Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant

Clyde & Co • Montreal, QC

3d • Onsite

About The Position

L’adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le ou la titulaire du poste fera partie de l’équipe de ressources en soutien administratif (AART) au Canada. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l’accueil des visiteurs au bureau. Ce poste est admissible au temps supplémentaire et exige une présence sur place au bureau 5 jours par semaine. Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau intermédiaire, à l’oral et à l’écrit, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à répondre quotidiennement aux appels téléphoniques provenant de clients souvent à l’extérieur du Québec et du Canada, dans le cadre de notre cabinet mondial avec clientèle institutionnelle répartie au sein de plusieurs pays. De plus, les tâches de nature administrative exigent de comprendre le contenu de certains documents et de rédiger des réponses en anglais.

Requirements

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience
• Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels
• Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook
• Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches
• Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés
• Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique
• Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie
• Sens de l’autonomie et excellent esprit d’équipe
• Respect de la confidentialité
• Capacité d’utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches

Responsibilities

• Préparer des rapports de dépenses
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice
• Ajouter d’autres parties dans les vérifications de conflits
• Aider à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès
• Gérer les appels téléphoniques et les messages à la réception
• Rediriger les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle
• Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception
• Sauvegarder des documents électroniques dans iManage
• Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box
• Fournir des services de reprographie
• Réserver les services de sténographes officiels, au besoin
• Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence
• s’assurer quotidiennement que le calendrier est à jour
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions
• Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des provisions nécessaires
• S’assurer de la propreté générale de l’aire de réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des visiteurs
• S’occuper de l’entretien de la machine à café et de ses accessoires
• Gérer les lave-vaisselles chaque jour et voir à maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café, pour le bureau et pour les salles de conférence
• Se charger des commandes pour les items manquants
• Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express
• Organiser les factures des huissiers et messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences
• Toutes autres tâches connexes, au besoin

Benefits

• Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle
• Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille
• Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié
• Primes avantageuses en recommandant des talents à notre équipe
• Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière
• Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel
• Six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Mid Level
• Education Level: Associate degree