Spécialiste à l’implantation, Assurance collective – Création et soutien de la documentation

Manulife•Waterloo, ON

13d•Hybrid

About The Position

Le ou la spécialiste à l’implantation, Assurance collective – Création et soutien de la documentation est responsable de la rédaction, de la mise à jour et de l’optimisation des documents destinés aux clients et à l’interne afin de soutenir les produits et les opérations en assurance collective. Ce rôle veille à l’exactitude, à la conformité et à la cohérence des documents liés aux régimes, incluant les contrats, brochures, ententes, sommaires des garanties, aperçus des avantages et gabarits opérationnels. La personne titulaire collabore étroitement avec les équipes Produits, Souscription, Juridique/Conformité, Opérations, Bureaux régionaux de l’assurance collective et Services à la clientèle afin de livrer une documentation de haute qualité, conforme aux exigences réglementaires, à l’image de marque et aux besoins des clients. Ce rôle assure la clarté, la conformité et l’exactitude de l’ensemble de la documentation en assurance collective, contribuant à une expérience fluide pour les clients et les participants, tout en soutenant l’efficacité opérationnelle et la gestion des risques.

Requirements

Baccalauréat en communications, anglais, rédaction technique, administration ou domaine connexe; une expérience équivalente sera considérée.
3 à 5 ans ou plus d’expérience en création de documents, rédaction technique ou rédaction contractuelle, idéalement en assurance collective ou dans les services financiers.
Solide compréhension des produits d’assurance collective (vie, décès et mutilation accidentels, invalidité, soins dentaires, soins de la vue, soins de santé, maladies graves, garanties facultatives).
Maîtrise des outils de documentation (Microsoft 365, SharePoint, Adobe Acrobat, normes PDF), des systèmes de gestion de contenu et des outils de révision/annotations.
Expérience avec des outils de gestion des flux de travail; capacité à travailler selon des SLA et des échéanciers serrés.
Connaissance des normes d’accessibilité (WCAG) ainsi que des lignes directrices de marque et de style.

Nice To Haves

Excellentes compétences en rédaction et en révision, avec un souci du détail exceptionnel.
Solides aptitudes en collaboration, gestion des parties prenantes et communication.
Capacité à interpréter les documents de souscription, les conceptions de régimes et les exigences opérationnelles.
Expérience avec des plateformes d’administration des avantages sociaux et des systèmes d’administration de polices.
Exposition à la publication de contenu numérique ou à la gestion des connaissances.
Compréhension de la documentation bilingue (anglais/français) et de la localisation.
Connaissance des outils d’automatisation documentaire (assemblage de documents, publipostage, logique conditionnelle).
Connaissance de HotDocs Developer; expérience avec des systèmes CLM (p. ex. Contract Express, IBM Atlas) et des plateformes d’administration héritées.
Capacité à travailler avec des règles d’automatisation documentaire afin de créer ou de modifier des gabarits pour les contrats et brochures.
Capacité à traduire les conditions de sélection de texte en règles logiques selon les instructions intégrées aux modèles Word.

Responsibilities

Créer, réviser et maintenir les documents d’assurance collective à l’aide de gabarits et de guides stylistiques établis.
Assurer la gestion et l’amélioration des gabarits et des bibliothèques de contenu; gérer le contrôle des versions, les conventions de nommage, les métadonnées et les pratiques d’archivage.
Collaborer avec les équipes Juridique et Conformité afin d’intégrer les mises à jour réglementaires (p. ex. changements législatifs) et les modifications de produits; veiller à l’exactitude des divulgations et des définitions.
Travailler avec les équipes Produits, Souscription, Ventes – assurance collective et Opérations afin de recueillir les informations nécessaires, valider les dispositions des régimes et aligner la documentation sur les contrats vendus et les processus opérationnels.
Effectuer des revues détaillées pour assurer l’exactitude, l’exhaustivité, la lisibilité et la conformité à l’image de marque; utiliser des listes de contrôle, effectuer des révisions par les pairs et gérer les annotations (versions annotées).
Soutenir le/la gestionnaire dans la planification de la production documentaire pour les nouvelles affaires, les modifications et les changements de régimes; prioriser les demandes et respecter les ententes de niveaux de service (SLA).
Repérer les occasions d’optimiser les flux de création et d’approbation des documents; recommander l’automatisation, la standardisation et la réutilisation de contenu.
Fournir des conseils aux équipes internes sur l’utilisation, l’intention et le langage des documents; former les utilisateurs sur les gabarits, guides et meilleures pratiques.
Soutenir la publication sur les portails et canaux numériques; assurer l’accessibilité (WCAG et AODA), la lisibilité mobile et la conformité aux normes PDF.
Valider les dispositions de garanties, règles d’admissibilité et paramètres des régimes tirés des systèmes d’administration; résoudre les écarts avec les équipes de souscription et d’opérations.
Analyser les tendances liées aux erreurs et aux reprises afin d’identifier des occasions de formation pour l’équipe; contribuer aux indicateurs de performance (KPI).

Benefits

Accès à des occasions d’apprentissage et de perfectionnement
Reconnaissance et soutien dans un environnement flexible où le bien-être et l’inclusion sont plus que de simples mots
Contribuer à façonner l’avenir selon vos aspirations, au sein de notre équipe mondiale
Health insurance
Dental insurance
Mental health coverage
Vision insurance
Short- and long-term disability insurance coverage
Life and AD&D insurance coverage
Adoption/surrogacy benefits
Wellness benefits
Employee/family assistance plans
Various retirement savings plans (including pension and a global share ownership plan with employer matching contributions)
Financial education and counseling resources
Generous paid time off program in Canada includes holidays, vacation, personal, and sick days
Full range of statutory leaves of absence