin de période en y intégrant les documents requis, la passer en revue et la transférer au pharmacien propriétaire.
Passer en revue le modèle de compensation en espèces de fin de période et examiner les écarts en détail.
Remplir les formulaires pour l’inventaire annuel nécessaires, ce qui inclut la feuille de démarcation, et communiquer avec l’équipe centrale de la comptabilité des stocks.
Se conformer à tous les règlements de santé et de sécurité.
Se conformer aux contrôles de vérification interne.
Effectuer la conciliation du bilan et des autres comptes, traiter les écarts et soumettre les formulaires Web de processus financiers hebdomadaires au bureau central avant les dates d’échéance.