Agente ou Agent de rétention (3 positions)

Collège Boréal•Sturgeon Falls, ON

3d•CA$30 - CA$34•Hybrid

About The Position

Sous la supervision de la ou du gestionnaire de la performance et du développement des services d’emploi, la personne titulaire est responsable d’assurer les activités de rétention de la clientèle pour plusieurs sites des Services d’emploi, conformément aux exigences ministérielles. Elle effectue les suivis liés à la clientèle servie ou aux démarrages d’emploi, documente les interventions dans les systèmes des bailleurs de fonds, maintient des relations de confiance avec la clientèle et collabore étroitement avec les équipes des Services d’emploi pour favoriser l’atteinte des cibles établies et la conformité des dossiers. Les postes sont rattachés à l’un des sites du Collège Boréal indiqués dans l’affichage et sont exercés selon un mode de travail hybride.

Requirements

Études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en techniques de travail social, administration des affaires, intervention sociale ou domaine connexe
Minimum de deux années d'expérience pertinente
Expérience en service à la clientèle
Expérience en suivi de dossiers ou en gestion administrative structurée
Expérience en entrée de données dans un système informatisé
Excellentes habiletés de communication en français et en anglais (oral et écrit)
Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte (Word), de tableur électronique (Excel), de base de données (Sharepoint), de courrier électronique (Outlook), d’Internet et des systèmes CRM
Expérience avec un logiciel de partage de dossiers

Responsibilities

Gestion des suivis de rétention et d’engagement
Effectuer les suivis déclenchés dans le système d’information du bailleur de fonds selon les échéanciers.
Réviser les notes au dossier avant chaque contact afin d’assurer une approche adaptée à chaque situation.
Communiquer avec la clientèle par téléphone, par courriel ou par messagerie texte.
Établir des relations de confiance favorisant la transparence et l’engagement.
Assurer la saisie complète et rigoureuse des données dans les systèmes des bailleurs de fonds.
Mettre à jour les notes de cas après chaque intervention.
Informer la personne responsable du dossier lorsque des besoins sont identifiés ou que la situation change.
Gestion administrative et conformité
S’assurer que les documents transmis par la clientèle sont conformes aux exigences.
Vérifier la cohérence des données dans le système.
Assurer une bonne gestion des outils de suivi des dossiers.
Identifier les écarts ou incohérences et en informer la ou le gestionnaire de la performance et du développement des services d’emploi.
Contribuer à l’amélioration continue des processus liés à la rétention.
Collaboration avec les consultants ou prospecteurs
Travailler en étroite collaboration avec les consultants ou prospecteurs afin d’obtenir l’information à jour sur la situation de la clientèle.
Informer les consultants ou prospecteurs des enjeux identifiés lors des suivis.
Soutenir l’équipe dans la compréhension des exigences liées à la rétention.
Contribuer à maintenir des normes uniformes de documentation entre les sites.
Participer aux rencontres hebdomadaires ou bimensuelles des sites sous sa responsabilité afin de suivre les dossiers de rétention et de se tenir au courant des évolutions.
Participer aux rencontres hebdomadaires ou bimensuelles de l’équipe des agents de rétention afin d’harmoniser les pratiques et de partager les enjeux.
Planification et organisation multisites
Assurer la rétention pour plusieurs sites selon les cibles attribuées.
Planifier ses relances de façon hebdomadaire.
Prioriser les dossiers en fonction des échéanciers et du volume.
Maintenir un tableau de suivi interne pour assurer un contrôle rigoureux des échéances.
Participer aux formations, notamment celles offertes par les bailleurs de fonds.
Contribuer à l’implantation et à l’amélioration des outils de suivi.
Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.