Adjointe administrative (Tramcité)

AtkinsRéalis • Quebec, QC

9d • Hybrid

About The Position

Le projet TramCité – Contrat Systèmes, confié au consortium Québec Connexion Capitale, est un projet de transport collectif majeur au Québec, regroupant des experts pour livrer des systèmes complexes et innovants. Il inclut la conception, l’intégration et la mise en service de systèmes essentiels à l’exploitation du futur tramway, tels que ferroviaire, signalisation, alimentation électrique et de traction, télécommunications, contrôle des opérations et interfaces usager. En rejoignant l’équipe, vous participerez à un projet structurant, durable et visible, dans un environnement collaboratif et stimulant. L'Adjointe administrative apporte un support administratif essentiel pour ce projet d'envergure, en soutenant l'équipe de gestion dans la planification, la coordination et le suivi des activités, et en agissant comme point central entre les intervenants techniques, administratifs et externes pour assurer l’avancement harmonieux du projet, le respect des échéanciers, des budgets et des exigences contractuelles.

Requirements

• Détenir un DEP en secrétariat ou toute autre formation avec une expérience dans le domaine.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• A d'excellentes connaissances des fonctions des logiciels de la suite Office (Excel, Word et VISIO) et outils de gestion de projets (ex. MS Project, SharePoint, Teams).
• Démontre une bonne gestion du stress, sens de l’organisation, rigueur et a une facilité le travail d’équipe et la collaboration.
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Bonne connaissance de l’anglais, requis pour la coordination avec certains partenaires et intervenants.
• A la capacité de supporter la rédaction de rapport en anglais au besoin.

Nice To Haves

• Posséder une expérience pertinente dans un rôle administratif sera considéré comme un atout.

Responsibilities

• Coordonner les activités quotidiennes du projet en collaboration avec le directeur de projet et les chefs de discipline (civil, systèmes, mécanique, électrique, environnement, etc.).
• Assurer le suivi des échéanciers, des livrables et des jalons clés du projet.
• Mettre à jour les outils de gestion de projet (tableaux de suivi, échéanciers, registres d’actions, risques et enjeux).
• Assurer la gestion, la conformité et l’archivage de la documentation du projet (plans, devis, rapports, correspondances).
• Soutenir le suivi contractuel : avis, demandes d’information (RFI), directives de changement, suivis administratifs.
• Appuyer la gestion des ressources (disponibilités, charges de travail, affectations).
• Appuyer l’application des processus qualité du projet (ISO, exigences client, normes internes).
• Contribuer au suivi des non-conformités, actions correctives et leçons apprises.
• Coordonner les demandes de réservations d’hôtels et des déplacements pour les employés.
• Organiser la logistique des réunions et événements (convocations, ordres du jour, réservation des salles, documents, traiteur, prise de notes, rédiger les comptes-rendus et en assurer le suivi des actions).
• Rédiger, corriger et mettre en page des lettres types, préparer des documents, rapports, comptes de dépenses et présentations PowerPoint.
• Assurer un support administratif à l’équipe construction, lorsque requis.
• Mettre à jours les différents dossiers, tableaux, outils de suivi et processus.
• Répondre à divers courriels et assurer le classement des documents.

Benefits

• Rémunération concurrentielle
• Reconnaissance valorisante
• Gamme complète d’avantages flexibles, conçus pour s’adapter à vos besoins en matière de santé, de bien-être, de finances et de style de vie
• Vaste sélection de formations et de programmes de perfectionnement professionnel
• Culture de travail hybride
• Politiques de congés généreuses
• Environnement qui favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Mid Level
• Education Level: Associate degree
• Number of Employees: 5,001-10,000 employees