Coordonnateur·rice d’étage – Mezzanine

Ricoh • Montreal, QC

3d • Onsite

About The Position

Ce poste a été récemment créé en vue de l’ouverture prochaine de notre café et de notre espace client sur la mezzanine. Renfermant des salles de conférence et accueillant divers événements, la mezzanine servira de point de rencontre avec nos clients. On y trouvera aussi un café pour le personnel, qui pourra y acheter des repas et profiter de collations gratuites. Le café comportera une cuisine interne.

Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour la mezzanine, c’est-à-dire notre espace principal pour l’accueil des clients et des visiteurs et pour la tenue d’événements.

En tant que membre de notre équipe Activités de conférences, la personne retenue encadrera le personnel du Service traiteur assigné à la mezzanine et exécutera différentes tâches routinières ou complexes. Elle sera chargée d’offrir une expérience client exceptionnelle et de donner l’exemple en créant un environnement qui allie service hors pair et qualité, et qui répond aux besoins de la clientèle interne et externe.

Elle sera aussi responsable de fixer et de mettre en œuvre des normes de service propres à la mezzanine pour les réunions internes ou externes, l’organisation d’événements et les activités du café. Elle devra assurer la coordination avec différents groupes pour gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, à l’exploitation du café et à la prestation d’un service harmonisé.

Ce poste relèvera directement du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es direct·es, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes clés selon les directives du/de la directeur·rice national·e et de divers responsables.

Il ou elle devra également aider les clients internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.

Requirements

• Diplôme universitaire ou collégial en hôtellerie, en marketing, en administration des affaires, en communications ou en gestion d’événements.
• Au moins 2 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire en entreprise.
• Personnalité énergique et passion pour l’expérience client et le respect des normes de service se rapportant aux réunions et aux événements.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, habiletés interpersonnelles de haut niveau, capacité à gérer des situations épineuses et bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Capacité à travailler sous pression dans un milieu au rythme soutenu où les échéances sont multiples et parfois concurrentes.
• Jugement rigoureux et grande aptitude à prendre de bonnes décisions et à résoudre des problèmes.
• Expérience en élaboration, en mise en œuvre et en application de normes de service inspirantes.
• Expérience en gestion d’équipe et de personnel.
• Maîtrise des logiciels Rendezvous (ou toute autre plateforme de GSR semblable) et Microsoft Excel.
• Souci exceptionnel du détail et de la qualité.
• Capacité à utiliser – ou à apprendre à utiliser – tous les types de matériel audiovisuel et à épauler les clients.
• Autonomie et aptitude à gérer de nombreux projets exigeant une attention immédiate et à établir des priorités.
• Esprit d’équipe, discernement, débrouillardise, souplesse et créativité.
• Capacité de lever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 13,6 kg (30 lb) et de rester debout pendant tout un quart de travail.
• Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible et faire des heures supplémentaires, si nécessaire.

Responsibilities

• Superviser la gestion des stocks et s’assurer que la cuisine, les aires pour les réunions et les événements, le coin barista et le café de la mezzanine sont bien approvisionnés.
• Soutenir la prestation de service lors de réunions ou d’événements organisés à la mezzanine en collaborant avec les équipes chargées de la réception, du service traiteur, des installations, de l’audiovisuel et des événements.
• Chapeauter la planification des réunions et des événements, effectuer la mise en place et la remise en ordre des lieux, et évaluer les besoins en ressources pour répondre aux attentes et aux demandes des clients en matière de service traiteur, d’audiovisuel et d’installations.
• Faire le suivi du flux quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements prévus à la mezzanine (coordonner l’usage de l’espace, gérer la capacité d’accueil, produire des rapports d’utilisation, s’occuper de la logistique liée à l’audiovisuel et à l’hospitalité, etc.), et collaborer étroitement avec l’équipe de la réception pour planifier les réunions et événements et mettre à jour le calendrier.
• Au besoin, aider les équipes de configuration scénique et d’audiovisuel, et participer à l’aménagement des pièces et aux mises en place du Service traiteur, en collaboration avec le/la gestionnaire, Activités liées aux conférences et les responsables concernés (équipe Événements ou autre).
• Faire visiter la mezzanine à des parties internes et externes et présenter les caractéristiques des différents espaces (capacité d’accueil, configuration et restrictions).
• Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel aux équipes chargées des installations et du service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.
• Proposer des solutions pour régler les conflits d’horaire à la mezzanine et donner suite aux plaintes des clients dès qu’elles sont formulées.
• Corriger les problèmes de prestation de service à la mezzanine, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au service traiteur et aux installations. Travailler avec les responsables appropriés pour remédier aux problèmes.
• Collaborer avec les membres des équipes chargées du service traiteur, de l’audiovisuel, des installations, de la réception et des événements pour organiser des réunions et des événements qui satisfont aux besoins d’intervenants internes ou externes.
• Respecter les exigences de service pour la mezzanine. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même.
• Assurer la liaison régulière avec les membres du cabinet en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements, au coin barista et au café, et maintenir une prestation de service pendant les réunions, les événements et les activités quotidiennes.
• Exécuter toute autre tâche à la demande du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences, dont soutenir le Service traiteur, au besoin.

Benefits

• Select the medical, dental, life, and disability insurance coverage that fits your needs.
• Contribute to your financial security with Ricoh Canada’s Retirement plan, with company matching contributions.
• Augment your education with team member tuition assistance programs.
• Enjoy paid vacation time and paid holidays annually.
• Tap into many other benefits to enhance your health, wellness such and ongoing personal and professional development.

What This Job Offers

• Job Type: Full-time
• Career Level: Mid Level
• Education Level: Associate degree