Executive Assistant - Public Affairs, Communications and Strategy

CDPQ Infra•Montreal, QC

7d•Onsite

About The Position

Filiale exclusive de la Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra agit à titre de donneur d’ouvrage et de maître d’oeuvre pour de grands projets d’infrastructures publiques. Nous assumons la responsabilité de toutes les phases des projets : conception, planification, financement, développement de projet, stratégie d’approvisionnement, réalisation et exploitation. CDPQ Infra est notamment responsable du déploiement du Réseau express métropolitain (REM) dans le Grand Montréal et de la mise en œuvre du projet TramCité à Québec. CDPQ Infra est aussi membre du groupe Cadence, qui a remporté l’appel d’offres du gouvernement fédéral pour le projet de train à grande vitesse Alto dans le corridor Québec-Toronto. Relevant d'un.e membre du comité de direction, la personne titulaire du poste apporte un soutien aux professionnels, participe à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe en contribuant à maintenir des relations de qualité avec courtoisie et professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Elle exécute différentes tâches administratives, mène à bien certains projets, révise et corrige des textes, règle des dossiers administratifs et organise certaines réunions.

Requirements

Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration
7 années d’expérience dans un rôle similaire
Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365
Discrétion et professionnalisme
Rigueur et grand sens de l’organisation
Sens du travail en équipe et de la collaboration
Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants
Professionnalisme et courtoisie
Savoir faire preuve de discrétion

Nice To Haves

Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération
Connaissance et fascination des nouvelles technologies (un atout)
Sens de l’initiative

Responsibilities

Gérer le calendrier des membres du comité de direction et les conflits d'horaires dans un délai raisonnable
Organiser des rencontres internes et externes, ainsi que des réunions avec des ministères, gouvernements et associations de transport au Canada et aux États-Unis
Gérer les correspondances des membres du comité de direction, en faire le classement, envoyer des accusés réception et en faire le suivi
Identifier et traiter les urgences diverses des membres du comité de direction et en faire le suivi
Réviser les lettres (mise en page, grammaire, etc.) et tout autre document signé par les membres du comité de direction
Accéder aux feuilles de temps des responsables d’équipe et vérifier l’imputation des heures de travail selon les numéros de projet
Collaborer avec les membres du comité de direction pour tout besoin administratif ponctuel
Agir à titre de point de contact des processus administratifs et des bonnes pratiques de CDPQ Infra, les transmettre et les partager aux membres des équipes
Gérer la carte de crédit du département, suivre les dépenses encourues et en faire la réconciliation dans Concur
Agir à titre de point de contact auprès des fournisseurs (entretien de bonnes relations, réception des factures, états de compte et paiements) et comptabiliser le tout dans Excel
Être responsable des demandes et conventions d’achat dans Dynamics et effectuer les suivis se rapportant à ces demandes
Agir à titre de point de contact des suivis budgétaires (e.g. courus de fin de trimestre), dépenses et prévisions budgétaires
Agir à titre de point de contact des besoins en approvisionnement lors d’événements spéciaux (conférence de presse, dévoilement des artistes gagnants, etc.)
Effectuer la reddition des comptes de dépenses des membres du comité de direction
Organiser les déplacements des membres du comité de direction avec notre agence de voyages, et assurer la conformité du processus d’approbation dans Concur
Prendre les minutes des réunions du comité de direction et faire le suivi des actions à prendre
Coordonner les visites de chantiers (visites de députés, universités, etc.) et gérer les équipements de protection individuelle, la liaison avec l’équipe SST, la location de moyens de transport et les repas