Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés / Administrative Assistant, Tenant and Property Services

BGO Real Estate•Montreal, QC

4h•Onsite

About The Position

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com. BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable. L’occasion : Sous l'autorité du Directeur Immobilier, le rôle principal de l’adjointe administrative consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat pour l’organisation et d’assurer la gestion des documents, la coordination avec les clients et les autres départements de service immobilier.

Requirements

Minimum de 2 ans d’expérience connexe en administration
Études secondaires
Compétences relationnelles – Être bilingue, capable de communiquer efficacement et de manière professionnelle, autant à l’oral qu’à l’écrit; être capable de développer et de maintenir des relations de travail positives et coopératives avec un public très varié; enthousiasme; et esprit d’équipe
Compétences organisationnelles/capacité d’exécution de tâches multiples – Être capable d’utiliser son temps de manière efficace et de travailler sous pression; pouvoir répondre à des demandes de travail multiples et savoir décider de la priorité dans le cas de tâches concurrentes
Compétences en informatique – Être en mesure de travailler avec Word et Excel à un niveau qui se situera entre le niveau intermédiaire et le niveau avancé. Facilité à apprendre à travailler avec des applications Web et informatiques multiples.
Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Nice To Haves

Une expérience dans le secteur des activités immobilières et de Yardi est un atout

Responsibilities

Fournir un support pour l’état des locaux des locataires (arrivés et départs)
Inspection des locaux vacants
Mise à jour de la plateforme Cambio (gestion données eco-énergetiques)
Coordonner la cueillette pour déchets, recyclage, métal et compacteur
Archivage des certificats
Prise de photos et pesées pour les déchets non-standards (balance)
Aider pour fermeture des bons de travail Angus pour l’entretien ménager
Produire un rapport de facturation à la fin de chaque mois
Création de bon de travail pour entretien ménager lorsque nécessaire
Suivi et accompagnement de certains fournisseurs (avis aux locataires, planification, etc.)
Traiter les factures pour l’immeuble assigné, notamment en les faisant correspondre aux bons de commande dans les délais prescrits
Répondre aux demandes de paiement des fournisseurs et valider les relevés de compte
Aider à la gestion des comptes débiteurs au besoin
Traiter des relevés de transactions de carte de crédit
Sauvegarder les factures reçues dans les répertoires appropriés
Fournir un soutien au gestionnaire immobilier et au personnel de bureau
Effectuer le suivi et la vérification de la conformité des certificats d’assurances des locataires
Interagir, communiquer et correspondre de manière professionnelle et efficace avec tous les intervenants
Participer à la saisie de certaines données liées au fonctionnement du bâtiment.
Mise à jour et compléter les différents dossiers et rapports sous forme papier et électronique
Maintenir et mettre à jour les informations des locataires
Maintenir et mettre à jour la liste des entrepreneurs approuvés et faire les suivis nécessaires.
Participer à des projets spéciaux, à des événements organisés par les locataires et à d'autres fonctions de bureau, selon les besoins.
Adopter et soutenir de manière proactive la culture de durabilité environnementale, de responsabilité sociale et d'entreprise de BGO
D'autres tâches et responsabilités qui peuvent être requises de temps à autre pour épauler la coordonnatrice, services immobiliers.