Medical Affairs Assistant

SERVIER MONDE•Panama City, FL

About The Position

Brindar soporte administrativo y operativo de alta calidad al Departamento de Asuntos Médicos y Pacientes, asegurando la ejecución eficiente de las actividades, el cumplimiento de los requisitos regulatorios y la coordinación efectiva con stakeholders internos y externos. Este rol es clave para habilitar el funcionamiento óptimo del equipo médico, apoyando tanto iniciativas estratégicas como la operación diaria.

Requirements

Título universitario en Administración, Negocios o carreras afines.
Dominio del idioma inglés (oral y escrito).
Alta capacidad de organización y gestión de múltiples tareas.
Atención al detalle y precisión.
Proactividad y sentido de responsabilidad.
Habilidades de comunicación y relacionamiento.
Manejo de información confidencial con discreción.
Trabajo en equipo y colaboración.

Nice To Haves

Experiencia en la industria farmacéutica o de la salud es un plus.

Responsibilities

Gestionar agendas, programación de reuniones y seguimiento de compromisos.
Asegurar el cumplimiento oportuno de prioridades y tareas clave.
Apoyar la eficiencia operativa del equipo médico.
Actuar como punto de contacto para stakeholders internos y externos.
Coordinar la comunicación transversal con otras áreas (Marketing, Compliance, Finanzas, etc.).
Garantizar respuestas oportunas y profesionales a solicitudes.
Coordinar la logística de reuniones internas y actividades externas.
Preparar agendas, materiales y minutas con altos estándares de calidad.
Apoyar eventos médicos, reuniones científicas y advisory boards.
Organizar viajes nacionales e internacionales para el equipo y profesionales de la salud (HCPs).
Asegurar el cumplimiento de políticas internas y lineamientos presupuestarios.
Mantener sistemas de archivo organizados (físicos y digitales).
Garantizar la trazabilidad, confidencialidad y fácil acceso a la información.
Apoyar la preparación para auditorías e inspecciones.
Apoyar el cumplimiento de políticas internas, regulatorias y éticas.
Gestionar documentación requerida para auditorías y procesos de compliance.
Manejar información sensible con alto nivel de confidencialidad.
Dar seguimiento a gastos del área y apoyar el control presupuestario.
Procesar órdenes de compra, facturas y documentación de proveedores en las plataformas de Servier.
Contribuir a la precisión y control financiero del departamento.
Brindar soporte en proyectos médicos y transversales.
Apoyar en recopilación de datos, reportes y seguimiento de iniciativas.
Contribuir a la mejora continua de procesos.
Asistir en la elaboración, revisión, formato y traducción de materiales.
Garantizar consistencia y calidad en documentos y presentaciones.
Apoyar el proceso de incorporación de nuevos colaboradores.
Facilitar la integración y acceso a herramientas del área.