Agent ou Agente, offres et horaires

Collège Boréal•Toronto, ON

5d•CA$37 - CA$43•Onsite

About The Position

Sous la supervision générale de la ou du registraire associé, la personne titulaire de ce poste est responsable de la mise à jour des cursus de programmes dans le système informatisé de gestion du Bureau des admissions et du registrariat (BAR) et de la préparation des horaires du Collège. Ses responsabilités incluent l’entrée, la vérification et la validation des données relatives aux offres de programmes et de cours de Boréal, couvrant les formations postsecondaires, l’apprentissage, la formation continue et la formation sur mesure. Elle vérifie également les données imputées par les personnes agentes des familles de programmes et des campus. La personne titulaire assure l’entrée, la mise à jour et l’exactitude des données concernant les cours et programmes. En outre, elle offre un soutien technique pour l’utilisation du système permettant l’entrée de ces données. Elle prépare également les horaires des cours et des salles, en tenant compte des programmes, des cours, des exigences et des contraintes propres aux équipes et aux secteurs. Enfin, elle veille à l’intégrité des bases de données et assure une gestion rigoureuse des informations dans le respect des normes établies.

Requirements

Diplôme de Trois ans ou l’équivalent en en Administration des affaires ou Informatique
Minimum de trois ans d’expérience pertinente
Expérience en : Environnement de bureau
Service à la clientèle
Résolution de problèmes, avec une approche proactive et analytique
Préparation de rapports et gestion de bases de données
Vérification minutieuse de données multiples et parfois complexes
Travail autonome et en équipe
Gestion de projets, avec respect des délais et des priorités
Solides connaissances en informatique
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, Access, Outlook)
Maitrise du francais et de l'anglais.

Nice To Haves

Travail au sein du système collégial (un atout)
Bonne compréhension du système collégial (un atout)

Responsibilities

Préparation des horaires de cours et de salles
Utiliser un logiciel de planification pour coordonner et produire des horaires de haute qualité, sans conflit, pour la population étudiante, le personnel, les salles et les laboratoires.
Assurer la distribution des horaires dans les délais prescrits.
Intégrer les cours et programmes dans les horaires, conformément aux directives de gestion des espaces et de planification des cours, tout en respectant les objectifs d’utilisation des espaces du collège et les besoins des différents secteurs.
S’assurer que les horaires du personnel scolaire respectent les termes de la convention collective.
S’assurer que les chiffres fournis correspondent au nombre maximum d’inscriptions ou aux prévisions par niveau de programme afin de garantir un nombre suffisant de places lors du processus d’inscription.
Collaborer avec les unités pour ouvrir et fermer des sections de cours et ajuster le nombre maximal d’inscriptions, en tenant compte de l’impact sur les budgets départementaux et les charges de travail des professeurs.
Minimiser et résoudre les conflits d’horaires pour les programmes postsecondaires, d’apprentissage, de la Formation continue et de tout autre secteur nécessitant la réservation de salles.
Analyser les demandes de changement d’horaire et apporter les ajustements nécessaires tout en respectant les directives établies.
Travailler en étroite collaboration avec les autres équipes du BAR, le secteur Enseignement, l’équipe des programmes d’apprentissage et la Formation continue pour améliorer continuellement les processus liés à la préparation des horaires.
Répondre aux questions du personnel concernant les horaires, en veillant à ce que les réponses soient conformes aux directives et procédures en vigueur.
Servir de liaison entre le BAR, l’équipe du secteur Enseignement et l’équipe de Formation continue pour toute question relative aux horaires et aux offres de programmes et formations.
Générer et analyser une variété de rapports de validation, identifier les erreurs et mettre en place des solutions pour les corriger.
Assurer la réservation des salles et traiter les demandes dans le système informatisé de réservation pour l’ensemble du Collège.
Préparation, vérification et validation des offres et de l’entrée des cursus, des programmes et des cours
Assurer le respect du calendrier des échéances ainsi que des directives et procédures concernant la mise à jour des cursus de programmes et la préparation des offres de programmes et de cours.
Jouer un rôle clé dans le cycle annuel de révision des cursus de programmes postsecondaires au sein du Collège et fournir des orientations aux diverses parties impliquées lors du cycle d’activation des programmes.
Analyser les demandes de modifications aux cursus, telles qu’approuvées par le Bureau de la vice-présidence à l’enseignement, évaluer leurs répercussions potentielles et en informer la personne responsable, effectuer les ajustements nécessaires et attribuer une nouvelle version aux cursus, le cas échéant.
Vérifier, analyser et valider les données des offres de programmes et de cours saisies dans le système informatisé.
Coordonner, surveiller, analyser et mettre à jour les données maîtresses des programmes, cours et formations dans le système informatisé de Boréal (SIB), en veillant à ce que tous les cours respectent les exigences du ministère des Collège et Universités (MCU).
Assurer l’intégrité des données dans les bases de données appropriées; fournir des rapports standards et sur demande aux ministères, agences gouvernementales, bureau du registraire et membres de la communauté collégiale.
Assurer le suivi auprès des gestionnaires en cas d’incohérences ou d’anomalies.
Répondre à toutes les questions relatives aux dossiers de cours et de programmes dans le système informatisé, en offrant un soutien clair et précis.
Effectuer une vérification globale de toutes les entrées relatives aux offres et à la prestation des cours à partir de rapports informatisés, puis télécharger l’information dans le système des horaires.
Utilisation des systèmes informatisés et des logiciels spécialisés
Assurer une utilisation précise et efficace des systèmes informatisés et des logiciels spécialisés, tels que Timetabler et Infosilem, pour répondre aux besoins du collège.
Intervenir de manière experte dans la configuration, la gestion et le dépannage des systèmes informatisés et des logiciels spécialisés.
Fournir l’accès à des logiciels spécialisés et en assurer la vérification et la mise à jour périodique pour l’ensemble du Collège.
Fournir un encadrement et un soutien dans l’utilisation des systèmes informatisés, en faisant preuve d’expertise pour faciliter l’adoption harmonieuse des outils numériques au sein des équipes.
Assurer le transfert précis des données entre systèmes, tout en identifiant et en résolvant rapidement les problèmes techniques.