Spécialiste de la documentation des processus

Pan-Canadian Pharmaceutical Alliance Corp

1d•Remote

About The Position

Le ou la spécialiste de la documentation des processus est responsable d’élaborer, de tenir à jour et d’optimiser les procédures opérationnelles normalisées (PON) dans plusieurs services et secteurs d’activité. La personne titulaire de ce poste assure l’uniformité, la clarté et la conformité opérationnelles en produisant des documents de grande qualité qui soutiennent efficacement les parties prenantes internes. Celle-ci traduit les réalités sur le terrain et les exigences opérationnelles en schéma de processus clairs, en cadres de PON et en instructions de travail détaillées qui sont approuvées, mises en œuvre et maintenues de façon durable. Dans le cadre de son étroite collaboration avec des spécialistes en la matière de divers portefeuilles, elle recueille des renseignements précis et pertinents pour créer des PON, les modifier et les améliorer continuellement. La personne titulaire du poste veille à ce que la documentation soit claire, conviviale et conforme aux politiques et aux exigences réglementaires de l’organisation. Elle doit également superviser les processus visant le contrôle des documents afin que toutes les PON demeurent à jour et reflètent l’évolution des pratiques opérationnelles.

Requirements

Diplôme d’études collégiales en technologie de l’information, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
De 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans des environnements opérationnels.
De 1 à 2 ans d’expérience de l’élaboration et de la tenue à jour de la documentation des processus et des PON.
Maîtrise des outils et plateformes de documentation (p. ex. suite Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat Professional ou systèmes de gestion du contenu semblables).
Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais(obligatoire).
Expérience avérée de l’élaboration de contenu, de la rédaction technique ou de la documentation des processus, de préférence dans le cadre d’activités organisationnelles ou dans un domaine lié au gouvernement.
Expertise dans le repérage et la résolution des inefficacités du flux de travail grâce à une analyse détaillée des lacunes.
Solide compréhension des processus opérationnels, des flux de travail opérationnels et des normes en matière de documentation, et capacité de traduire des procédures complexes en un contenu clair et structuré.
Souci méticuleux du détail et dévouement à produire une documentation de grande qualité, exacte et conforme.
Capacité de travailler en collaboration avec les autres services et d’établir des relations efficaces avec des spécialistes en la matière et des équipes interfonctionnelles.
Compétences exceptionnelles en gestion du temps et capacité de gérer plusieurs tâches, d’établir efficacement des priorités et de travailler avec un minimum de supervision.
Sens aigu des affaires et du numérique.

Nice To Haves

Bonnes compétences en communication orale et écrite en français (un atout).
Connaissance des diagrammes SIPOC, de la cartographie des processus ou de l’analyse du flux de travail (atout).

Responsibilities

Élaborer et rédiger des PON dans plusieurs services et secteurs d’activité, en veillant à ce qu’elles soient conformes aux objectifs opérationnels et aux exigences réglementaires.
Collaborer avec les spécialistes en la matière de toutes les unités fonctionnelles pour recueillir du contenu exact et complet en vue de l’élaboration des PON.
Examiner, modifier et améliorer les PON existantes afin d’accroître la clarté, l’uniformité et la convivialité, tout en s’assurant qu’elles cadrent avec les pratiques opérationnelles actuelles.
Veiller à ce que toute la documentation sur les PON soit conforme aux politiques internes, aux règlements de l’industrie et aux normes d’audit, et qu’elle maintienne un haut niveau d’exactitude et d’intégrité.
Diriger les processus de gestion et de contrôle des documents, notamment la gestion des versions, l’archivage et les mises à jour en temps opportun pour tenir compte des changements apportés aux procédures ou aux exigences réglementaires.
Produire du contenu dans un format clair, concis et professionnel, adapté aux plateformes numériques et à la distribution sous forme imprimée.
Collaborer avec l’équipe de l’apprentissage et du perfectionnement pour soutenir l’intégration des procédures dans les programmes de formation et assurer une communication efficace avec les différentes parties prenantes.
Contribuer aux initiatives d’amélioration continue en repérant les occasions de simplifier les processus de documentation et d’en augmenter l’efficacité à l’échelle de l’organisation.