Spécialiste - Gestion documentaire - Specialist - Document management

GE Vernova•La Prairie, QC

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About The Position

Le Spécialiste — Gestion Documentaire relève du Gestionnaire Spécialiste — Gestion Documentaire. Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la gestion des documents selon le processus interne au niveau du projet. Il/Elle gère les livrables de la documentation du projet en utilisant les processus documentaire et l’outil de gestion. Il/Elle possède et tient à jour la liste des documents du projet. Le Spécialiste — Gestion Documentaire est responsable de son propre travail lié à la gestion de la qualité des documents relatifs au projet et de supporter l'équipe projet à livrer la documentation selon l’échéancier du projet. The Specialist – Document Management reports to a Lead Specialist - Document Management. He/She is responsible to implement Document Management following internal process on a project level. He/She manages project documentation deliverables by using document control process and management system. He/She owns and maintains the project’s Master Document List. The Specialist – Document Management is accountable for his/her own work related to the quality management of documents on the project and for supporting the team in making schedule deadlines.

Requirements

Maîtrise de l'anglais avancée
Expérience minimale de 2 ans en gestion documentaire ou ingénierie
Capacité et volonté de voyager à hauteur de 15 % du temps, y compris à l'international, et obligation de se conformer à toutes les politiques de l'entreprise en matière de voyages et de fiscalité.
Microsoft Office package (Excel, Outlook, Word)
Adobe Acrobat Professional or BlueBeam (PDF)
Detail orientated with a disciplined approach, structured
Structured, and organized
Strong Communication skills within project team members and management.
Ability to work in a team with project deadline pressure.
Good time management skills
Analytical and organizational skills

Nice To Haves

Baccalauréat en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente
Maîtrise du français avancée
Expérience de contact direct avec les clients et les représentants des sous-traitants
Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques d'ingénierie.
La connaissance de la conception des sous-stations est un atout.
Knowledge of Documentation Management System tool is a plus

Responsibilities

Utilisation des procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion des documents dans le cadre d'un projet.
Préparer la procédure de contrôle des documents du projet liée à la gestion des documents du projet
Suivre les livrables de la documentation du projet
Garantir la cohérence et la qualité de la documentation du projet
Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion de la documentation
Fournir assistance aux utilisateurs du logiciel de contrôle des documents
Créer et maintenir les listes de documents nécessaires au projet.
Gérez toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement enregistrées dans le système de gestion des documents
Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires afin de suivre les livrables de la documentation du projet
Soumettre des documents au client
Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que le renvoi des documents
Gérer le statut de retour de la documentation du projet par les clients dans le système de gestion des documents
Préparer la transmission avec une liste de livrables et des dates de soumission définies
Enregistrer toute la documentation nécessaire dans le système