Office Manager

Everstory Partners•San Juan, PR

2d•$13

About The Position

StoneMor Puerto Rico ofrece oportunidades profesionales gratificantes dentro de nuestro equipo. Actualmente estamos buscando un Office Manager para unirse a nuestro equipo. El Office Manager es parte esencial del equipo y desempeña un rol multifacético, con la capacidad de aprender diferentes áreas del negocio mientras apoya a nuestros clientes y compañeros. En este puesto, ningún día será igual. Serás responsable de crear un ambiente enfocado en el cliente en cada interacción, ya sea contestando llamadas, coordinando citas, apoyando la incorporación de nuevos empleados y asistiendo al equipo de liderazgo de tu localidad.

Requirements

Se requiere habilidad para manejar múltiples líneas telefónicas.
Destrezas de archivo (alfabéticamente).
Capacidad para escribir 40 palabras por minuto con pocos errores y habilidades de entrada de datos.
Conocimientos básicos de matemáticas y computación, incluyendo procesamiento de palabras (Word) y hojas de cálculo (Excel) o sus equivalentes en Google.
Capacidad para cumplir con todas las políticas de la compañía y mantener toda la información de empleados y clientes confidencial.
Excelentes destrezas de servicio al cliente y óptimas destrezas interpersonales.
Habilidades organizacionales competentes.
Capacidad para realizar múltiples tareas de manera eficiente y trabajar bien de forma independiente o como parte de un equipo.
Capacidad para completar tareas y asignaciones de forma efectiva y rápida, cumpliendo con las fechas límite.
Debe poseer una licencia de conducir estatal válida y tener acceso a un vehículo personal para algunas localidades.
Se requiere diploma de escuela superior o su equivalencia.
Mínimo de un año de experiencia en administración o servicio al cliente.
Esta posición requiere disponibilidad para trabajar algunos días feriados, noches y fines de semana según sea necesario.

Responsibilities

Procesamiento, servicio y control de calidad de contratos.
Procesamiento diario de IOA’s (Interment Order and Authorization) siguiendo los estándares y políticas de la compañía.
Mantenimiento de archivos y récords: actualizar archivos de clientes incluyendo todas las ventas nuevas y entierros. Escanear toda la documentación requerida. Mantener archivos de todos los memos, correos electrónicos, políticas corporativas y programas implementados.
Cuentas por Pagar: asegurar que todas las facturas se paguen puntualmente. Procesar todas las compras y facturas mediante el sistema actual.
Cuentas por Cobrar: manejo de cobros de balances vencidos y actuales de contratos de clientes morosos en la localidad.
Escrituras y Certificados de Propiedad: proveer escrituras y certificados al Equipo de Ventas semanalmente. Registrar y procesar según las guías de la localidad o del estado.
Certificados de Fideicomiso: verificar precisión, comparar con contratos, firmar y archivar en el expediente del cliente; devolver (por correo electrónico) al Departamento de Fideicomiso de la Oficina Central.
Órdenes de Trabajo y Órdenes de Memoriales: ordenar memoriales cuando estén PIF (Paid in Full). Manejar Órdenes de Trabajo.
Reuniones de "White Board": participar en las reuniones diarias entre Administración, Mantenimiento y Ventas.
Reportes: pueden incluir fideicomiso, reportes requeridos por el estado y procesos de fin de mes.
Mantener un inventario completo de todos los artículos disponibles para la venta según requerido por el Centro de Apoyo.
Comprar suministros según sea necesario para la localidad.