Documentation Specialist I

Weil Group • Barceloneta, PR

23h • $20 • Onsite

About The Position

The Documentation Specialist I processes documents through the Documentation System, adds/reviews document properties, and approves documents and properties within the system for distribution. This role circulates change management packages for review and approval, monitors approver responses, and ensures necessary approvals are obtained. The specialist completes work according to established priorities, policies, practices, and procedures to ensure documentation is sent according to schedule. Key responsibilities include verifying the impact of procedural changes on operational systems such as SAP, LIMS, MES/POMS, and Delta V, ensuring synchronization of changes across operational and documentation systems, and coordinating changes between shared documents from Worcester, ABL, and Singapore plants. The role also involves training employees on system techniques, receiving, evaluating, and assigning effective dates for documents, communicating the status of procedures and CR's to initiators, and negotiating implementation periods. Additionally, the specialist performs proofreading of documents, verifies and receives documents, notifies affected areas and the Training department of changes, executes changes in SAP and DSP operational systems, and troubleshoots conflicts within the Documentation or operational systems. This position also prepares/reviews manual PCRs for SVP and BDS areas, manages the retention room, and coordinates document transfers to Iron Mountain. The role provides assistance to operations in accordance with Environmental, Health, and Safety (EH&S) management systems and promotes continuous improvement.

Requirements

• Grado Asociado en Ciencias Secretariales, Administración de Empresas o Ciencias Naturales, con tres (3) años de experiencia.
• Certificado de Escuela superior o GED con cinco (5) años con experiencia en control de documentación.
• Experiencia en el área de control de documentación - Mínimo de tres (3) años.

Responsibilities

• Procesa a través del Sistema de Documentación los documentos que llegan al área.
• Añade/revisa las propiedades de los documentos.
• Aprueba documentos y propiedades in el sistema de documentación y los libera para distribución.
• Circula los paquetes de manejo de cambio para revisión y aprobación, monitorea la respuesta de los aprobadores y se asegura de obtener las aprobaciones necesarias.
• Completa el trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas, políticas, prácticas y procedimientos para asegurar que la documentación es enviada según la agenda.
• Verificar el impacto de cambios a procedimientos sobre diferentes sistemas operacionales como SAP, LIMS, MES/POMS, Delta V.
• Verificar la sincronización de los cambios de los sistemas operacionales y de documentación.
• Coordinar los cambios entre los documentos compartidos por las plantas de Worcester, ABL y Singapore.
• Entrenar a los empleados en las técnicas del sistema.
• Recibe, evalúa y asigna la fecha de efectividad de los documentos.
• Comunica el "status" de procedimientos y "CR's"a los iniciadores y negocia el periodo de implementación de ser necesario.
• Lleva a cabo "proofreading" de los documentos que llegan al área de documentación.
• Verifica y recibe documentos. Notifica a las áreas afectadas y al departamento de "Training" los cambios generados.
• Ejecuta cambios en los sistemas operacionales de SAP y DSP.
• "Troubleshooting" de conflictos en el sistema de Documentación o sistemas operacionales.
• Preparar/Revisar los PCR’s manuales para ser usados en el área de SVP (Small Volumen Parenteral) y BDS (Bulk Drug Substance).
• Manejar el cuarto de retención y coordinar la transferencia de los documentos a Iron Mountain.
• Proveer asistencia a las operaciones conforme a los sistemas de gestión Ambiental, Salud Ocupacional y Seguridad (EH&S por sus siglas en inglés) y promover el mejoramiento continuo.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Entry Level
• Education Level: Associate degree