Spécialiste, gestion de prêts hypothécaires (bilingue)/ Bilingual Mortgage Servicing Specialist

Questrade Financial Group•Montreal, QC

1d•CA$55,000 - CA$65,000•Hybrid

About The Position

Questrade Financial Group (QFG), through its companies - Questrade, Questbank, Questrade Wealth Management, Community Trust Company, Zolo, and Flexiti, provides securities and foreign currency investment, professionally managed investment portfolios, mortgages, real estate services, financial services and more. We use cutting-edge technology to help Canadians become much more financially successful and secure. At QFG, we combine human-centric collaboration with AI-driven innovation to redefine financial services. The ideal candidate will be a catalyst for change, using AI to transform and deliver unparalleled customer experiences and shaping a future where AI empowers our teams to do their best work. Join our diverse, inclusive, and hybrid workplace to unleash your creativity and nurture your curiosity without limits. If you share this sense of infinite possibility, come shape your future at QFG. English version to follow. Ce poste est à combler pour une vacance actuelle. Nous sommes à la recherche de notre prochain(e) spécialiste bilingue du service aux emprunteurs hypothécaires. Est-ce vous? Notre service d’administration se compose de plusieurs équipes de soutien : assurance habitation, impôts fonciers, avis de renouvellement/transferts électroniques de fonds pour courtiers, service aux investisseurs/versements, violation des clauses restrictives, communications externes avec les clients/assistance aux demandes post-marché, remboursements anticipés, quittances et bien d’autres fonctions clés de l’administration. Chacun(e) des membres de notre équipe est un(e) spécialiste, gestion de prêts hypothécaires, qui apporte principalement son soutien à l’une des équipes mentionnées ci-dessus. Le (la) titulaire de ce poste sera chargé(e) de veiller à ce que nos délais de traitement demeurent rapides et efficaces, en s’assurant que les cabinets d’avocats ont bien reçu les relevés de quittance demandés, en effectuant le rapprochement des paiements et en veillant à ce que nos intérêts aient été déduits conformément aux directives réglementaires. Des possibilités de formation croisée et de soutien aux autres équipes mentionnées ci-dessus sont également envisageables. Dans ce rôle, vos responsabilités incluront, sans s'y limiter: Entretenir des relations clés et offrir un service d’excellence à l’ensemble des tiers, investisseurs, courtiers et partenaires. Veiller à ce que les versements soient enregistrés rapidement et assurer la liaison avec les sociétés de gestion tierces pour rapprocher tous les paiements de prêts non conformes. Établir avec précision les relevés de quittance et les transmettre aux cabinets d’avocats. Examiner les mises à jour du système, tester et évaluer les nouvelles améliorations. Effectuer la gestion de la trésorerie (rapprochements bancaires, transferts télégraphiques, soldes de trésorerie, etc.) et assurer la liaison avec les services des finances et de la trésorerie afin de garantir l’exactitude des écritures du grand livre pour tous les prêts gérés. Comptabiliser les produits des versements. Préparer et produire des relevés d’information. Traiter les paiements manuels selon les besoins. Assurer la communication avec notre équipe de service jusqu’à ce que les dossiers soient résolus. S’assurer que les comptes fiscaux de nos emprunteurs sont en règle. Fournir un soutien pour le versement en temps opportun des acomptes d’impôt provisoires, définitifs et supplémentaires à toutes les municipalités. Vérifier les comptes d’impôt hypothécaire, s’assurer que les fonds disponibles sont suffisants et prendre les mesures nécessaires. Informer les municipalités de notre intérêt pour le bien en question. Collaborer avec les assureurs afin d’obtenir des polices d’assurance à jour dès la notification d’une résiliation ou d’une expiration. Signaler les prêts dont les polices d’assurance ont expiré. Produire et diffuser les rapports annuels d’activité et les rapports d’échéance, ainsi que les lettres de correspondance connexes. Gérer et organiser l’ensemble des dossiers hypothécaires électroniques. Veiller à la tenue rigoureuse des registres, tant sous forme électronique que sur papier, et s’assurer que tous les documents sont archivés et conservés conformément aux exigences de l’entreprise. Cerner les possibilités d’amélioration continue. Contribuer à la gestion et à la mise à jour continues des procédures concernées. Respecter les procédures de lutte contre le blanchiment d’argent pour tous les dossiers, en mettant l’accent sur les règles relatives à la connaissance de la clientèle. Déterminer de manière proactive et à un stade précoce les violations réelles et potentielles des exigences réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, des politiques et procédures internes ou d’autres situations à risque en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Mener les enquêtes et investigations nécessaires concernant toute situation de ce type et veiller à ce que des mesures correctives ou d’atténuation des risques soient mises en œuvre en temps opportun ou transmises à un échelon supérieur de manière appropriée. Respecter les contrôles en matière de conformité et de risques opérationnels, conformément aux politiques et procédures de l’entreprise. Our Administration Department consists of multiple supporting teams; Home insurance, Property Taxes, Renewal Postings/Broker EFTs, Investor Servicing/Remittances, Breach of Covenants, external customer communication/back office inquiry support, Prepayments, Discharges and many other key Administration functions. Each of our team members are Mortgage Servicing Specialists, who primarily support one of the above mentioned teams. This role will be responsible for maintaining our prompt and efficient turnaround times with ensuring that law firms have accurately received their requested discharge statements, reconciling payouts and ensuring that our interest has been removed within regulatory guidelines. They may be opportunities to crosstrain and support the other above-mentioned teams as well. Need more details? Keep reading… In this role, responsibilities include but are not limited to: Maintaining key relationships and providing best in class service to all 3rd parties, investors, brokers and partners. Ensure remittances are posted promptly and liaise with third party servicing companies to reconcile all out of order loan payments. Accurately creating discharge statements and sending the statements to law firms. Responsible For Reviewing System Service Packs,testing and assessing new enhancements. Perform Cash Management (bank reconciliations,wire transfers, cash balances, etc.) and liaise with Finance and Treasury to ensure general ledger transactions are accurate for all serviced loans. Posting Payout proceeds Responsible for preparing and producing information statements. Process manual payments as required. Create case communication with our Service Layer until cases are resolved. Ensure our Borrower paid tax accounts are in good standing Provide backup support for timely remittance of interim, final and supplemental tax installments to all municipalities. Review mortgage tax accounts, ensuring sufficient funds are available and action as necessary. Notify Municipalities of our interest in the subject property Work with Insurers to obtain up to date insurance policies upon cancelation and expiration notification Report on loans with lapsed insurance policies Production and distribution of the commercial annual review and maturity reports, together with related correspondence letters. Maintaining and the organization of all electronic mortgage files Ensure accurate record keeping – both electronic and paper based and ensure that all records are stored and retained to meet Company requirements. Identify continuous improvement opportunities. Assist with the ongoing maintenance and updating of related procedures. Follow AML procedures on all files with an emphasis on “Know Your Client”rules. Proactively identify actual and potential violations of AML regulatory requirements, internal policies and procedures or other AML/ATF risk situations at an early stage. Conducts appropriate inquiries and investigations in relation to any such situation and ensures that corrective actions and/or risk mitigation actions are implemented in a timely manner or escalated appropriately. Adhere to compliance and operational risk controls in accordance with company’s policies and procedures.

Requirements

Parfaitement bilingue en français et en anglais.
Un à deux ans d’expérience dans le domaine de la gestion ou de l’administration de prêts hypothécaires.
Formation postsecondaire avec une spécialisation en gestion des affaires ou en finance.
Faire preuve de compétences efficaces en matière d’organisation et de gestion du temps.
Faire preuve de bonnes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de création de liens.
Excellentes compétences en communication écrite et orale dans le domaine professionnel.
Excellentes compétences analytiques.
Souci du détail et grande attention portée à la précision.
Are fully Bi-lingual in French and English
Have 1 - 2 years related experience in Mortgage Servicing/Administration.
Are Post-Secondary Education specializing in Business Administration or Finance.
Demonstrate effective organizational and time management skills.
Demonstrate good interpersonal and relationship building skills.
Have solid written and verbal business communication skills.
Have strong analytical skills.
Are detailed oriented with an acute attention to accuracy.

Responsibilities

Entretenir des relations clés et offrir un service d’excellence à l’ensemble des tiers, investisseurs, courtiers et partenaires.
Veiller à ce que les versements soient enregistrés rapidement et assurer la liaison avec les sociétés de gestion tierces pour rapprocher tous les paiements de prêts non conformes.
Établir avec précision les relevés de quittance et les transmettre aux cabinets d’avocats.
Examiner les mises à jour du système, tester et évaluer les nouvelles améliorations.
Effectuer la gestion de la trésorerie (rapprochements bancaires, transferts télégraphiques, soldes de trésorerie, etc.) et assurer la liaison avec les services des finances et de la trésorerie afin de garantir l’exactitude des écritures du grand livre pour tous les prêts gérés.
Comptabiliser les produits des versements.
Préparer et produire des relevés d’information.
Traiter les paiements manuels selon les besoins.
Assurer la communication avec notre équipe de service jusqu’à ce que les dossiers soient résolus.
S’assurer que les comptes fiscaux de nos emprunteurs sont en règle.
Fournir un soutien pour le versement en temps opportun des acomptes d’impôt provisoires, définitifs et supplémentaires à toutes les municipalités.
Vérifier les comptes d’impôt hypothécaire, s’assurer que les fonds disponibles sont suffisants et prendre les mesures nécessaires.
Informer les municipalités de notre intérêt pour le bien en question.
Collaborer avec les assureurs afin d’obtenir des polices d’assurance à jour dès la notification d’une résiliation ou d’une expiration.
Signaler les prêts dont les polices d’assurance ont expiré.
Produire et diffuser les rapports annuels d’activité et les rapports d’échéance, ainsi que les lettres de correspondance connexes.
Gérer et organiser l’ensemble des dossiers hypothécaires électroniques.
Veiller à la tenue rigoureuse des registres, tant sous forme électronique que sur papier, et s’assurer que tous les documents sont archivés et conservés conformément aux exigences de l’entreprise.
Cerner les possibilités d’amélioration continue.
Contribuer à la gestion et à la mise à jour continues des procédures concernées.
Respecter les procédures de lutte contre le blanchiment d’argent pour tous les dossiers, en mettant l’accent sur les règles relatives à la connaissance de la clientèle.
Déterminer de manière proactive et à un stade précoce les violations réelles et potentielles des exigences réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, des politiques et procédures internes ou d’autres situations à risque en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Mener les enquêtes et investigations nécessaires concernant toute situation de ce type et veiller à ce que des mesures correctives ou d’atténuation des risques soient mises en œuvre en temps opportun ou transmises à un échelon supérieur de manière appropriée.
Respecter les contrôles en matière de conformité et de risques opérationnels, conformément aux politiques et procédures de l’entreprise.
Maintaining key relationships and providing best in class service to all 3rd parties, investors, brokers and partners.
Ensure remittances are posted promptly and liaise with third party servicing companies to reconcile all out of order loan payments.
Accurately creating discharge statements and sending the statements to law firms.
Responsible For Reviewing System Service Packs,testing and assessing new enhancements.
Perform Cash Management (bank reconciliations,wire transfers, cash balances, etc.) and liaise with Finance and Treasury to ensure general ledger transactions are accurate for all serviced loans.
Posting Payout proceeds
Responsible for preparing and producing information statements.
Process manual payments as required.
Create case communication with our Service Layer until cases are resolved.
Ensure our Borrower paid tax accounts are in good standing
Provide backup support for timely remittance of interim, final and supplemental tax installments to all municipalities.
Review mortgage tax accounts, ensuring sufficient funds are available and action as necessary.
Notify Municipalities of our interest in the subject property
Work with Insurers to obtain up to date insurance policies upon cancelation and expiration notification
Report on loans with lapsed insurance policies
Production and distribution of the commercial annual review and maturity reports, together with related correspondence letters.
Maintaining and the organization of all electronic mortgage files
Ensure accurate record keeping – both electronic and paper based and ensure that all records are stored and retained to meet Company requirements.
Identify continuous improvement opportunities.
Assist with the ongoing maintenance and updating of related procedures.
Follow AML procedures on all files with an emphasis on “Know Your Client”rules.
Proactively identify actual and potential violations of AML regulatory requirements, internal policies and procedures or other AML/ATF risk situations at an early stage. Conducts appropriate inquiries and investigations in relation to any such situation and ensures that corrective actions and/or risk mitigation actions are implemented in a timely manner or escalated appropriately.
Adhere to compliance and operational risk controls in accordance with company’s policies and procedures.

Benefits

Programmes et ressources dédiés à la santé et au mieux-être.
Vacances rémunérées, journées personnelles et congés maladie pour favoriser un équilibre sain entre travail et vie personnelle.
Rémunération globale et gamme d’avantages sociaux concurrentiels.
Possibilités de croissance et de perfectionnement professionnel.
Occasions de contribuer à des causes communautaires.
Environnement collaboratif et inclusif où vous côtoierez des collègues issus de la diversité.
Health & wellbeing resources and programs
Paid vacation, personal, and sick days for work-life balance
Competitive compensation and benefits packages
Work-life balance in a hybrid environment with at least 3 days in office
Career growth and development opportunities
Opportunities to contribute to community causes
Work with diverse team members in an inclusive and collaborative environment