Adjoint exécutif

Airbus•Montreal, QC

1d•Onsite

About The Position

Relevant du Directeur Général (CEO), l’Adjointe exécutive a pour mission d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction. Pivot essentiel de l'organisation, vous gérez de manière proactive les dossiers complexes et traitez les informations délicates avec une confidentialité absolue.

Requirements

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente
Minimum de cinq (10) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de direction
Bilinguisme essentiel (français et anglais)
Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office
Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions)
Solide capacité à prioriser les tâches, à gérer l'urgence et le stress, et à mener de front plusieurs dossiers complexes
Organisé(e), autonome et rigoureux(se), capable de travailler de manière proactive avec un souci du détail impeccable
Excellent jugement professionnel, sens aigu de la confidentialité et de la diplomatie
Fort dynamisme, esprit d'équipe et d'excellentes relations interpersonnelles permettant d'assurer une liaison efficace avec les intervenants internes et externes
Fait preuve de débrouillardise et d'une approche orientée vers les solutions pour résoudre les problèmes rapidement.
Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Nice To Haves

Bonne connaissance et expérience de travail avec le système SAP (un atout)

Responsibilities

Gérer proactivement et optimiser de l’agenda complexe du CEO
Effectuer le suivi budgétaire (département administratif du CEO), gérer des notes de frais, processus d'achats (DA/PO)
Organiser les déplacements internationaux complexes (itinéraires, logistique)
Soutenir la mise à jour des contrôles internes (ICSA) et préparation de rapports d’analyse de données
Planifier et coordonner des événements internes et externes (fête de fin d'année, BBQ estival) ou des visites de clients majeurs
Administrer la cellule de crise, incluant le suivi rigoureux des plans d'action et la coordination des formations requises
Agir à titre de point de contact principal auprès des parties prenantes internes et externes, tout en traitant des dossiers hautement confidentiels.
Rédiger de la correspondance interne et externe, autant en français qu’en anglais
Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l’entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe.
Effectuer toute autre tâche connexe requise