Gestionnaire de communauté / Community Manager

BGO Real Estate•Montreal, QC

53d

About The Position

Nous proposons une occasion passionnante de rejoindre la communauté de location résidentielle de BGO. Nous sommes à la recherche d’un dirigeant passionné de l’immobilier résidentiel pour se joindre à notre équipe. Le gestionnaire de communauté dirigera l’équipe sur place dédiée, préparant le terrain pour une expérience exceptionnelle des résidents, en assurant une vie quotidienne de qualité et en supervisant toutes les fonctions opérationnelles et commerciales de l’immeuble, y compris l’optimisation du revenu net d’exploitation. Le candidat retenu excellera dans un milieu trépidant, sera autonome, aura des aptitudes pour le développement personnel et aura la passion d’offrir une expérience client de qualité supérieure. The Community Manager will lead the dedicated on-site team, setting the stage for exceptional resident experience, ensuring elevated day-to-day living, and overseeing all operational and business functions of the building, including maximizing the net operating income. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, be a self-starter, have an aptitude for personal growth and have a passion for providing elevated customer experiences.

Requirements

Bilinguisme – Excellente communication orale et écrite en français et en anglais;
Expérience – Au moins trois ans d’expérience connexe en gestion immobilière résidentielle ou en hôtellerie, cours postsecondaires en gestion immobilière ou en hôtellerie, expérience en gestion d’équipe;
Études – Un diplôme collégial ou universitaire dans un domaine d’affaires ou d’hôtellerie serait un atout;
Compétences en relation/leadership : Capacité à communiquer efficacement et professionnellement, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à développer et à maintenir des relations de travail coopératives avec les membres de l’équipe, la haute direction, les entrepreneurs, les résidents et le public;
Compétences organisationnelles/multitâches : Capacité à gérer efficacement son temps et les échéances serrées; aptitude à travailler sous pression et à donner des résultats de qualité; capacité à gérer des demandes multiples et des priorités concurrentes, et à s’adapter à de nouvelles idées et à des changements constants; personne axée sur les résultats, soucieuse des détails et précise;
Compétences en matière de prise de décision : Aptitude à résoudre des problèmes en tenant compte des faits et en faisant preuve de bon sens; aptitude à atteindre les objectifs en adoptant une approche stratégique; sens de l’innovation éprouvé et disposition à gérer le changement et à s’y adapter;
Compétences informatiques : Compétences intermédiaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout;
Disponibilité : Souplesse dans les heures de travail pour être disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du début du mois afin de répondre aux besoins des déménagements et des emménagements, des commerces et de la perception des loyers. Être en mesure de gérer les situations d’urgence qui surviennent après les heures normales de travail;
Connaissances : Une compréhension approfondie des lois, législations et droits en vigueur concernant les relations avec les résidents et les propriétaires;
Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.
Experience: 3+ years of related experience with residential property management or hospitality, post-secondary courses in property management or hospitality, experience leading a team.
Relationship/Leadership Skills: Able to communicate effectively and professionally, both oral and written; able to develop and sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents, and the public
Organizational/Multi-Task Skills: Ability to allocate one’s time effectively and manage tight deadlines; ability to work under pressure and achieve quality results; ability to handle multiple demands and competing priorities, and adapt to new ideas and constant changes; results oriented, detail oriented and accurate
Decision Making Skills: Ability to resolve problems using facts and sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage and adapt to change
Computer Skills: Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset
Availability: Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades and rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours
Knowledge: A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations
Police Clearance: A criminal verification check is required for employment

Nice To Haves

Études – Un diplôme collégial ou universitaire dans un domaine d’affaires ou d’hôtellerie serait un atout.
Education: A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset.

Responsibilities

Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, les rétroactions, les plaintes ou les préoccupations. Veiller à préserver des relations de qualité avec les résidents en entretenant des contacts réguliers et en accordant une attention proactive à leurs besoins.
Garder le cap sur l’amélioration de l’expérience client.
Favoriser une forte culture du service à la clientèle au sein de l’ensemble du personnel.
Encourager un solide sentiment d’appartenance à la communauté; participer aux événements communautaires parrainés par l’entreprise.
Veiller à la mise à jour quotidienne des dossiers des résidents pour que les baux approuvés, les avis de départ, les transferts et les expulsions soient traités en temps voulu.
S’assurer que tous les loyers sont perçus, enregistrés, et que les chèques sont déposés, y compris les dépôts de garantie.
Procéder au recouvrement des arriérés de loyers; préparer les avis de résiliation, les avis d’augmentation de loyer et d’autres avis, le cas échéant, et ce, en conformité avec la Loi provinciale sur la location des locaux d’habitation.
Favoriser le paiement par transfert électronique de fonds (TEF), en tant que seul mode de paiement acceptable, en répétant le message lors des discussions sur le renouvellement.
Traiter les cessions de bail et les demandes de sous-location dans les délais prescrits.
Évaluer avec le directeur immobilier toute demande de mise à niveau de l’appartement au cours du bail.
Contribuer à l’orientation et à la formation approfondies des nouveaux membres du personnel, selon les besoins, conformément au plan de formation établi pour l’intégration.
Tenir et mettre à jour l’annuaire des résidents, les listes de casiers et les registres des locaux à vélos, et contribuer aux vérifications.
Participer à différentes réunions opérationnelles.
Réaliser et/ou coordonner les inspections des suites à l’entrée et à la sortie et les documenter selon les besoins.
Prioriser le suivi des sondages sur les emménagements et veiller à ce que les lacunes soient corrigées dans les meilleurs délais.
Prioriser le suivi des mauvaises évaluations sur Google.
Prioriser le suivi des mauvaises évaluations de service relatives aux demandes d’entretien.
Négocier les renouvellements de baux conformément aux objectifs et aux quotas fixés.
Assurer une présence à la réception pour de courtes périodes, selon les besoins.
Aider au suivi quotidien et à la mise à jour des bons de travail et des notes des résidents, selon les besoins.
Connaître et respecter la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité.
Porter l’équipement de protection individuelle (EPI) prescrit, le cas échéant.
Respecter les normes habituelles en matière de sécurité incendie et de sécurité des personnes, y compris les tests mensuels et les exercices annuels. Veiller à bien connaître et comprendre les procédures d’urgence, par exemple en cas d’incendie ou d’inondation.
Veiller à ce que tous les fournisseurs et sous-traitants respectent la politique établie en matière de santé et de sécurité, et signaler immédiatement toute infraction, toute situation dangereuse ou tout équipement endommagé à la direction ou au directeur général.
Mettre en place et organiser des événements pour les résidents (petit-déjeuner sur le pouce, journée crème glacée, Halloween, fêtes de fin d’année, etc.)
Superviser les demandes de suite pour invités et assurer la coordination avec tous les services.
Participer à des projets spéciaux de temps à autre.
Promouvoir activement les programmes de recommandation des résidents.
Négocier les renouvellements de baux pour obtenir une valeur optimale.
Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les résidents potentiels qui se présentent ou qui appellent, selon les besoins. Effectuer des visites de la propriété et des suites avec les résidents potentiels.
Vérifier les qualifications des résidents potentiels afin de déterminer leurs besoins et leur capacité à postuler.
Négocier les baux pour obtenir une valeur optimale.
Participer aux journées portes ouvertes.
Participer à la procédure d’approbation des baux selon les besoins : rassembler toutes les informations pertinentes sur le formulaire de demande et les transmettre au directeur général pour approbation; le formulaire bancaire rempli, les lettres d’emploi, le formulaire de TEF et/ou les chèques certifiés, les vérifications d’antécédents, les vérifications de crédit, les signatures de baux, les calendriers, les affectations et les formulaires d’addenda.
Fixer des objectifs et des objectifs en matière d’efficacité énergétique, d’émissions de gaz à effet de serre, d’utilisation de l’eau et de recyclage.
Rechercher continuellement, et motiver les résidents ainsi que le personnel à identifier des occasions de réduction de déchets et d’amélioration du recyclage.
Embrasser et soutenir de manière proactive la culture de BGO en matière de durabilité environnementale et de responsabilité d’entreprise et sociale.
Day-to-day management of the property with a focus on a high level of customer service
Ensure all rents are received, recorded, and cheques are deposited, including security deposits
Pursue rental arrears; serving Termination Notices, Rent Increase Notices, and other notices when applicable and in compliance with Residential Tenancy Act
Work with colleagues to coordinate month-end duties and responsibilities, including suite pre-inspection, and scheduling of contractors and staff for turnover of suites
Perform regular and proactive inspections of the property and make recommendations as required
Purchase supplies and coordinate services for the property
Manage daily maintenance requests and assign work orders
Other related duties as required; such duties may include lifting
As required, respond to leasing inquiries, conduct property tours, show available suites and perform follow ups to prospective residents with the view to obtaining a commitment to lease
Maintain a comprehensive knowledge of product, including availability of suite types and layouts, common areas and amenities of the building, surrounding neighborhood and value-added services provided
Conducting regular market surveys, analyzing competition, and identifying market trends for the purpose of providing input and recommendations on pricing and strategy
Promote a strong sense of community by maintaining an overall focus on enhancing the customer experience, and maintaining strong reputation management
Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints, or concerns from residents (current and perspective) and follows up accordingly
Conduct move-in inspections and property orientation with new residents
Manage the lease renewal process with a goal of high resident retention
Organize resident events and experiences to increase customer loyalty
Responsible and accountable for the leadership, development and supervision and activities of all resident services site staff, service providers, and contractors
Develop action plans, establish goals and inspire/motivate a team to meet and exceed their goals, revise/adjust plans when necessary
Provide input for planning and budgeting, inclusive of annual budget preparation, reforecasts, management plans, performance reports, and variance reports
Issue purchase orders and arrange for trades, in adherence to BentallGreenOak standards and policies
Conduct operations within budgeted parameters
Set targets and goals for energy efficiency, greenhouse gas emissions, water usage and recycling
Continually seek and engage residents and staff in identifying opportunities for waste reduction and improvements in recycling
Embrace and pro-actively support BGO's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.