OFICIAL PAGADOR/A

ExecutiveHome Search and Realty Services Inc

15d

About The Position

Recibir las facturas y enviarlas a los administradores para su aprobación. Distribuir las copias de los cheques generados a cada contador. Cotejar que todas las facturas estén aprobadas y que tengan la orden de compra. Codificar las facturas de acuerdo con el “chart” de las cuentas y de tener alguna duda de la codificación consultar con el gerente de contabilidad o el contador a cargo del proyecto. Cotejar las entradas al sistema de las facturas “batch processing”, antes de transferir éstas al subsidiario (“post batches”). Verificar que el total de las facturas cuadre con el total del “batch”. Preparar la requisición de pago en las facturas que ameriten este procedimiento. Luego de procesar las facturas, entregar, al Gerente de Contabilidad, el balance pendiente para pago, según la instrucción núm. 5- “Aging of account payable”. Realizar las gestiones correspondientes emitir cheques que ameriten hacerse inmediatamente, tales como: “petty cash”, devoluciones de fianza, teléfono, agua y luz. Archivar los documentos generados por cuentas a pagar como los “invoice posting journal” y los “check register” o “manual check register”. Realizar los cierres mensuales y anuales e imprimir los reportes requeridos. Archivar toda la documentación generada por el departamento y asegurarse que todo esté con las firmas que requiere cada documento. Llamar a los suplidores o contestar las llamadas de los mismos relacionada a alguna factura. Hacer los cheques por concepto de servicios profesionales, cómputo de horas trabajadas y aplicar el porciento de retención que corresponda. Completar a maquinilla o computadora alguna información necesaria en los cheques. Cuadrar los informes de créditos y hacer las facturas a los proyectos que correspondan. Desglosar las tres tiradas de cheques que se generan al mes del Oficial Pagador II y enviar los cheques correspondientes a los suplidores, hacer los depósitos al banco y ponchar todas las facturas con el sello que indique que fue pagado. Registrar los depósito en el registro diario (“daily”) de Executive Homesearch and Reality Services, Inc. Preparar las facturas de los proyectos y de las compañías externas. Preparar las correspondencia y sobres solicitados por el/la Gerente de Contabilidad. Realizar cualquier otra tarea asignada que sean a fines a su puesto.

Responsibilities

Receive invoices and send them to administrators for approval.
Distribute copies of generated checks to each accountant.
Verify that all invoices are approved and have a purchase order.
Code invoices according to the “chart” of accounts, and if you have any doubts about the coding, consult with the accounting manager or the accountant in charge of the project.
Check the entries into the system of the “batch processing” invoices, before transferring them to the subsidiary (“post batches”).
Verify that the total invoices match the total of the “batch.”
Prepare the payment requisition on invoices that merit this procedure.
After processing the invoices, deliver the outstanding balance for payment to the Accounting Manager, according to instruction no. 5- “Aging of account payable.”
Carry out the corresponding procedures to issue checks that need to be made immediately, such as: “petty cash”, bond refunds, telephone, water and electricity.
File the documents generated by accounts payable such as the “invoice posting journal” and the “check register” or “manual check register.”
Perform monthly and annual closings and print the required reports.
File all documentation generated by the department and ensure that everything has the signatures required by each document.
Call suppliers or answer calls from them related to an invoice.
Make checks for professional services, calculation of hours worked and apply the corresponding retention percentage.
Complete any necessary information on the checks using a typewriter or computer.
Match the credit reports and make the invoices to the corresponding projects.
Break down the three check runs that are generated per month by Official Payer II and send the corresponding checks to the suppliers, make the deposits to the bank and punch all the invoices with the seal indicating that it was paid.
Record the deposit in the daily register of Executive Homesearch and Reality Services, Inc.
Prepare invoices for projects and external companies.
Prepare the correspondence and envelopes requested by the Accounting Manager.
Perform any other assigned task that is related to your position.