Agent ou Agente, Apprentissage et métiers

Collège Boréal•Sudbury, ON

2d•CA$37 - CA$43•Hybrid

About The Position

Sous la supervision du ou de la gestionnaire des programmes d’apprentissage et métiers, la personne titulaire appuie l'organisation des programmes et cours en apprentissage et en préapprentissage du campus et des régions. Elle est chargée de planifier la programmation, de soutenir le bon déroulement des activités et d’assurer la livraison des programmes d'apprentissage en présentiel et en ligne. Elle travaille de près avec le Ministère, les apprentis, le personnel scolaire et les divers intervenants pour assurer le bon fonctionnement des programmes. Enfin, elle soutient également la ou le gestionnaire des programmes d'apprentissage dans l'exercice de ses fonctions.

Requirements

Études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration de bureau ou commerce
Minimum de trois années d'expérience pertinente
Expérience dans la coordination de programme
Expérience dans la compilation et l’analyse de données, ainsi que dans la préparation de rapports.
Expérience dans la gestion de dossiers avec des échéanciers serrés.
Expérience en gestion du temps.
Expérience dans les relations avec des fournisseurs, des représentants de différents ministères, des organismes communautaires, etc.
Entregent et bonnes relations interpersonnelles
Expérience dans l’appui au personnel administratif.
Excellentes compétences linguistiques, écrites et orales, dans les deux langues officielles.
Expérience dans la réalisation de présentation à divers groupes.
Bonne connaissance des logiciels tels que Word, PowerPoint, Excel et des technologies Internet.
Expérience en service à la clientèle.

Responsibilities

Organisation des offres de programmes
Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en aiguillant les étudiantes et étudiants, tout en maintenant l’image de marque et le professionnalisme du Collège; passer en revue les dossiers étudiants, identifier leurs besoins et communiquer avec divers intervenants.
Recueillir, compiler et analyser des données et préparer des rapports sur l’offre de nouveaux programmes et des programmes existants.
Collaborer avec le personnel de supervision pour planifier l'offre, la logistique et la prestation des programmes d'apprentissage, de préapprentissage et des cours en ligne, et entrer les données dans les divers systèmes du Collège.
Agir à titre de personne-ressource pour les autres campus du Collège concernant les programmes d'apprentissage, de préapprentissage et les programmes en ligne.
Agir à titre de personne-ressource auprès du Ministère et du personnel scolaire pour résoudre des problèmes au besoin, en assurant le respect des lignes directrices ministérielles.
Recommander des méthodes et procédures au personnel de supervision pour améliorer le fonctionnement des programmes.
Préparer et maintenir à jour un tableau résumant les offres de cours afin d’identifier les cours disponibles, le personnel scolaire, les technologues, etc., et effectuer les suivis nécessaires auprès des divers secteurs.
Coordonner manuellement la logistique des horaires des programmes selon la disponibilité du personnel scolaire et des salles, entrer les données dans les systèmes du Collège, et traiter les conflits de salles au besoin tout en respectant les échéanciers serrés.
Préparer tous les contrats d’embauche pour le personnel temporaire du secteur et assurer le suivi des contrats, partager les informations concernant les contrats, s’assurer que tous les documents nécessaires à l’embauche sont remplis et signés; effectuer les suivis en cas de problèmes; et gérer l’acheminement des documents.
Assurer l’appui logistique dans la gestion des dossiers du personnel (p. ex., dossiers scellés, orientation du personnel, absences du corps professoral).
Appuyer le personnel scolaire dans le développement et l’élaboration du contenu des cours et du matériel pédagogique, y compris la création de présentations et la recherche de contenu.
Effectuer des recherches sur les tendances des métiers et le marché du travail pour appuyer le développement des diverses soumissions.
Collaborer avec le personnel de supervision dans la planification annuelle avec le ministère pour l'achat de sièges des programmes; recueillir, compiler et analyser les informations nécessaires pour l’achat de sièges, les inscriptions et les résultats finaux à l’intention du Ministère.
Assurer la mise à jour des résultats d'apprentissage des programmes, et offrir un appui pour les modifications et le rehaussement des cursus des programmes, selon les directives du Ministère ou du personnel de supervision.
Identifier et signaler les problèmes liés à l’offre des programmes au personnel de supervision pour assurer le suivi.
Agir en tant que personne-ressource pour le personnel scolaire, en lui fournissant les ressources nécessaires, telles que les résultats d’apprentissage, les horaires, les manuels et autres documents pertinents, tout en offrant un appui technique et en gérant les cas spécifiques selon les lignes directrices établies.
Participer activement au processus de dotation du personnel scolaire à temps partiel ; organiser le recrutement, y compris toute communication connexe (recueillir l’information nécessaire à la préparation d’ébauche d’affichage de poste, transmettre les informations, etc.).
Collaborer avec le personnel de supervision dans le processus de planification de la livraison des programmes en fournissant et en identifiant les ressources nécessaires, telles que les besoins de recrutements et tout ce qui concerne les embauches et les besoins pédagogiques du personnel scolaire.
Compiler les données concernant la validation des statuts du personnel scolaire temporaire entre les programmes du secteur et ceux des autres programmes du Collège, puis vérifier auprès des Ressources humaines les charges d’enseignement attribuées au personnel scolaire à temps partiel, afin d’assurer leur conformité aux directives internes
Coordonner le processus des sondages des Indicateurs de rendement (IR) en ce qui concerne la logistique des convocations, l'administration du sondage et la demande d'ouverture des sondages pour les programmes d'apprentissage et cours en ligne auprès des services corporatifs.
Effectuer l’entrée et la validation des notes finales dans le système informatisé Boréal (SIB) et dans le système du ministère (EOIS), et traiter toute irrégularité pour les programmes en bloc et de préapprentissage.
Valider l’exactitude des listes des personnes en apprentissage dans le SIB et dans l’EOIS, en fonction des critères établis pour les programmes en ligne; effectuer les suivis nécessaires en cas de problèmes pour assurer la rémunération.
Effectuer les demandes d’augmentation de sièges auprès du Ministère lorsque nécessaire.
Compiler des données statistiques à partir du système informatisé de gestion afin de répondre aux besoins du comité de gestion de la présidence, des instances ministérielles et des autres demandes.
Organiser les séances d’accueil pour les apprentis, si nécessaire.
Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure.