Agent(e) soutien aux opérations

Driven Brands Inc.•Laval, QC

2d•Hybrid

About The Position

Ce poste sert de point unique de propriété pour les nouveaux magasins jusqu’à ce qu’ils soient correctement ajoutés à notre système et au processus d’audit et de correction des factures de bout en bout à travers le réseau de franchises. Le/la coordonnateur(trice) veille à une base de données de magasin propre, à la précision de la facturation, favorise la résolution rapide des écarts de facture et identifie de manière proactive les causes profondes afin d’éviter les erreurs récurrentes.

Requirements

1 à 3+ ans d'expérience dans un rôle administratif ou en opérations
Bonne maîtrise de Microsoft Excel / Microsoft 365
Excellentes compétences organisationnelles avec une grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs fichiers de transporteurs simultanément
Solides compétences en communication écrite et orale en français et en anglais (bilingue requis)
Capacité à travailler de façon autonome, à prioriser les tâches et à suivre des processus structurés avec une supervision minimale

Nice To Haves

Expérience pratique des systèmes de point de vente (POS), capacité à naviguer, dépanner et guider le personnel du magasin lors des corrections de facturation – un atout important

Responsibilities

Prendre en charge l’intégralité de l’audit des factures; de la réception de rapports d’écart des partenaires Finance/Assurance à la résolution
Maintenir et gérer le fichier de suivi centralisé partagé
Attribuer et acheminer les demandes de correction aux magasins appropriés, en faisant un suivi pour assurer une résolution rapide
Développer une solide connaissance pratique du système de point de vente (POS) afin de comprendre comment les factures sont créées, modifiées, annulées et refacturées au niveau du magasin
Examiner directement les erreurs de facture avec le personnel du magasin, en les guidant étape par étape dans le processus de correction dans le POS
Suivre et catégoriser les causes des erreurs de facture (PO#, prix, informations incorrectes sur le transporteur, erreurs de saisie manuelle) afin d’identifier les motifs et de fournir des guides de référence rapide pour prévenir de futures erreurs
Proposer et mettre en œuvre des améliorations des processus, y compris des possibilités d’automatisation, des formations pour les magasins et des ajustements de configuration sur la rue principale
Créer et intégrer de nouveaux profils de vendeur sur le portail Uniban (Conversence).
Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données du magasin afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité
Collaborer avec les magasins pour recueillir toute la documentation requise pour l’intégration dans la base de données
Soumettre les demandes d’ouverture d’un nouveau magasin à MDM et au support technique, et faire un suivi pour assurer l’ouverture dans les délais
Aider les assureurs dans le processus de paiements (OPC)