Coordonnateur.trice

Pan-Canadian Pharmaceutical Alliance Corp

2d•Remote

About The Position

La personne titulaire du poste de coordonnateur.trice assure la coordination des tâches opérationnelles quotidiennes et ponctuelles au sein de la division de la chefferie de la direction adjointe, fournissant des services administratifs à l’appui des gestionnaires et du personnel de l’APP. Ce rôle peut également être appelé à aider la division dans le cadre de projets liés à l’élaboration et à la mise en œuvre des objectifs stratégiques, à la planification opérationnelle, aux approches quantitatives des négociations pharmaceutiques, à la gestion des mesures et des paramètres, aux systèmes, aux politiques et aux pratiques de l’APP.

Requirements

Études secondaires et au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente en soutien à un poste de gestion.
L'anglais étant la principale langue de travail à l'APP, des compétences exceptionnelles en communication orale et écrite en anglais sont requises.
Connaissance des logiciels et des outils numériques pertinents, y compris la maîtrise de Microsoft 365.
Capacité éprouvée à résoudre des problèmes, capacité d’adaptation et jugement éclairé dans l’analyse de situations et la recommandation de solutions.
Aptitudes exceptionnelles en gestion du temps, en organisation des tâches et en établissement des priorités.
Capacité de se conformer aux politiques de l’APP en matière de respect de la vie privée et de confidentialité en traitant des renseignements confidentiels ou de nature délicate.
Capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes.
Sens aigu des détails et souci de l’exactitude.
Engagement en faveur de l’apprentissage continu et curiosité intellectuelle pour innover et s’améliorer.
Compétences approfondies en gestion des horaires et en coordination des réunions.
Compétences efficaces en communication orale et écrite.
Capacité de s’adapter au changement et de faire preuve de résilience dans des situations difficiles ou au rythme rapide.
Capacité de comprendre les besoins des parties prenantes internes et externes et d’y répondre en offrant un excellent service à la clientèle.
Sens aigu des affaires et du numérique.

Nice To Haves

Expérience de travail au gouvernement ou dans un organisme de réglementation, un atout.
Compétences en communication orale et écrite en français (un atout).

Responsibilities

Ouvrir, organiser et consigner la correspondance entrante et sortante pour assurer une réponse rapide dans le respect des normes établies. Assurer un suivi, au besoin, pour recueillir les renseignements ou les documents supplémentaires demandés. Contribuer à la préparation des réponses.
Coordonner la distribution, l’examen et le suivi des points liés aux négociations de l’APP.
Gérer les systèmes de rappel qui permettent à la direction de faire le suivi des mesures à prendre, y compris les projets, la correspondance et les procès-verbaux des réunions.
Répondre aux demandes de renseignements reçues et fournir des renseignements de base fondés sur le mandat, les services, les priorités et les procédures de l’APP et sur sa connaissance générale de l’organisation; ou transmettre les demandes de renseignements, de documents et d’aide à d’autres membres du personnel.
Rédiger et produire des rapports, des procès-verbaux des réunions et des présentations à l’aide d’applications logicielles.
Fournir des services de soutien administratif généraux à la division, incluant maintenir des systèmes de classement électronique, archiver des documents conformément aux calendriers des dossiers, mettre à jour des listes de personnes-ressources ainsi que des listes d’envoi, tenir à jour des manuels de procédures et commander des fournitures.
Organiser des réunions pour les membres de la direction et du personnel de la division.
Organiser des évènements et des réunions pour les parties prenantes, la direction et le personnel, y compris préparer des ordres du jour et compiler et distribuer des documents d’information connexes, le cas échéant.
Coordonner les lieux, les déplacements, l’hébergement, la restauration et les autres exigences en matière de réservation, au besoin.
Appuyer les processus et les activités propres à la division.
Élaborer, tenir à jour et suivre les processus établis en matière de compte rendu des décisions.
Établir et maintenir des contacts efficaces au sein du réseau de l’APP et avec d’autres parties prenantes.
Cerner les possibilités d’amélioration des processus et contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de pratiques exemplaires.
Se tenir au courant des règlements pertinents et des exigences de conformité liées aux activités de la division.
Apporter du soutien aux autres coordonnateur.trices (et aux adjoint.es administratif.ves, au besoin).