Adjoint ou adjointe, direction générale

Desjardins • Lévis, QC

7d

About The Position

Apporter un soutien au directeur général dans la gestion proactive de son agenda, incluant les calendriers corporatifs, et dans la planification et la coordination des activités de gestion. Prendre en charge la préparation et la coordination de livrables stratégiques confidentiels, tout en maintenant un lien étroit avec les administrateurs, une gestion efficace de la logistique des rencontres et une relecture attentive des documents. Préparer les ordres du jour, notamment celles du comité de direction, rédiger les comptes rendus et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent. Prendre en charge la logistique des déplacements d’affaires ainsi que l’organisation et le bon déroulement des évènement institutionnels (réunions du personnel, AGA, Semaine des directeurs, activités de relations publiques, etc.) Supporter la préparation et la révision de contrats, résolutions et autres documents juridiques. Soutenir le comité de direction dans l’organisation de la logistique nécessaire leurs déplacements et la gestion de leur agenda. Coordonner les dispositions de voyages (déplacements, hébergement, etc.) avec l’agence de voyage de DID. Effectuer diverses tâches administratives liées à la gestion interne (ex. : éthique et déontologie, mise à jour du RNPDGR, registre des contrats, déclaration de lobbyistes, etc.). S’assurer d’une saine gestion documentaire dans SharePoint dans le respect des exigences légales (gestion des accès, calendrier de conservation, doublons, etc.). Offrir un soutien administratif de haut niveau, incluant la préparation, la rédaction et le suivi des documents et dossiers. Recevoir les appels des lignes téléphoniques générales de DID. Collaborer à l'élaboration et l'implantation de processus et méthodes de travail afin d’améliorer l’efficience.

Requirements

• Minimum de cinq (5) ans d’expérience en soutien à des cadres supérieurs ou à des équipes de direction
• Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à travailler en espagnol ou en anglais.
• Communiquer de manière efficace et savoir adapter son approche lorsque la situation l'exige.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion
• Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Autonomie, rigueur et proactivité dans l’exécution des responsabilités.
• Capacité à évoluer avec efficacité dans des environnements dynamiques et en constante évolution.

Responsibilities

• Apporter un soutien au directeur général dans la gestion proactive de son agenda, incluant les calendriers corporatifs, et dans la planification et la coordination des activités de gestion.
• Prendre en charge la préparation et la coordination de livrables stratégiques confidentiels, tout en maintenant un lien étroit avec les administrateurs, une gestion efficace de la logistique des rencontres et une relecture attentive des documents.
• Préparer les ordres du jour, notamment celles du comité de direction, rédiger les comptes rendus et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
• Prendre en charge la logistique des déplacements d’affaires ainsi que l’organisation et le bon déroulement des évènement institutionnels (réunions du personnel, AGA, Semaine des directeurs, activités de relations publiques, etc.)
• Supporter la préparation et la révision de contrats, résolutions et autres documents juridiques.
• Soutenir le comité de direction dans l’organisation de la logistique nécessaire leurs déplacements et la gestion de leur agenda.
• Coordonner les dispositions de voyages (déplacements, hébergement, etc.) avec l’agence de voyage de DID.
• Effectuer diverses tâches administratives liées à la gestion interne (ex. : éthique et déontologie, mise à jour du RNPDGR, registre des contrats, déclaration de lobbyistes, etc.).
• S’assurer d’une saine gestion documentaire dans SharePoint dans le respect des exigences légales (gestion des accès, calendrier de conservation, doublons, etc.).
• Offrir un soutien administratif de haut niveau, incluant la préparation, la rédaction et le suivi des documents et dossiers.
• Recevoir les appels des lignes téléphoniques générales de DID.
• Collaborer à l'élaboration et l'implantation de processus et méthodes de travail afin d’améliorer l’efficience.

Benefits

• Quatre (4) semaines de vacances flexibles dès la première année
• Différents types de congés (obligations familiales, etc.)
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Régime d’assurance collective incluant des services de télémédecine
• Boni annuel en fonction de la performance de l’organisation
• Remboursement des frais liés à la santé, au bien-être et à de l’équipement pour le télétravail

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Senior
• Education Level: No Education Listed